c. Sổ kế toỏn sử dụng và trỡnh tự ghi sổ kế toỏn cụng cụ dụng cụ tại cụng ty
3.1.1. Nhận xột về tổ chức bộ mỏy kế toỏn, hỡnh thức kế toỏn và nội dung cụng tỏc kế
tỏc kế toỏn tại cụng ty
-Tổ chức bộ mỏy kế toỏn được xõy dựng trờn cơ sở tập trung là phự hợp với đặc điểm, qui mụ kinh doanh của cụng ty. Đồng thời do nỗ lực của phũng kế toỏn cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc phũng ban liờn quan trong quỏ trỡnh đối chiếu, kiểm tra nờn số liệu kế toỏn luụn được phản ỏnh kịp thời, chớnh xỏc, phục vụ đắc lực cho cụng tỏc chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Về cơ bản, cụng ty cú một bộ mỏy kế toỏn toỏn tương đối gọn nhẹ, giàu kinh nghiệm, cú tinh thần trỏch nhiệm đĩ đỏp ứng được yờu cầu hạch toỏn, phản ỏnh, giỏm đốc được tỡnh hỡnh sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thụng tin về cỏc quỏ trỡnh kinh tế diễn ra trong cụng ty.
-Cụng ty cú đội ngũ cỏn bộ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất thụng qua quản lý hoỏ đơn, chứng từ thu mua. Bộ phận cung ứng luụn nắm vững giỏ cả
-Về ỏp dụng phần mềm kế toỏn: Hiện nay, cụng ty đang ỏp dụng kế toỏn mỏy cho tất cả cỏc phần hành kế toỏn, vỡ vậy giảm nhẹ cụng việc ghi chộp.
-Về cụng tỏc tổ chức cỏc phần hành kế toỏn:
+ Do số lượng sản phẩm sản xuất ra rất đa dạng, phong phỳ, khối lượng cụng việc hạch toỏn lớn nờn lao động kế toỏn được phõn cụng theo cỏc phần hành kế toỏn. Việc phõn cụng lao động kế toỏn như vậy cũng rất phự hợp với quy mụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh và phương thức quản lý của Cụng ty, tạo điều kiện cho kế toỏn viờn chuyờn mụn hoỏ trong cụng việc, tớch luỹ kinh nghiệm, giải quyết cỏc cụng việc thuộc phần hành của mỡnh một cỏch nhanh chúng. Hơn nữa, giữa cỏc kế toỏn viờn luụn cú quan hệ tỏc nghiệp trong cụng việc nờn việc cung cấp, trao đổi thụng tin giữa cỏc phần hành rất nhanh chúng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, cỏc bỏo cỏo cho ban lĩnh đạo cụng ty khi cần thiết.
+ Việc ỏp dụng hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho theo phương phỏp thẻ song song giỳp cho việc ghi chộp đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra giữa kế toỏn và thủ kho, phỏt hiện sai sút sớm, đồng thời cung cấp thụng tin về nhập, xuất, tồn kho của từng mĩ vật tư kịp thời, chớnh xỏc
Cú thể núi, mụ hỡnh kế toỏn mà cụng ty đang ỏp dụng đĩ phỏt huy vai trũ của nú, gúp phần quan trọng vào việc phõn cụng lao động một cỏch hợp lý, cung cấp thụng tin chớnh xỏc, nhanh chúng, hỗ trợ đắc lực cho ban lĩnh đạo cụng ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.2. Nhận xột về kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty 3.1.2.1. Về tớnh giỏ đối tượng kế toỏn
Hiện nay, cụng ty đang ỏp dụng tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho theo giỏ bỡnh qũn gia quyền cuối kỳ. Với số lượng nguyờn vật liệu đa dạng, số lần nhập xuất nhiều thỡ việc tớnh giỏ theo phương phỏp này là hợp lý. Phương phỏp này là khỏ đơn giản, dễ làm, chỉ cần tớnh toỏn một lần vào cuối kỳ. Tuy nhiờn, phương phỏp này cú nhược điểm lớn là cụng tỏc kế toỏn dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của cỏc phần hành khỏc. Hơn nữa, phương phỏp này chưa đỏp ứng yờu cầu kịp thời của thụng tin kế toỏn ngay tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ.
3.1.2.2. Về chứng từ và lũn chuyển chứng từ
Việc sử dụng hệ thống chứng từ cú sự kết hợp giữa hệ thống chứng từ hướng dẫn và hệ thống chứng từ bắt buộc đĩ giải quyết tốt cụng tỏc lập chứng từ và phản ỏnh chi tiết cỏc thụng tin kế toỏn. Đảm bảo phản ỏnh đỳng, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tạo điều kiện cho việc ghi sổ và đối chiếu kiểm tra. Cụng ty đĩ thực hiện nghiờm tỳc cỏc bước trong quy trỡnh lũn chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho cụng tỏc hạch toỏn ban đầu được chớnh xỏc, và cụng tỏc hạch toỏn sau này được thuận lợi hơn
Cụng tỏc lưu trữ chứng từ được kế toỏn quan tõm: việc in ấn sắp xếp chứng từ được thực hiện khoa học, kỹ càng. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tỡm kiếm chứng từ, kiểm tra, kiểm soỏt, duyệt bỏo cỏo quyết toỏn, cũng như cung cấp nhanh số liệu cho ban lĩnh đạo và cơ quan ban ngành cú liờn quan.
Cụng ty đĩ xõy dựng hệ thống tài khoản khỏ chi tiết, cụ thể, phự hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toỏn của cụng ty, tạo điều kiện vừa theo dừi tổng hợp, vừa theo dừi chi tiết cỏc đối tượng hạch toỏn một cỏch chớnh xỏc.
3.1.2.4. Về sổ kế toỏn và xử lý thụng tin
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Hỡnh thức này rất phự hợp với tỡnh hỡnh hiện nay, đú là hỡnh thức được nhiều nước tiờn tiến trờn thế giới ỏp dụng trong cụng tỏc hạch toỏn. Ngồi ra đõy cũn là hỡnh thức đơn giản, dễ làm đặc biệt là thớch hợp trong việc ỏp dụng kế toỏn mỏy của doanh nghiệp nú cũng thớch hợp với yờu cầu quản lý, với khối lượng cụng việc và trỡnh độ của cỏc nhõn viờn kế toỏn của Cụng ty.
3.1.2.5. Về bỏo cỏo
Cụng ty thực hiện theo đỳng chế độ quy định ( thường là 06 thỏng một lần ), cỏc bỏo cỏo tài chớnh được nộp cho cơ quan thuế, ngõn hàng. Ngồi cỏc bỏo cỏo tài chớnh, Cụng ty cũn lập cỏc bỏo cỏo nội bộ theo yờu cầu quản lý giỳp ban Giỏm đốc Cụng ty cú thể đưa ra những quyết định kịp thời, chớnh xỏc.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty
3.2.1. Viờc xõy dựng định mức tiờu hao và dự trữ nguyờn vật liệu.
Cụng ty cần xõy dựng một hệ thống định mức cho việc tiờu hao nguyờn vật liệu cho từng sản phẩm, từng đối tượng sử dụng, và lập bảng đăng ký định mức tiờu hao nguyờn liệu, vật tư. Cú như vậy mới quản lý chặt chẽ vật tư và làm giảm chi phớ nguyờn vật liệu, hạ giỏ thành sản phẩm. Bờn cạnh đú, cụng ty cần tiếp tục phỏt huy cụng việc kiểm kờ được thực hiện nghiờm tỳc, chặt chẽ sẽ tăng cường hiệu lực quản lý, trỏnh mất mỏt, hao hụt nguyờn vật liệu và giảm thiểu những lĩng phớ trong khõu dự trữ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phũng kế toỏn cú tỏc dụng kịp thời phỏt hiện tỡnh trạng thiếu hụt, dư thừa hay mất mỏt của nguyờn vật liệu.
BẢNG ĐĂNG Kí ĐỊNH MỨC TIấU HAO NGUYấN LIỆU, VẬT TƯ CHO MỘT ĐƠN VỊ SẢN PHẨM Tờn doanh nghiệp: Cụng Ty TNHHCB Gia Vị Nedspice Việt Nam Địa chỉ: Ấp Hồ Lõn, Xĩ Thuận Giao, Huyện Thuận An, Bỡnh Dương MST: 3700227650 Mẫu 07/ĐKĐM-SXXK
Fax: 0650.37479 96 1.Mĩ sản phẩm: 0557 Tờn sản phẩm: Tiờu đen tiệt trựng Y12GR (25 kg/bao) Đơn vị tớnh: Kg STT Tờn Nguyờn phụ liệu Mĩ NPL Đơn vị tớnh Định mức Tỷ lệ hao hụt (%) Định mức kể cả hao hụt Nguồn cung cấp 01 Bao giấy kraft (54x85x17c m) 027 Cỏi 0.04000 5 0.04200 NK 02 Hạt tiờu đen
chưa xay 011 Kg 1.00000 4 1.04000 Mua VN
03
Nhĩn giấy
(85x96 mm) 004 Cỏi 0.04000 5 0.04200 Mua VN
3.2.2. Nõng cao hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ
Cụng ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam là doanh nghiệp hạch toỏn độc nờn cụng ty cần xem xột cỏc tỷ lệ hao hụt trong quỏ trỡnh làm, bốc dỡ và nhập kho. Cần phải quy định rừ ràng cụ thể hơn và cần xỏc định tỷ lệ hao hụt cho sