Dương
2.2.1 - Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Trong môi trường cạnh tranh hiện nay các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực muốn nâng cao vị thế của mình đều phải tìm mọi biện pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đặc biệt với Công ty cổ phần chế tạo Bơm Hải Dương thì càng phải cạnh tranh với những sản phẩm ngoại nhập vì thế mà trong những năm qua Công ty đã không ngừng đổi mới dây chuyền công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ.
Để có thể đáp ứng được yêu cầu đó điều đầu tiên mà Công ty thực hiện đó là đa dạng hoá cả về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại các yếu tố đầu vào đặc biệt là nguyên vật liệu.
Hiện nay, Công ty sử dụng hơn 1000 chủng loại nguyên vật liệu khác nhau trong đó nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là các loại động cơ, vòng bi, gang, sắt, thép….để sản xuất các loại máy bơm nước, van nước, quạt công nghiệp đáp ứng
cho nhu cầu sinh hoạt chính của nhân dân trong cả nước và xuất khẩu ra nước ngoài.Chính vì thế, việc đáp ứng kịp thời, đầy đủ vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý Công ty. Và để đáp ứng được điều đó, trong những năm qua Công ty đã xây dựng được quan hệ với các nhà cung cấp uy tín trong nước như: Công ty lắp máy và xây dựng 693, Công ty cổ phần cầu trục và thiết bị AVC, Công ty gang Cao Bằng, Công ty vật tư - thiết bị toàn bộ, Công ty TNHH NN MTV chế tạo máy,….. và một số nhà cung cấp nước ngoài khác để nhập mua nguyên vật liệu trong nước và nhập khẩu một số loại vật liệu từ nước ngoài. Có thể nói đây là một lợi thế của Công ty để có thể tạo ra những sản phẩm chất lượng cao.
Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác vừa đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời, Công ty đã tổ chức bộ phận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, giảm chi phí. Hơn thế nữa, việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng rất được chú trọng.Vì vậy, Công ty đã tiến hành quản lý, dự trữ nguyên vật liệu theo kho căn cứ vào đặc điểm quy cách, chủng loại của từng loại vật liệu. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được 4 kho nguyên vật liệu:
- Kho nguyên vật liệu chính: dự trữ các loại nguyên vật liệu chính phục vụ
cho sản xuất sản phẩm của Công ty như động cơ, vòng bi, gang, sắt, thép, …
- Kho nguyên vật liệu phụ: dự trữ các loại nguyên vật liệu phụ dùng để sản
xuất sản phẩm như các thiết bị điện, sơn matít, ….
- Kho nhiên liệu: dự trữ các loại nhiên liệu như xăng, dầu, than…
- Kho phụ tùng và công cụ dụng cụ: dự trữ các loại phụ tùng thay thế và các công cụ dụng cụ như thước đo, pame, taro,công cụ cắt gọt, dụng cụ gá lắp…..
Trong mỗi kho, căn cứ vào quy cách, chủng loại vật liệu lại được phân thành nhóm chi tiết để tiện quản lý. Ví dụ: Tại kho nguyên vật liệu chính lại được phân thành các nhóm như nhóm Động cơ, nhóm Vòng bi, nhóm Gang, nhóm Thép,…Và trong mỗi nhóm lại gồm nhiều danh mục vật tư khác nhau. Ví dụ như trong nhóm Thép lại được chia ra các loại thép là thép tấm, thép lá, thép tròn, thép hình….
Tại mỗi kho, Công ty đều bố trí một thủ kho để theo dõi về mặt số lượng khi nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho cũng như theo dõi về mặt chất lượng trong quá
trình lưu giữ. Về việc hạch toán nguyên vật liệu, Công ty cũng thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách của thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu.
2.2.2 - Phân loại nguyên vật liệu
Với đặc thù kinh doanh của mình sản xuất gần 300 loại Bơm, Van, Quạt khác nhau trong đó chủ yếu là các loại Bơm nên hiện nay nguyên vật liệu của Công ty sử dụng đã lên tới 1000 loại khác nhau. Để quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, chặt chẽ về mặt số lượng, giá trị cũng như để thuận tiện cho việc theo dõi trên sổ sách của các bộ phận kế toán, vật tư, kế hoạch, Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh:
- Vật liệu chính: chiếm 85% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty và bao gồm gang, sắt, thép, tôn, trục, bạt, ổ trượt, vòng bi, động cơ và phụ gia các loại…
- Vật liệu phụ: chiếm 8.5% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty và bao gồm vật liệu điện, sơn ma tít, vật liệu xây dựng và axit…
- Nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất và quản lý:chiếm 4.6% trong tổng
số nguyên vật liệu của Công ty và bao gồm điện, xăng, dầu, than…
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc như vòng bi, dây cu roa…và chiếm 0.7% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty.
