2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Sông Đà 9 tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Tại các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Công ty có tổ chức bộ máy kế toán riêng tiến hành hạch toán phân tán, các đơn vị làm nhiệm vụ từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến khâu lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán Công ty. Phòng kế toán Công ty làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra kế toán toàn đơn vị, nhận báo cáo kế toán của các xí nghiệp, chi nhánh độc lập, tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán toàn Công ty. Riêng các tổ đội trực thuộc làm nhiệm vụ xây lắp không có bộ máy kế toán riêng mà tiến hành hạch toán tập trung tại Công ty. Tại đó, chỉ có một kế toán viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu sau đó gửi các chứng từ về phòng kế toán.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty CP Sông Đà 9
Phó phòng kế toán 1 Phó phòng kế toán 2 Kế toán tài sản cố định, thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán CP sản xuất, tính giá thành sản phẩm Kế toán xác định kết quả kinh doanh Kế toán lập các loại báo cáo Phòng kế toán chi nhánh 904 Phòng kế toán xí nghiệp 905 Phòng kế toán chi nhánh 907 Phòng kế toán chi nhánh 908 Phòng kế toán nhà máy cơ khí Kế toán các tổ, đội xây lắp, các xưởng Kế toán trưởng
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần Sông Đà 9)
Hiện nay, phòng Tài chính- kế toán của Công ty có 8 người, được phân công nhiệm vụ và chức năng theo mô hình sau đây :
* Kế toán trưởng : Là người phụ trách chung và trực tiếp phụ trách.
- Tổ chức bộ máy kế toán, cán bộ kế toán toàn Công ty.
- Kiểm soát trực tiếp các Hợp đồng xây dựng; Thương mại đầu tư; Liên doanh
- Tổ chức và thực hiện thu hồi tiền bán hàng. tổ chức tuần hoàn và chu chuyển vốn. - Tổ chức công tác kiểm toán các hoạt động kinh tế, tài chính của toàn Công ty
- Quản lý, cấp phát vốn các công trình tự đầu tư của Công ty. - Công tác phân tích hoạt động kinh tế .
- Tổ chức thông tin kinh tế tài chính
- Hướng dẫn chế độ, chính sách của Nhà nước và Quy định của Tổng công ty về tài chính kế toán.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về công tác Tài chính kế toán của Công ty
Hiện nay, kế toán trưởng tại Công ty là ông Dương Kim Ngọc
* Hai phó kế toán trưởng:
- Thay mặt kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán toàn Công ty khi kế toán trưởng đi vắng
- Tổ chức chỉ đạo công tác lập, duyệt xử lý, luân chuyển chứng từ kế toán để hằng ngày nhập vào máy kịp thời.
- Tổ chức chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính tín dụng tổng hợp tháng, quý, năm của Công ty, giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. Lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của Công ty, đơn vị trực thuộc.
- Công tác đầu tư vốn ra bên ngoài, kiểm tra thanh lý các Hợp đồng kinh tế, khoản thu nội bộ Công ty và các Công ty Cổ phần; thanh toán công nợ nội
bộ Tổng Công ty và Công ty; tham gia các công tác thanh tra tài chính nội bộ và công tác phân tích hoạt động SXKD
- Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các thành viên trong phòng, bố trí sắp xếp cán bộ kế toán của công ty có thời gian đi học để nâng cao trình độ.
- Theo dõi, đôn đốc công tác thu hồi vốn và thu hồi tiền bán hàng; tình hình thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách của toàn Công ty; làm việc với cơ quan Nhà nước để giải quyết; chỉ đạo công tác quản lý và phát hành Hoá đơn VAT; kê khai hoàn thuế
- Chỉ đạo việc quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ; dự thảo các tờ trình, quyết định về quản lý vốn và tài sản của Công ty.
- Tổ chức tham gia kiểm toán tài chính, quyết toán các đơn vị trực tiếp theo quy định của công ty.
Hiện nay, hai phó kế toán trưởng là Bà Trần Thị Chung và Ông Nguyễn Công Thành.
* Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
- Hàng ngày căn cứ chứng từ kế toán nhận từ kế toán viên, phụ trách kế toán, sau khi đã kiểm tra, xử lý hoàn thiện chứng từ của kế toán viên , tiến hành phân loại định khoản kế toán và cập nhật vào máy kịp thời.
- Kế toán theo dõi công nợ nội bộ Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc. - Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Lập báo cáo tháng, quý, năm theo sự hướng dẫn của phó phòng kế toán
* Kế toán xác định kết quả kinh doanh
- Kế toán thuế và các khoản phải nộp vào ngân sách.
- Kế toán ngân hàng và tiền lương và các khoản kèm theo lương, theo dõi hỗ trợ xuất đầu tư, theo dõi việc sử dụng kinh phí công đoàn.
* Kế toán vật tư:
- Tổ chức chỉ đạo công tác quản lý vật tư tài sản, việc sử dụng và quyết toán vật tư phụ tùng hàng tháng từ đó có kiến nghị biện pháp nhằm khắc phục những sai sót trong công tác quản lý vật tư tài sản của Công ty và các đơn vị trực thuộc.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi tạm ứng, thanh quyết toán cho chủ công trình. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng, thu khác, tạm ứng…
- Lưu công văn đi, đến - Lưu trữ chứng từ kế toán.
- Tham gia công tác tổng hợp, quyết toán hàng năm dưới sự chỉ đạo của phó phòng kế toán.
* Kế toán tài sản cố định:
- Kế toán tăng giảm tài sản cố định, theo dõi các phiếu xuất nhập khẩu TSCĐ, căn cứ vào nhật trình các xe, máy móc từ các nơi gửi đến để tiến hành vào sổ chi tiết TSCĐ.
-Kế toán TSCĐ kiêm luôn nhiệm vụ thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu đã được giám đốc, kế toán trưởng ký làm thủ tục chi tiền. Cuối ngày, tổng hợp phiếu thu, chi lập bảng kê giao cho kế toán nhật ký ghi sổ, sau đó chốt sổ, cùng kế toán tiền mặt kiểm kê quỹ.
- Tham gia công tác tổng hợp quyết toán tháng, quý, năm của toàn công ty dưới sự chỉ đạo của phó phòng kế toán.
Đối với các chi nhánh và xí nghiệp có một bộ máy kế toán riêng. Bộ máy kế toán lại bao gồm kế toán trưởng, phó phòng kế toán và kế toán viên.
Đối với các tổ đội xây lắp, mỗi xưởng lại có một kế toán phụ trách, thực hiện thu thập xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính của chi nhánh, xí nghiệp, Công ty ( nếu có).
Sau mỗi tháng, quý, năm, kế toán các xí nghiệp, chi nhánh gửi số liệu đã tổng hợp lên phòng kế toán của Công ty để tiến hành tổng hợp.
2.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán
Hệ thống chế độ kế toán của Công ty tuân theo quyết định 15/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
- Một niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi kế toán: Việt Nam đồng.
- Phương pháp về chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm hạch toán.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: hình thức sổ Nhật ký chung thực hiện trên máy vi tính.
- Phương pháp kế toán TSCĐ
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên tắc giảm số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ.
+ Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: Doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng tuân thủ theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành theo quyết định số 206/2003 QĐ- BTC ngày 12/12/2003.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá HTK: Theo giá vốn
+ Phương pháp hạch toán HTK: Kê khai thường xuyên - Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng.
+ Phương pháp tính các khoản dự phòng: Công ty CP Sông Đà 9 lập các khoản dự phòng tuân thủ theo Thông tư số 64 ngày 15/09/1997 về việc hướng dẫn trích lập dự phòng giảm giá HTK, công nợ khó đòi, giảm giá chứng khoán tại DN Nhà nước.
- Phương pháp xác định doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi có khối lượng công trình hoàn thành bàn giao được khách hàng chấp nhận thanh toán.
* Tổ chức vận dụng chứng từ:
Các chứng từ mà Công ty đang sử dụng bao gồm: Phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư, chứng từ thanh toán lương, chứng từ bán hàng và chứng từ thanh toán khác như các phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng…Các Chứng từ này được lập theo mẫu của Bộ tài chính ban hành, đối tượng thanh toán thuộc công trình nào thì do kế toán công trình đó lập và ghi sổ phụ công trình đó. Trình tự luân chuyển theo quy định chung của Công ty.
Ngoài ra, để tiện lợi cho việc hạch toán và cung cấp thông tin cho các nhà quản lý, Công ty còn mở thêm Phiếu hạch toán (Phụ lục 01).
* Hệ thống tài khoản sử dụng:
Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 bao gồm các Tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3. Để phục vụ cho mục đích quản lý kế toán của Công ty, hệ thống tài khoản của Công ty được chia tới cấp 8 với tiêu thức phân loại là chia hệ thống tài khoản theo từng đối tượng cụ thể trong và ngoài Công ty. Có sự khác biệt này xuất phát từ nhu cầu quản lý tài chính của Tổng công ty Sông Đà, để phục vụ tốt cho công tác quản lý hoạt động kinh doanh của Ban giám đốc, đòi hỏi phải chi tiết các quan hệ thanh toán. Thêm vào đó, Công ty có một số lượng lớn các chi nhánh, xí nghiệp, đội trực thuộc và quan hệ với nhiều Ngân hàng, nhiều công ty trong và ngoài Tổng công ty Sông Đà. Do đó, để thuận lợi cho việc hạch toán kế toán một cách khoa học, dựa trên quyết định của Bộ Tài chính, Công ty đã tiến hành phân cấp tài khoản kế toán chi tiết theo đối tượng. VD: Tài khoản 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ
241101 Đầu tư mua sắm TSCĐ 24110106 Máy in HP 1320
24110107 Máy vi tính Intel P4 D820 24110109 Máy chiếu Panasonic
24110111 Máy photocopy Ricoh 24110112 Dự án bê tông đầm lặn 24110113 Xe ôtô ISUZU 24110114 Ôtô cần trục KC 4574A 24110115 Xe ôtô Mitsubisi 24110116 BQL Nậm Khánh
* H th ng s sách k toán t i công ty c ph n Sông à 9ệ ố ổ ế ạ ổ ầ Đ
Sau đây là sơ đồ thể hiện quy trình hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty cổ phần Sông Đà 9
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cập nhật chứng từ vào máy Tự động trên máy vi tính Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Cơ sở dữ liệu chứng từ, nghiệp vụ
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi
tiết Bảng cân đối phát
sinh
Báo cáo kế toán
In các báo cáo tài chính, sổ kế toán Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ Đối chiếu
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và xử lý thông tin ban đầu. Bởi vậy, việc tổ chức hệ thống sổ sách hợp lý có vai trò quan trọng để cung cấp thông tin kịp thời và báo cáo định kỳ.
Do đặc điểm hoạt động của Công ty là các nghiệp vụ phát sinh nhiều, công ty lựa chọn áp dụng hình thức sổ kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng phần mềm kế toán riêng do Tổng công ty cung cấp là “ Songda accounting system” ( SAS). Với hình thức này, kế toán sử dụng những sổ sách theo biểu mẫu quy định, đó là các sổ: Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh. Cụ thể như sau:
- Nhật ký chung: mở cho đối tượng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của Tài khoản đó, từ
đó phục vụ cho việc ghi Sổ Cái (Phụ lục 02)
- Sổ chi tiết: mở cho các đối tượng đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, cụ thể như sổ chi tiết các tài khoản 152, 153, 154, 621, 622, 623, 627, 211…
- Sổ cái tài khoản: mở cho các tài khoản 153, 334, 621, 622, 627, 141..
(Phụ lục 03).
- Bảng tổng hợp chi tiết: Tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản trên sổ kế toán chi tiết.
- Bảng cân đối số phát sinh: được lập cho tất cả các tài khoản
Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản, các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết luôn được thực hiện tự động và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
* H th ng báo cáo tài chính t i Công ty C ph n Sông à 9:ệ ố ạ ổ ầ Đ
Công ty Cổ phần Sông Đà 9 lập các báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh
+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Các báo cáo đều theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Ngoài ra, do đặc điểm Công ty có nhiều chi nhánh, xí nghiệp, nắm giữ cổ phần chi phối tại các công ty cổ phần khác, nên cuối mỗi quý, kế toán tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9 không những nộp báo cáo tài chính riêng về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty mà còn tiến hành lập báo cáo tài chính hợp nhất bao gồm các chi nhánh, xí nghiệp và các công ty cổ phần.
Ngoài ra vào cuối mỗi quý, kế toán Công ty Cổ Phần Sông Đà 9 bên cạnh việc lập báo cáo tài chính còn lập rất nhiều các báo cáo quản trị theo quy định của Tổng công ty Sông Đà như: Báo cáo chi phí và tính giá thành; Báo cáo chi phí quản lý; Báo cáo tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng; Báo cáo chi phí XDCB dở dang.
2.3. Thực trạng tổ chức TSCĐ tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9
2.3.1. Đặc điểm,phân loại và tính giá TSCĐ ở Công ty Cổ phần Sông Đà 9
2.3.1.1. Đặc điểm tài sản cố định tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9
Công ty Cổ phần Sông Đà 9 với chức năng kinh doanh chính là xây dựng các công trình, sản xuất lắp đặt các cấu kiện xây dựng và kết cấu cơ khí công trình, sản xuất vật liệu, lắp đặt các thiết bị công nghệ, kinh doanh cho thuê nhà… Do vậy, Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là nhà cửa, vật kiến trúc, các máy móc san, lấp, ủi, kéo; xe cơ giới vận tải, các máy khoan, nổ…
Ngay từ khi mới thành lập, là doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, với nguồn Ngân sách cấp, Công ty đã chú trọng tới việc đầu tư các máy móc thiết