giữa các doanh nghiệp hay giữa doanh nghiệp và khách hàng. Trong cơ chế thị trường hầu hết các doanh nghiệp đều tự chủ về mặt tài chính, lấy thu bù chi, tái sản xuất mở rộng, do vậy phân tích tình hình công nợ càng có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp những thông tin về cơ cấu phải thu để đưa ra các biện pháp thu hồi phù hợp. Đồng thời thấy được cơ cấu phải trả để đưa ra các biện pháp thanh toán kịp thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Các khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng các khoản phải thu cho thấy công ty đang áp dụng quá mức chính sách nới lỏng thương mại đối với khách hàng, như vậy khiến lượng vốn bị chiếm dụng gia tăng, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Tình hình thanh toán các khoản phải trả không hiệu quả, lượng vốn đi chiếm dụng vẫn tiếp tục gia tăng. Tuy nhiên số vòng quay phải trả người bán quá lớn, công ty đang thừa tiền nên luôn thanh toán trước hạn, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Để quản lý tôt các chức năng này cần sự phối hợp của các nhà lãnh đạo mà trực tiếp là ban lãnh đạo phòng kinh doanh của công ty và các nhân viên phòng tài chính- kế toán của công ty. Do đó các giải pháp đưa ra nhằm cải thiện tình hình công nợ của công ty chính là đặt ra các nhiệm vụ đối với các nhà quản lý tài chính cần phải làm. Sau đây là một số giải pháp mà công ty cần hướng tới:
Biện pháp 1: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên. Đặc biệt là cán bộ lãnh đạo và nhân viên làm công tác thu hồi công nợ.
*) Cơ sở
Sự thành công và thất bại của nhiều tổ chức đã chỉ ra rằng nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức đó là con người. Những người quản lý được đào tạo tốt sẽ có khả năng tạo dựng môi trường làm việc thuận lợi để nhân viên làm việc đạt hiệu quả cao.
Công tác quản lý hoạt động thu hồi công nợ bao gồm nhiều hoạt động từ nghiên cứu thị trường, tư vấn phương án tối ưu trong việc thu hồi, xử lý nợ, kiện toàn và củng cố hồ sơ pháp lý đối với các khoản nợ, đặc biệt là nợ khó đòi, điều tra, xác minh tình trạng pháp lý, khả năng tài chính của con nợ, cử luật sư đại diện cho quý khách hàng trong việc thương lượng, đàm phán các phương án thanh toán. Do vậy mà người quản lý cũng như nhân viên đòi hỏi phải có năng lực chuyên môn nghiệp vụ, thích ứng với thị trường ngoài ra còn phải có kiến thức tốt nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
*) Nội dung
Công ty cần có kế hoạch đào tạo lại, bổ sung mới lực lượng cán bộ và lực lượng lao động. Hình thức đào tạo phải hết sức phong phú và có chọn lọc, tránh đào tạo một cách máy móc, không có chất lượng hoặc không phù hợp với thực tế yêu cầu của công ty. Kế hoạch đào tạo phải được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế và có chiến lược lâu dài trên cơ sở quy hoạch cán bộ, tránh việc nhấn mạnh lĩnh vực này mà quên lĩnh vực kia để khi cần thì việc bố trí cán bộ lúng túng và thiếu hụt.
Để thực hiện tốt công tác đào tạo, công ty cần tiến hành đánh giá lại toàn bộ chất lượng lao động, từ đó căn cứ vào năng lực để bố trí và căn cứ vào mục tiêu phát triển của công ty để có kế hoạch đào tạo cụ thể.