- Vật liệu khác: chiếm 1.2% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty như
vật liệu bao bì gỗ, giấy, bìa cô tông, xốp… và các loại vật liệu khác.
Tuy nhiên, việc phân loại ở đây chỉ mang tính tương đối vì thế trong quá trình hạch toán đòi hỏi kế toán vật tư phải hiểu rõ từng vật liệu để hạch toán cho đúng.
2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu
• Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:
Khi tính giá vật tư, Công ty cũng tuân thủ theo nguyên tắc giá vốn thực tế và vì Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài không bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Giá trị thực tế của Giá mua Chi phí Các khoản
nhập kho hoá đơn được hưởng
Trong đó: Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo hợp đồng Công ty phải chịu.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 08 ngày 09/01/2007, Công ty nhập của Công ty TNHH NN MTV Chế tạo máy điện Việt Nam – Hungary (VIETHUNG):
- Tên hàng: Động cơ 4.5 KW – 1500 v/p và Động cơ 7.5 KW – 1500 v/p - Số lượng: 5 cái + 10 cái
- Giá đơn vị : 2.310.000 đ + 3.116.000 đ - Thành tiền: 42.710.000 đ
- Thuế GTGT: 5%
Như vậy, giá nhập kho của loại vật liệu động cơ trên là 42.710.000 đ
- Trường hợp Công ty mua nguyên vật liệu của những đơn vị áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì khi đó giá trị vật liệu ghi trên hoá đơn là giá đã bao gồm thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán vì đơn vị bán không ghi rõ số thuế nên Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Trường hợp vật liệu do nhà máy tự gia công chế biến:
Giá trị thực Giá thực tế Chi phí tế vật liệu = vật liệu + gia công nhập kho tự chế chế biến - Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến:
Giá trị thực Giá thực tế Chi phí tế vật liệu = vật liệu xuất + chế biến nhập kho thuê gia công
• Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Đối với nguyên vật liệu xuất kho thì Công ty sử dụng giá thực tế Nhập trước - Xuất trước. Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
V í d ụ :
- Ngày 01/01/2007 tồn kho nguyên liệu gang Cao Bằng của Công ty là 39.000kg với đơn giá 4.850 đ/kg.
- Ngày 22/01/2007 nhập kho nguyên liệu gang Cao Bằng là 40.130 kg, giá thực tế nhập kho là 5.095 đ/kg.
- Ngày 23/01/2007 xuất kho nguyên liệu gang Cao bằng là 40.130 kg.
Giá thực tế 40.130 kg nguyên liệu gang Cao Bằng xuất kho ngày 23/01 theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước là:
39.000 kg x 4.850 + 1.130 kg x 5.095 = 194.907.350 đ
Với phương pháp này giúp cho kế toán vật tư của Công ty có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho một cách nhanh chóng, kịp thời.
2.2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa phòng kế toán và kho nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi chặt chẽ, phản ánh được tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Để làm tốt yêu cầu đó đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho, trong đó thủ kho chỉ làm nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu cả về mặt số lượng làm cơ sở cho kế toán phản ánh đúng giá trị từng loại vật liệu.
Tại Công ty, với số nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú, có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy, việc hạch toán chi tiết NVL tại Công ty phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Do đó, để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng phương pháp “ Ghi thẻ song song”.
Theo phương pháp này các chứng từ mà Công ty đang sử dụng để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Biên bản kiểm kê vật tư - Hoá đơn GTGT
Những chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán và là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét tình hình hoạt động của Công ty.
Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu của Công ty theo phương pháp này: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các Phiếu nhập, Phiếu xuất NVL để ghi vào “ Thẻ kho” ( mở theo từng danh điểm vật tư trong từng kho), mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dòng trên thẻ. Cuối kỳ, thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho ( theo chỉ tiêu số lượng) để đối chiếu với “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” của kế toán NVL ( cột số lượng). Kế toán NVL của Công ty cũng dựa trên Phiếu nhập, Phiếu xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho), mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ. Cuối kỳ, kế toán tính ra số lượng tồn và giá trị tồn cho từng danh điểm vật tư và tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” với “ Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để cuối tháng ghi vào Bảng kê nhập và Bảng kê xuất vật liệu của tháng, sau đó vào bảng Tổng hợp nhập và bảng Tổng hợp xuất để làm căn cứ lên “ Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
S
ơ đ ồ 2 . 5 : HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp N- X- T G h i c hú : Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Ghi đối chiếu
Kế toán tổng hợp
Sử i t của Công ty thực hiện các công
việc đơn giản hơn trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL một cách kịp thời, chính xác.
2.2.5 Quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
Vì sản phẩm của Công ty là tương đối đặc thù nên để có thể đáp ứng được yêu cầu về quản lý cũng như có thể đáp ứng được kế hoạch sản xuất Công ty đã lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bởi theo phương pháp này trên các tài khoản không chỉ theo dõi số tồn mà còn theo
Phiếu nhập
Phiếu xuất
dõi cả tình hình biến động tăng giảm vật tư, hàng hoá. Việc theo dõi được sự biến động tăng giảm của hàng tồn kho nói chung và vật tư nói riêng giúp cho cán bộ quản lý có thể dự đoán được tình hình nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu đảm bảo cho kế hoạch sản xuất.
S
ơ đ ồ 2 . 6 : QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
NKCT số 1,2,4,5,6,7,10 NKCT số 5 Phiếu nhập, Phiếu xuất, Bảng phân bổ vật tư Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Sổ cái TK 152, TK 331 NKCT số 7
Báo cáo kế toán G
h i c hú : Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Ghi đối chiếu
* Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập, Phiếu xuất, Bảng phân bổ vật tư, kế toán vào Bảng phân bổ số 2;NKCT số 1,2,4,5,6,7,10; và vào Sổ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Cuối kỳ, từ Bảng phân bổ số 2 kế toán Bảng kê số 4, 5, 6 rồi từ Bảng kê số 4, 5, 6 vào NKCT số 7. Đồng thời từ NKCT số 1,2,4,6,7,10 và NKCT số 5 (số liệu tổng hợp từ Sổ chi tiết TK 331) kế toán vào Bảng kê số 3 và từ Bảng kê số 3 vào Bảng phân bổ số 2. Sau đó, từ các NKCT số 1,2,4,5,6,7,10 kế toán vào Sổ Cái TK 152, số liệu trên Sổ Cái TK 152 được đối chiếu với số liệu trên Sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Cuối cùng, từ Sổ Cái TK 152 và các NKCT, kế toán lập Báo cáo kế toán
S
ơ đ ồ 2 . 7 : SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BƠM HẢI DƯƠNG
Sổ chi tiết nhập
VL Bảng kê nhập Tổng hợp nhập Nhật ký chứng từliên quan
Phiếu nhập kho Hoá đơn
mua hàng
Thẻ kho
( Thủ kho ) Tổng hợp Nhập - Xuất- Tồn
Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết xuất
VL Bảng kê xuất
Tổng hợp xuất Sổ Cái TK 152
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ Ghi đối chiếu
62
Bảng kê số 3 Bảng phân bổ
2.3– Hạch toán nhập nguyên vật liệu
Thủ tục nhập vật liệu:
Theo Chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu khi mua về đơn vị đều phải tiến hành kiểm nhận nhập kho. Tại Công ty, vật liệu nhập kho chủ yếu từ mua ngoài, ngoài ra có thể nhập kho nguyên vật liệu đã xuất dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất.Quá trình thu mua và nhập kho nguyên vật liệu được thực hiện theo trình tự:
Căn cứ trên kế hoạch sản xuất đã lập, các bộ phận, phân xưởng sản xuất lập phiếu yêu cầu nhập vật liệu phục vụ cho sản xuất. Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao, dự trữ nguyên vật liệu sẽ lên kế hoạch nhập mua nguyên vật liệu.Bộ phận cung ứng tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các nhà cung cấp và lựa chọn bạn hàng phù hợp. Được sự phê chuẩn của trưởng phòng và kế toán trưởng mới thực hiện công tác thu mua. Hàng tháng, sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi