máy xúc – đào từ thị trường Nhật Bản của công ty CP XNK Tạp Phẩm
Với thực trạng hiện tại và phương hướng phát triển trong tương lai của Cty CP XNK Tạp phẩm thì trước mắt cần thực hiện các giải pháp để hạn chế và chấm dứt những khó khăn, vướng mắc mà Công ty vẫn gặp phải khi làm TTHQ NK máy xúc – đào trong quy trình hiện tại và sau đó áp dụng các giải pháp mang tính chiến lược lâu dài. Qua quá trình nghiên cứu thực trạng Công ty và thực tế được phản ánh trên các phương tiện thông tin đại chúng, cá nhân em xin đưa ra những giải pháp sau:
Giải pháp hoàn thiện quy trình hiện tại
- Hạn chế và xử lý nhanh chóng lỗi chứng từ; chuẩn bị tốt HSHQ
+ Trong khi thỏa thuận với người XK thì cần lưu ý họ chú ý kiểm tra chứng từ trước khi gửi và thời hạn gửi chứng từ để có thể kịp giải quyết vướng mắc. Trong đó,
luôn luôn yêu cầu người XK gửi một bản sao bộ chứng từ đến cho Công ty qua email
để Công ty kiểm tra trước và kịp thời thông báo nếu phát hiện ra lỗi.
+ Nhân viên kiểm tra phải nâng cao tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn để không mắc lỗi đáng tiếc do quá tin tưởng khách hàng. Cần phân trách nhiệm kiểm tra chứng từ và HSHQ cho hai người để tránh bỏ sót lỗi.
+ Nhanh chóng nhận diện lỗi và đưa ra giải pháp xử lý tương ứng với mỗi trường hợp. Ví dụ: nếu chứng từ có lỗi, sau khi liên lạc khách hàng xác nhận và họ chấp nhận
phí sửa L/C thì Công ty sẽ chấp nhận thanh toán và làm công văn xin nợ chứng từ với Hải quan/cơ quan đăng kiểm hoặc giấy giải trình. Nếu khách hàng yêu cầu gửi lại thì căn cứ vào thời hạn để quyết định có chấp nhận hay không => Cần giải quyết nhanh chóng lỗi chứng từ (nếu có)
+ Cập nhật thông tin thường xuyên về hàng hóa, tỷ giá để không được sơ suất khi làm tờ khai. Chuẩn bị đầy đủ cho hồ sơ xin giấy đăng ký kiểm tra chất lượng với hàng chưa và đã qua sử dụng để tận dụng triệt để ngay thuận lợi được hưởng theo quy định của Nhà nước như miễn kiểm định thực tế với hàng mới có đủ giấy tờ…
Lỗi chứng từ ảnh hưởng lớn đến thời gian làm TTHQ của công ty vì nó ảnh hưởng đến các bước còn lại trong quy trình. Do đó, ngăn chặn không để lỗi xảy ra cùng với sự hợp tác nhiệt tình của các bên sẽ giúp Công ty giải quyết lỗi nhanh chóng và hạn chế việc phải giải trình với cơ quan Hải quan hay bị kiểm tra nghiêm ngặt hơn.
- Tuân thủ tuyệt đối tốt nghĩa vụ thuế với Nhà nước
+ Lên lịch theo dõi thời hạn nộp thuế; các phòng chủ động theo dõi kết hợp với
phòng kế toán và đốc thúc khách hàng nội chuyển tiền đúng hạn thông báo để Công ty nộp thuế đúng hạn; nhân viên các phòng kiểm tra việc chuyển tiền của khách hàng nội và thông báo kế toán yêu cầu ủy nhiệm chi trong thời hạn quy định;
+ Duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh với những khách hàng nội truyền thống vì có lợi thế về hiểu biết đối tác và sự tin tưởng nhất định trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp tiền thuế của khách hàng khi thực hiện hợp đồng những vẫn phải thông báo và nhắc nhở họ hợp tác tốt. Cẩn trọng khi KD với khách hàng mới, giá trị hợp đồng lớn: cần tìm hiểu kỹ khách hàng về khả năng tài chính, niềm tin và yêu cầu họ nộp trước số tiền hàng/thuế tạm tính trước khi làm TTHQ.