Chương trình đào tạo phải được đổi mới thiết thực, tránh việc đào tạo rập khuôn và lệch lạc trong thời gian trước. Chương trình đào tạo nâng bậc cho cán bộ, nhân viên phải sát thực tiễn, không được coi việc học và thi nâng bậc chỉ nhằm mục đích nâng lương cho công nhân, qua việc đào tạo nâng bậc cho công nhân để nâng cao trình độ lý thuyết và tay nghề thực hành là chính. Người lao động hưởng bậc lương nào phải tương xứng với đóng góp vào sản xuất kinh doanh của công ty theo mức đó.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên là một trong những nguồn lực góp phần quyết định tới việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, vì vậy cần thường xuyên chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần, tạo điều kiện cho người lao động có cuộc sống ổn định, gắn bó với đơn vị; đảm bảo tăng năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh làm động lực thúc đẩy sản xuất phát triển;
*) Điều kiện thực hiện
Bất kỳ một hoạt động nào cũng cần nguồn kinh phí. Do đó công ty cần dành một phần ngân quỹ hợp lý của mình để chi cho công tác đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ cũng như nhân viên trong công ty.
*)Cơ sở:
Các khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng các khoản phải thu cho thấy công ty đang áp dụng quá mức chính sách nới lỏng thương mại đối với khách hàng, như vậy khiến lượng vốn bị chiếm dụng gia tăng, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Trong đó, lượng vốn bị chiếm dụng chủ yếu từ nhóm khách hàng mua thường xuyên (chiếm 60% tổng số phải thu khách hàng). Nguyên nhân là do nhóm khách hàng mua thường xuyên như: khu công nghiệp Đình Vũ, công ty thép Việt- Úc, công ty vận tải đường thủy I, tổng công ty thủy sản Hạ Long... thường mua hàng với số lượng lớn, có quan hệ mua hàng lâu năm với công ty. Đây là nhóm khách hàng “chiến lược” luôn tin tưởng vào cơ chế kinh doanh của công ty do đó công ty luôn có chính sách ưu đãi, gia hạn thời gian thanh toán tiền hàng, cho khách hưởng chiết khấu để củng cố uy tín và giữ chân khách hàng tiềm năng cho công ty.
*)Nội dung:
- Bộ phận tiếp thị thuộc phòng kinh doanh của công ty luôn chủ động tìm hiểu nhu cầu khách hàng để tiến hành kí kết hợp đồng bán hàng. Trong điều kiện kinh tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều thiếu vốn kinh doanh, để khuyến khích và tạo điều kiện cho khách hàng mua hàng, công ty đã phải bán và chấp nhận cho khách hàng thanh toán chậm. Một bản hợp đồng của công ty mang tính pháp lý cao và chặt chẽ bao gồm các điểm chủ yếu:
Tên đơn vị mua hàng
Số tài khoản tiền gửi ngân hàng
Tên, số lượng, đơn giá, quy cách sản phẩm
Thời gian, địa điểm mua hàng
Điều kiện thanh toán, phương thức vận chuyển hàng hóa
Những điểm trên là căn cứ để công ty giao hàng cho khách và là cơ sở để giải quyết tranh chấp có thể xảy ra khi các điều khoản trong hợp đồng bị vi phạm. Yêu cầu này hoàn toàn hợp lý vì xăng dầu là loại hàng có giá trị, số tiền phải thanh toán trong một thương vụ mua bán tương đối lớn. Để tiêu thụ hàng hóa nhanh, thu hồi vốn nhanh, công ty đã đưa ra một số phương thức thanh toán khi ký kết hợp đồng:
Thanh toán chậm ½ lô hàng đến lần mua hàng sau nhưng không quá 15 ngày
Thanh toán chậm lô hàng trong 7 ngày
Thanh toán chậm số lượng hàng mua vượt quá lượng hàng chỉ định của mỗi lần mua hàng
- Tăng cường công tác thẩm định năng lực tài chính của khách hàng trước khi ra quyết định bán chịu như: kết quả hoạt động kinh doanh, thu nhập kỳ vọng, năng lực pháp lý, hành vi đạo đứa...
- Công ty nên định mức giá bán trả chậm phải đảm bảo đủ để bù đắp những rủi ro tiềm ẩn của các khoản phải thu như: rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do ảnh hưởng của lạm phát...và các khoản phí tổn khác phát sinh trong quá trình thu nợ. Cần quan tâm đến tình hình kinh tế thời kỳ trước khi ra quyết định nên bán chịu hay không và định giá hợp lý.
- Nghiên cứu quan sát tình hình ngân quỹ của khách hàng để xác định thời gian hợp lý nhất đảm bảo khách hàng luôn trong tình trạng sẵn sàng trả nợ. Công ty phải thường xuyên giám sát hoạt động của khách hàng, có thể phân công quản lý theo từng nhóm đối tượng khách hàng.
- Trong điều kiện khó khăn về vốn, công ty có thể giảm thời gian thu nợ bằng cách đưa ra mức chiết khấu thanh toán nhanh hấp dẫn. Muốn đẩy mạnh sản lượng bán ra cần có chính sách tăng chiết khấu hoa hồng cho đại lý phù hợp.
Theo nghiên cứu chính sách hoa hồng của đại lý tại Hải Phòng cho thấy: • Petec giao chiết khấu cho đại lý khoảng 270 đồng/lít
• PDC giao chiết khấu cho đại lý khoảng 260 đồng/lít • Mipeco giao chiết khấu đại lý khoảng 230 đồng/lít • K131 giao chiết khấu đại lý khoảng 240 đồng/lít
Đối với Mipeco và K131 chỉ bán được vào các đại lý có hình thức góp vốn chi phối hoặc có liên quan đến các công ty trong nghành của các nhà cung cấp này. Thị trường bán đại lý của công ty có cạnh tranh khốc liệt với Petec và PDC. Theo nghiên cứu thì công ty có lợi thế hơn các đối thủ về nguồn hàng, khả năng vận tải, khản năng cấp hàng nhanh đồng thời vị trí đặt kho cũng thuận lợi hơn các đối thủ. Tuy nhiên về mặt giá công ty thường có chiết khấu thấp hơn đối các đối thủ này khoảng 40-60 đồng/lít.
*) Kết quả dự kiến đạt được:
Hiện tại mức chiết khấu của công ty giao cho các đại lý khoảng 220 đồng/lít. Dự kiến nếu tăng chiết khấu 30 đồng/lít sẽ bán thêm được số lượng Diesel cụ thể như sau:
Công ty CP vận tải và dịch vụ Petro : 500 m3. Công ty CP vận tải và cung ứng xăng dầu : 400 m3. Công ty TNHH An Hòa : 350 m3. Công ty TNHH Minh Ngọc : 300 m3. Xí nghiệp dịch vụ cảng Hải phòng : 200 m3. Công ty CP phát triển hàng hải : 200 m3. Công ty TNHH Hoà - Việt Kiến an : 120 m3. Công ty TNHH Bus Hải Phòng : 100 m3. Công ty TNHH Hoàng Long : 75 m3. Doanh nghiệp tư nhân Bến Gót : 70 m3. Công ty TNHH Hà Phương : 30 m3. --- Cộng : 3.645 m3
Khi áp dụng chính sách tín dụng thương mại thắt chặt thông qua việc kiểm soát chặt chẽ hợp đồng mua bán đối với khách hàng, áp dụng chính sách hoa hồng thường xuyên giúp công ty cải thiện tình hình công nợ. Khi các cửa hàng bán lẻ được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại, do yêu cầu hàng ngày cửa hàng phải báo cáo tình hình nhập xuất hàng và công nợ khách hàng để cán bộ theo dõi có thể nắm bắt kịp thời tình hình bán hàng, nộp tiền hàng và công nợ của từng khách hàng đặc biệt là khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. Cán bộ kế toán kiểm tra định kỳ sẽ giúp cải thiện tình hình công nợ và thu nộp tiền hàng để đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh.
Biện pháp 3: Giảm tỷ trọng nợ ngắn hạn, thay thế bằng nợ dài hạn
Trong tổng nợ phải trả thì nợ ngắn hạn đều chiếm tỷ trọng cao nhất, đều trên 90% tổng nợ phải trả. Công ty nên chủ động giảm các khoản nợ ngắn hạn và tiến hành gia tăng nợ dài hạn từ một số nguồn sau:
1. Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên: Là một công ty lớn với thâm niên gần 60 năm hoạt động với trên 650 lao động đều là những người đã làm việc và gắn bó với công ty trong thời gian dài đồng thời thu nhập của người lao động đều ở mức trung bình khá. Do đó, công tác huy động vốn từ cán bộ công nhân viên rất khả thi, mặt khác còn là biện pháp phát huy nguồn vốn nội lực.
2. Sử dụng các nghiệp vụ thị trường hối đoái nhằm giảm thiểu rủi ro tỷ giá trong hoạt động thanh toán: Những năm gần đây, công ty bắt đầu nhập khẩu máy móc, công nghệ thiết bị của Mỹ, Phần Lan.. Do vậy để đề phòng rủi ro tỷ giá công ty có thể yêu cầu
các ngân hàng thực hiện nghiệp vụ chủ yếu của thị trường hối đoái như nghiệp vụ thị trường giao ngay, mua bán kỳ hạn, nghiệp vụ tương lai... Thực hiện biện pháp này se giúp công ty trong việc đề phòng rủi ro do trạng thái ngoại tệ mở giúp công ty luôn chủ động trong khâu thanh toán.
3. Ngoài ra, công ty có thể mở rộng thêm cửa hàng bán lẻ xăng dầu để đa dạng hóa lợi nhuận, nhằm tìm kiếm nguồn thu đa dạng, đảm bảo cho công tác thanh toán: Hiện tại trên một số đường quốc lộ như đường 5, đường 10, các đầu mối giao thông ở nội và ngoại thành Hải phòng, công ty đã xây dựng được 9 cửa hàng với 12 điểm bán hàng nhưng chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Những vị trí công ty chưa có cửa hàng, các doanh nghiệp khác, các hộ tư nhân tự mở các điểm bán, thường ở những điểm này xăng dầu bán thường không đảm bảo số lượng và chất lượng gây thiệt thòi cho người tiêu dùng. Để có thể mở rộng thị trường tiêu thụ đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng công ty cần xây dựng thêm các cửa hàng bán xăng dầu ở một số điểm sau: tại Núi Đèo –Thủy Nguyên, tại ngã ba đường 5 mới và đại lô Tôn Đức Thắng, đường bao cảng Đình Vũ, trên đường Tô Hiệu, huyện Kiến Thuỵ Hải phòng.
KẾT LUẬN
Với định hướng "Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá" đất nước của Đảng và Nhà nước ta hiện nay và đặc biệt trong điều kiện phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường thì mục tiêu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải làm sao đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao bởi vì hiệu quả sản xuất kinh doanh chính là yếu tố sống còn của mỗi doanh nghiệp, là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Công ty xăng dầu khu vực III là doanh nghiệp lớn thuộc Tập đoàn xăng dầu Việt Nam có hệ thống kết cấu hạ tầng sản xuất, có bề dày truyền thống đóng góp công sức của mình trong sự nghiệp cách mạng giải phóng dân tộc và xây dựng Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Phát huy truyền thống của mình và không ngừng vươn lên thực hiện vai trò chủ đạo của doanh nghiệp nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Trong quá trình hoạt động kinh doanh bên cạnh các thành tích đạt được thì công tác quản lý hoạt động công nợ của công ty còn nhiều bất cập. Để có thể khắc phục được các yếu điểm trên cần sự quan tâm của nhà nước và sự nỗ lực của toàn công ty từ ban lãnh đạo đến các nhân viên để có những định hướng cụ thể rõ ràng.
Thứ nhất: làm rõ lý luận cơ bản về tình hình công nợ
Thứ hai: tìm hiểu tình hình hoạt động công nợ nói chung tại công ty xăng dầu khu vực III
Thứ ba: đề xuất một số biện pháp cải thiện tình hình công nợ tại công ty xăng dầu khu vực III
Trong thời gian thực tập tại công ty xăng dầu khu vực III với sự giúp đỡ nhiệt tình của thạc sĩ Nguyễn Tuyết Mai và tập thể nhân viên phòng tài chính- kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Việc thực tập chuyên đề “Phân tích tình hình công nợ” đã giúp em có trải nghiệm thực tế và cái nhìn rõ nét hơn về phân tích công nợ, thấy được ưu điểm và hạn chế của công ty đồng thời đưa ra các nhận xét, định hướng phát triển, các biện pháp khắc phục hạn chế. Tuy nhiên với những hiểu biết hạn chế của mình