Việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu đóng vai trò quan trọng trong kế toán nguyên vật liệu. Công việc này được thực hiện chủ yếu ở kho và tại phòng Kế toán – Tài chính của doanh nghiệp. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong công tác ghi chép vào thẻ kho cũng như việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên những phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho nhằm đảm bảo việc theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ vật tư hàng hóa về số lượng, giá trị. Thực tế hiện nay các doanh nghiệp sản xuất thường áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp ghi sổ số dư.
1.2.2– Phương pháp thẻ song song
Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt khi doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra thường xuyên. Vì vậy, phương pháp này sẽ có xu hướng áp dụng ngày càng rộng rãi.
Tại kho: Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi vào “ Thẻ kho” ( mở theo từng danh điểm trong từng kho). Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cảu chứng từ rồi ghi chép vào số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư, hàng hoá cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để vào “ Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” ( Mở tương ứng với thẻ kho) theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.Cuối kỳ, kế toán nguyên vật liệu tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu”, kế toán
lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu” theo từng danh điểm từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
S
ơ đ ồ 1 . 1 : HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu ( Bảng kê tính
giá)
Thẻ kho Thẻ kế toán chi
tiết vật liệu
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
vật liệu
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ Đối chiếu
- Ưu điểm: Công việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu, số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều.
1.2.2– Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép , theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
Tại kho: Thủ kho sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép tình hình nhập, xuất , tồn kho nguyên vật liệu giống như phương pháp thẻ song song.
Tại phòng Kế toán – Tài chính: Kế toán mở sổ “Sổ đối chiếu luận chuyển nguyên vật liệu” để hạch toán số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho.Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu theo từng kho, kế toán lập bảng “Bảng kê nhập vật liệu”, “ Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các bảng kê này để ghi vào “ Sổ luân chuyển NVL”. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ
kho với “ Sổ luân chuyển nguyên vật liệu” đồng thời từ sổ “ Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu”, kế toán lập “ Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu.
S
ơ đ ồ 1 . 2 : HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ Đối chiếu
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt.
- Nhược điểm: Vẫn còn ghi sổ trùng lắp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chỉ được tiến hành vào cuối kỳ nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.
1.2.3– Phương pháp sổ số dư.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế và chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, trình độ quản lý nghiệp vụ chuyên môn cao, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hợp lý.
Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ thẻ kho.
Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (Kèm theo “ Phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để giá trị thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” ( Bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho cho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dư với tồn kho “ Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”. Từ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
S
ơ đ ồ 1 . 3 : HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất G h i ch ú : Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
- Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép vì kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm nguyên vật liệu, công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng giúp cho việc cung cấp kịp thời số liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và
quản lý doanh nghiệp. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán có thể kiểm tra thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho.
- Nhược điểm: Khó phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa thủ kho và phòng kế toán. Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu nên để có thông tin về tình hình nhập xuất tồn của thứ nguyên vật liệu nào chỉ căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.