+ Kế toán cần theo dõi chặt chẽ luồng tiền ra vào tài khoản, xác định là khách
hàng phòng nào và cần có kế hoạch sử dụng tiền đúng mục đích, có tính toán hợp lý tránh trường hợp sử dụng tiền của khách hàng mà không có tiền nộp thuế đúng hạn;
+ Lập khoản thuế dự phòng trường hợp khách hàng nội chưa có tiền chuyển cho
Công ty đúng hạn để có được thế chủ động về tài chính;
+ Các phòng thường xuyên kiểm tra thông báo về tình hình nộp thuế trên mạng của Hải quan để biết được tình trạng của toàn Công ty và chuẩn bị phương án giải quyết khi đi làm TTHQ cho lô hàng của phòng mình.
Tuyệt đối chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp thuế sẽ giúp cho Công ty được hưởng ân hạn nộp thuế với mọi lô hàng NK, có lợi về mặt tài chính cũng như tăng cường uy tín cho Công ty.
- Hạn chế giao hàng nhiều lần phải chia tách linh kiện: vì sẽ khiến lô hàng dễ bị yêu cầu kiểm hóa gây mất thời gian, chi phí.
- Tăng cường uy tín của DN và mối quan hệ tốt với Hải quan
Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp: không buôn lậu; không trốn thuế, nợ thuế; kiểm tra hàng hóa không vi phạm với khai báo…để tiếp tục giữ vững uy tín, tạo niềm tin với Hải quan giúp hàng hóa được thông quan nhanh hơn.
Trong bối cảnh thực hiện TTHQ hiện nay thì có thể nói rằng mối quan hệ tốt với Hải quan/công chức hải quan có vai trò rất quan trọng trong việc giảm thiểu thời gian làm TTHQ. Bởi dự DN có nghiêm chỉnh, không làm sai nhưng bao giờ còn phải tiếp xúc trực tiếp với công chức hải quan trong khi chưa có sự giám sát chặt chẽ của cơ quan chức năng ngăn chặn tiêu cực, sự cố ý gây phiền hà của công chức hải quan thì khi đó DN còn gặp khó khăn.
Thực hiện tốt những giải pháp trên sẽ làm giảm tỷ lệ hàng bị phân vào luồng đỏ, phải kiểm hóa và sẽ tối thiểu hóa thời gian, chi phí làm TTHQ NK.
- Chuẩn bị chu đáo khi nhận hàng: liên hệ và đảm bảo chắc chắn về sự sẵn sàng của các lực lượng hỗ trợ và phương tiện vận tải để dỡ hàng, đưa hàng về kho của Công ty. Cần chuẩn bị phương án cho những điều bất thường xảy ra như dịch vụ bãi không đáp ứng được yêu cầu của Công ty điều kiện khách quan như quá đông người nhận hàng…; Kiểm tra kỹ hàng trước khi đưa lên xe kéo về và làm thủ tục cần thiết nếu phát hiện vấn đề nào đó với hãng tàu, sau đó liên hệ với người XK để đưa ra hướng giải quyết.
- Giải pháp với nguồn nhân lực: mặc dù những nhân viên có kinh nghiệm lâu
năm ở công ty nhiều nhưng còn có đội ngũ nhân viên trẻ chưa hoàn toàn thuần thục nghiệp vụ và nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều việc. Do đó, ban quản trị công ty cần xem xét điều chỉnh lượng nhân sự hợp lý và nâng cao công tác đào tạo nhân sự.
- Tiến hành chuẩn hóa hóa khâu làm TTHQ
+ Xây dựng quy trình thực hiện TTHQ thống nhất: hiện tại Cty CP XNK Tạp phẩm không có một quy trình thực hiện TTHQ thống nhất ban hành dưới dạng văn bản cũng như các hướng dẫn giải quyết những bất cập gặp phải để làm cơ sở cho các phòng tham khảo thực hiện theo và có sự áp dụng phù hợp với đặc trưng từng phòng. Do vậy, Công ty cần nghiên cứu và xây dựng quy trình phù hợp với DN mình và tiến tới đạt được tiêu chuẩn ISO trong quản lý quy trình.
+ Thực hiện công tác quản lý, giám sát việc thực hiện quy trình: công việc này sẽ bắt đầu từ việc Công ty sẽ giao trách nhiệm cho các phòng tự quản trị việc thực hiện
TTHQ với các hoạt động như: ghi chép những trục trặc, lỗi và nguyên nhân cũng như cách giải quyết đã áp dụng theo từng bước trong quy trình đối với mỗi hợp đồng để tiện tham khảo. Từ đó, tổng kết lại để rút ra những điểm cẩn lưu ý khi TTHQ cũng như kinh nghiệm giải quyết và quan trọng là tránh việc lặp lại lỗi.
