Việc ghi nhận TSCĐ và KH TSCĐ tại các doanh nghiệp thuộc Công ty Cổ phần Sông Đà 9 được thực hiện theo chuẩn mực kế toán số 03 –
TSCĐHH, chuẩn mực kế toán số 04 – TSCĐVH, Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006. Công ty tiến hành tính giá TSCĐ theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại theo Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC về việc quản lý TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ. Cụ thể từng trường hợp sẽ được trình bày sau, trong phần kế toán TSCĐ.
Hiện tại, từ 01/01/2010, việc tính giá TSCĐ, xác định giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ, quản lý và sử dụng TSCĐ của Công ty áp dụng theo Thông tư số: 203/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/10/2009, áp dụng từ 01/01/2010.
2.3.3. Tổ chức kế toán tài sản cố định tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9
2.3.3.1.T ch c ch ng t k toán TSCổ ứ ứ ừ ế Đ
Do đặc thù của ngành xây dựng, TSCĐ chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu vốn của các doanh nghiệp trực thuộc Công ty. Do đó, việc tổ chức chứng từ hạch toán TSCĐ là một nhiệm vụ rất quan trọng.
Nhận thức được tầm quan trọng trên, tại Công ty việc tổ chức chứng từ hạch toán TSCĐ luôn được chú trọng thực hiện. Công ty đã xây dựng quy định về tổ chức quản lý TSCĐ lưu hành trong nội bộ đơn vị. Quy định này đưa ra những hướng dẫn cụ thể mọi nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, trong đó quy định rõ những chứng từ cần lập trong mọi trường hợp tăng, giảm, sửa chữa TSCĐ và trình tự luân chuyển cũng như lưu trữ chứng từ TSCĐ
* Quy định quản lý chứng từ TSCĐ tại các doanh nghiệp thuộc Công ty Cổ phần Sông Đà 9
- Chứng từ TSCĐ được tổ chức quản lý thành hồ sơ TSCĐ theo từng đối tượng tài sản. Hồ sơ TSCĐ bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản nghiệm thu TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua bán TSCĐ, quyết định điều động TSCĐ,…Phòng Tài chính kế toán trong Ban Tài chính kế toán là nơi chịu trách nhiệm trong việc lập, theo dõi, lưu trữ và bảo quản hồ sơ TSCĐ của đơn vị.
- Căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu liên quan đến TSCĐ, kế toán tiến hành lập các chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ tăng giảm vào chứng từ
Đối với những TSCĐ có giá trị lớn (có giá trị trên 300 triệu đồng nếu mua của pháp nhân trong Tổng Công ty và có giá trị trên 100 triệu đồng nếu mua của cá nhân, pháp nhân ngoài Tổng Công ty) cơ quan Công ty tiến hành mua và bàn giao TSCĐ. Toàn bộ hồ sơ gốc liên quan đều được lưu trữ và bảo quản tại đây, các doanh nghiệp chỉ nhận được Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng Giám đốc và bộ hồ sơ phôtô.
Còn với những TSCĐ có giá trị nhỏ, Tổng Giám đốc phân quyền cho các Giám đốc Xí nghiệp được tiến hành mua sắm theo quy định. Trong trường hợp này, toàn bộ hồ sơ gốc liên quan lại được lưu tại các doanh nghiệp trực thuộc.
- Phó Kế toán trưởng kiểm tra, soát xét chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ
- Căn cứ vào chứng từ đã được phê duyệt, kế toán TSCĐ bàn giao các
chứng từ này cho kế toán tổng hợp để nhập các bút toán vào máy tính
Để kế toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ ở Công ty Cổ phần Sông Đà 9 đều phải dựa vào các chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác liên quan.
Trong mỗi trường hợp cụ thể trong kế toán TSCĐ, kế toán sử dụng các chứng từ thích hợp. Cụ thể:
- Các chứng từ tăng TSCĐ do mua sắm mới mà công ty sử dụng bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, thẻ TSCĐ và các chứng từ liên quan khác như: hoá đơn giá trị gia tăng, giấy đề nghị mua hàng…
- Kế toán nghiệp vụ TSCĐ tăng do điều chuyển nội bộ, kế toán sử dụng các chứng từ sau: giấy đề nghị của các chi nhánh, tổ đội, quyết định của Giám
đốc Công ty Cổ phần Công Đà 9 về việc điều chuyển tài sản, biên bản bàn giao tài sản.
Bảng 2.6: Khái quát hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty
ST T Tên chứng từ Cơ quan Công ty Các DN hạch toán độc lập Các DN hạch toán phụ thuộc 1 Biên bản bàn giao TSCĐ X X X 2 Biên bản thanh lý TSCĐ X
3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ X X X 4 Quyết định điều chuyển TSCĐ X X X 5 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành X X X 6 Quyết định tăng, giảm TSCĐ X X
Nguồn: Công ty Cổ phần Sông Đà 9
2.3.3.2. Trình t h ch toán TSCự ạ Đ
Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ về TSCĐ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết luôn được thực hiện tự động và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Qua khảo sát tình hình thực tế hạch toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9, có thể tổng hợp trình tự hạch toán TSCĐ tại Công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán TSCĐ theo hình thức NKC Chứng từ tăng, giảm,
bảng khấu hao tài sản cố định
Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy SỐ NHẬT KÝ
CHUNG
Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214
Bảng cân đối số phát sinh
Thẻ, sổ chi tiết tài sản cố định
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán
In các báo cáo kế toán, các sổ kế toán.
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần Sông Đà 9)
*Kế toán TSCĐ tăng do mua sắm tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình trạng máy móc, thiết bị của từng doanh nghiệp trực thuộc, Phòng Vật tư cơ giới, Phòng Kinh tế kế hoạch kết hợp cùng các doanh nghiệp trực thuộc lập kế hoạch mua sắm đầu tư TSCĐ trình Hội đồng quản trị phê duyệt . Việc đầu tư mua sắm TSCĐ tại các doanh nghiệp chủ yếu được thực hiện tại Cơ quan Công ty rồi tiến hành bàn giao cho các doanh nghiệp có nhu cầu. Khi tiến hành bàn giao TSCĐ,
Tại Ban quản lý các dự án, Đội xây lắp trực thuộc: Kế toán Ban, Đội nhận 01 liên Biên bản bàn giao TSCĐ để theo dõi, quản lý TSCĐ tại Ban, Đội do mình phụ trách.
Tại chi nhánh các công ty trực thuộc: Nhân viên Phòng Vật tư cơ giới lập 03 liên Biên bản bàn giao TSCĐ trong đó: một liên được lưu trữ tại Phòng Vật tư cơ giới, một liên được chuyển cho Ban Vật tư cơ giới của các Xí nghiệp, nhà máy, trạm trực thuộc để tiến hành bàn giao laị cho Ban Tài chính kế toán, một liên giao cho kế toán TSCĐ Cơ quan Công ty.
Tại Cơ quan Công ty: Sau khi nhận Biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán TSCĐ tập hợp các chứng từ gốc ban đầu liên quan đến việc đầu tư mua sắm mới TSCĐ (hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị mua TSCĐ của
các doanh nghiệp trực thuộc,..) (Phụ lục 04, 05) rồi lập Quyết định tăng
TSCĐ chuyển Phó kế toán trưởng kiểm tra, soát xét chứng từ, phê duyệt nội
dung nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ rồi trình Tổng Giám đốc phê duyệt (Phụ
lục 06). Quyết định này hướng dẫn cơ quan Công ty báo nợ chi phí mua sắm TSCĐ cho doanh nghiệp trực thuộc và hướng dẫn doanh nghiệp hạch toán tăng TSCĐ do đầu tư mua sắm mới. Sau đó chuyển Quyết định tăng TSCĐ và
toàn bộ các chứng từ gốc liên quan (Phụ lục 07, 08, 09, 10) cho Kế toán
Tổng hợp để thực hiện các bút toán vào máy vi tính (Phụ lục 11) và cuối
cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ. Còn tại các doanh nghiệp trực thuộc chỉ nhận được Quyết định tăng TSCĐ cùng bộ chứng từ phôtô kèm theo.
Máy tính sẽ tự động chuyển các thông tin vào thẻ TSCĐ, Sổ TSCĐ, Sổ tăng TSCĐ, Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 211. Thẻ TSCĐ theo QĐ số
15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính (Phụ lục 12)
Qua khảo sát thực tế công tác kế toán TSCĐ tại công ty và đơn vị, chi nhánh trực thuộc, có thể khái quát quy trình luân chuyển chứng từ tổng quát khi tăng TSCĐ do mua sắm được minh hoạ theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.5: Luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ kế toán tăng TSCĐ
(1) (2)
(Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính Công ty Cổ phần Sông Đà 9)
*Kế toán biến động TSCĐ do điều chuyển nội bộ( giữa các chi nhánh thuộc Công ty Cổ phần Sông Đà 9 )
Khi doanh nghiệp nào trong nội bộ Công ty có nhu cầu cần TSCĐ phục
vụ sản xuất kinh doanh, viết Giấy đề nghị gửi Tổng Giám đốc (Phụ lục 13,
14). Phòng Vật tư cơ giới căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh và tính
năng, tình trạng kỹ thuật của xe máy của từng doanh nghiệp để đề nghị điều chuyển TSCĐ từ doanh nghiệp không còn có nhu cầu sử dụng nữa đến doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng TSCĐ đó. Dựa trên cơ sở đó, Tổng Giám đốc ra Quyết định điều chuyển TSCĐ. Sau khi Phòng Vật tư cơ giới gửi
Quyết định , các bên liên quan tiến hành bàn giao TSCĐ theo quy định (Phụ
lục 15).
Kế toán chi tiết nghiệp vụ trên sử dụng các chứng từ sau: Giấy đề nghị của các chi nhánh, tổ đội, quyết định của Giám đốc Công ty Cổ phần Sông Đà 9
Tổng giám đốc Công ty, Tổng Công ty duyệt mua
Bộ phận sử dụng Phòng kinh tế tiến hành kí hợp đồng mua tài sản Phòng Vật tư- Cơ giới viết
giấy đề nghị mua hàng
về việc điều chuyển tài sản, biên bản bàn giao tài sản( lập 3 liên như mua sắm mới. Quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ 2.6: Luân chuyển chứng từ điều chuyển nội bộ TSCĐ
Căn cứ vào những chứng từ do các bên cung cấp, Phòng Tài chính- kế toán sẽ hạch toán vào phiếu hạch toán trong máy tính. Từ đó, máy tính sẽ tự
động chuyển thông tin vào sổ TSCĐ (Phụ lục 17), sổ tăng TSCĐ (Phụ lục
16), Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 02), Sổ cái TK 211 (Phụ lục 03)
* Kế toán TSCĐ giảm do nhượng bán thanh lý tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9
Công ty Cổ phần Sông Đà 9 luôn có những biện pháp sử dụng TSCĐ một cách tối ưu nhất. Phần lớn TSCĐ của Công ty là các máy móc thiết bị nhập từ nước ngoài với giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Do đó, để tiết kiệm chi phí cũng như tăng lợi nhuận kinh doanh trong kỳ thì theo quy định của Công ty, những tài sản hư hỏng nặng, sửa chữa phục hồi kém hiệu quả hoặc không có nhu cầu sử dụng trong Công ty Cổ phần Sông Đà 9 thì sẽ được thanh lý.
Quy trình tiến hành thanh lý TSCĐ diễn ra theo một trình tự như sau: Công ty Cổ phần Sông Đà 9 thành lập một Hội đồng thanh lý TSCĐ. Phòng
Đội xây dựng tổng hợp Sơn La
Giám đốc Công ty, phòng VT- CG
Sông Đà 908
Phòng Tài chính- Kế toán
Quản lý Cơ giới- Vật tư xác định năng lực tài sản của Công ty và đề nghị thanh lý tài sản. Tổng giám đốc Công ty phê duyệt quyết định và gửi công văn lên Tổng Công ty Sông Đà xin phép thanh lý TSCĐ. Sau khi được Tổng Công ty thông qua thì phòng Kinh tế tiến hành thanh lý TSCĐ bằng phương pháp đấu thầu. Kết quả đấu thầu sẽ được gửi lại để Tổng giám đốc Công ty Sông Đà 9 phê duyệt. Kế toán căn cứ vào các quyết định của Tổng giám đốc Công ty và Tổng giám đốc Tổng Công ty Sông Đà cùng biên bản thanh lý Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT( liên 1) và các chứng từ khác để hạch toán.
Trước tiên, Công ty Cổ phần Sông Đà 9 gửi tờ trình lên Hội đồng quản trị của Tổng công ty Sông Đà xin thanh lý khi nhận thấy TSCĐ đã hư hỏng
nặng, phục hồi sửa chữa không hiệu quả. ( Phụ lục 18)
Tổng Công ty sau khi xem xét, ra quyết định phê duyệt phương án
thanh lý và gửi lại Công ty Cổ phần Sông Đà 9 (Phụ lục 19)
Sau khi Tổng Công ty phê duyệt phương án thanh lý TSCĐ, Công ty Cổ phần Sông Đà 9 tiến hành thanh lý TSCĐ ở trên và nhận Hoá đơn thanh lý
(bản pho to)
Phòng Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ ở trên để lập thẻ TSCĐ theo
mẫu (Phụ lục 20), kế toán Công ty sẽ mở một phiếu hạch toán (Phụ lục 21)
trên phần mềm kế toán máy và hạch toán các chi phí phát sinh trong quá trình
thanh lý (Phụ lục 22)
Các thông tin trên được máy tính tự động chuyển vào sổ Giảm Tài sản cố định, vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 211.
2.3.3.3. Tổ chức kế toán khấu hao Tài sản cố định ở Công ty Cổ phần Sông Đà 99 9
2.3.3.3.1. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ đang áp dụng tại Công ty
Công ty Cổ phần Sông Đà 9 tiến hành tính và trích khấu hao TSCĐ theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài Chính. Từ ngày 01/01/2010, công ty tiến hành tính và trích khấu hao
theo Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính Qua khảo sát thực tế công tác khấu hao TSCĐ tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9, tại công ty và các chi nhánh trực thuộc đều tiến hành trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng như sau:
Mức khấu hao Nguyên giá TSCĐ trên thẻ TSCĐ trung bình của TSCĐ Thời gian khấu hao trên sổ TSCĐ
Mức KH cụ thể đối với từng TSCĐ thường do kế toán TSCĐ của Công ty căn cứ vào Bảng quy định mức khấu hao của Công ty để làm căn cứ báo cho các doanh nghiệp trực thuộc (Trong các Quyết định tăng giảm do kế toán TSCĐ tại cơ quan Công ty lập thường có mức khấu hao của TSCĐ).
Bên cạnh đó, trong nội bộ Tổng Công ty xây dựng Sông Đà có những quy định riêng trong việc tính khấu hao và hao mòn TSCĐ.
- Đối với những TSCĐ hình thành từ nguồn vốn vay tín dụng và từ nguồn khác thì tỉ lệ khấu hao được xác định căn cứ vào thời gian vay theo hợp đồng và được chia đều cho từng năm. Điều này có nghĩa là sau khi hết hạn hợp đồng vay thì Công ty phải thu hồi hết số vốn đầu tư cho tài sản đó.
- Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn Ngân sách Nhà nước cấp hoặc nguồn vốn tự bổ sung thì tỷ lệ khấu hao cho từng lại tài sản được quy định riêng theo yêu cầu quản lý của Tổng Công ty.
- Từng xí nghiệp, chi nhánh và Công ty phải xây dựng kế hoạch khấu hao chi tiết cho từng TSCĐ dựa theo yêu cầu của Tổng Công ty
- Cuối tháng, kế toán căn cứ vào kế hoạch khấu hao và tình hình sản xuất, kế toán lập sổ khấu hao TSCĐ chi tiết cho từng TSCĐ
- Từ sổ khấu hao tổng hợp TSCĐ kế toán căn cứ vào mức khấu hao từng TSCĐ và đối tượng sử dụng TSCĐ kế toán lập hồ sơ chi tiết và tiến hành phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng
Thời gian khấu hao được ước tính như sau:
Bảng 2.7: Thời gian khấu hao TSCĐ
Loại tài sản Thời gian khấu hao
Nhà cửa, vật kiến trúc 15 năm
Máy móc thiết bị 06 năm
Phương tiện vận tải 08 năm
Thiết bị quản lý 05 năm
Tài sản cố định khác 3-5 năm