Đề xuất: Mô hình quy trình thực hiện TTHQ NK hàng biển
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
- Nhận chứng từ trực tiếp hoặc qua ngân hàng mở L/C - Kiểm tra, khắc phục lỗi chứng từ với các bên
Người XK Ngân hàng
thanh toán
Bước 2: Chuẩn bị HSHQ
- Tập hợp chứng từ cần thiết từ bộ chứng từ thanh toán - Chuẩn bị chứng từ khác: Tờ khai HQ, HĐ, Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng; Công văn xin nợ chứng từ; Giấy giới thiệu; Lệnh giao hàng…
K h o th ôn g ti n , d ữ li ệu T T H Q N K m áy xú c – đ ào K h o th ôn g ti n , d ữ li ệu T T H Q N K m áy xú c – đ ào Cục Đăng kiểm Đại lý hãng tàu
Bước 3: Đăng ký tờ khai và thông quan
- Nộp HSHQ, nhận quyết định phân luồng - Phối hợp với công chức HQ
Chi cục Hải quan Chi cục Hải quan Luồng xanh Luồng xanh Luồng đỏ Luồng đỏ Luồng vàng Luồng vàng
Kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan
Kiểm hóa
Bước 5: Nhận hàng
trả các khoản phí, làm thủ tục nhận hàng
Bước 4: Nộp thuế, lệ phí, nhận lại tờ khai
- Nộp Lệ phí khi phát sinh - Nhận thông báo thuế/Nộp thuế
Giải pháp dài hạn
Những kiến nghị dưới đây đưa ra dưới góc độ là giải pháp trong tương lai khi công ty sẵn sàng muốn thay đổi quy trình hiện tại bằng việc áp dụng quy trình khác hiệu quả hơn. Bởi quy trình hiện tại bộc lộ những yếu điểm về việc sử dụng nhân sự cũng như chưa tối thiểu hóa thời gian thực hiện TTHQ vì vẫn phải đến cơ quan hải quan xuất trình giấy tờ và/hoặc hàng hóa để kiểm tra.
- Thực hiện TTHQ điện tử khi nhập khẩu máy xúc – đào
Hiện tại, Công ty đã áp dụng thực hiện TTHQ điện tử với một số mặt hàng đơn giản như hạt nhựa… Còn việc thực hiện TTHQ điện tử với những mặt hàng máy móc như máy xúc – đào thì vẫn còn nhiều bất cập từ phía Hải quan. Tuy nhiên, trong tương lai, khi cơ quan hải quan có những cải tiến trong việc áp dụng hải quan điện tử và Công ty đã hoàn toàn có được niềm tin với cơ quan Hải quan bằng chứng là tỷ lệ hồ sơ luồng đỏ giảm đi thì Công ty nên áp dụng hình thức này để đạt hiệu quả cao hơn trong khâu làm TTHQ.
- Chuyên môn hóa công tác thực hiện TTHQ
Chuyên môn hóa ở đây không phải là mỗi phòng có một người chuyên làm TTHQ vì điều đó không thể với mô hình quản lý hiện nay. Số lượng nhân viên mỗi phòng ít (4 – 6 người) trong khi công việc nhiều và thường phải luân phiên nhau.
Chuyên môn hóa việc thực hiện TTHQ có hai cách:
+ Công ty lập ra bộ phận chuyên làm TTHQ cho các hợp đồng NK của các phòng trong Công ty. Có thể nói họ hoạt động như làm dịch vụ hải quan cho riêng công ty vậy.
+ Thuê dịch vụ làm TTHQ: với sự phát triển của ngành Logistic như hiện nay, ngày càng có nhiều công ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK kiêm làm TTHQ trong đó. Mặt khác, tính chuyên nghiệp các công ty Logistics hiện nay ngày càng tăng lên, sự cạnh trang giữa các DN khiến cho có nhiều lựa chọn về mức phí. Do vậy, trước mắt Công ty có thể thuê dịch vụ khi quá bận để không lãng phí nguồn nhân lực công ty cũng như chi phí hoặc lựa chọn thuê ngoài làm TTHQ với một số mặt hàng thường mất nhiều thời gian làm TTHQ. Trong tương lai, Công ty có thể thuê ngoài với những DN uy tín, làm ăn lâu dài và sắp xếp lại nhân sự hợp lý cũng như xây dựng quy trình liên kết giữa Công ty với DN làm dịch vụ này.
quản lý, giám sát việc thực hiện TTHQ NK của Công ty.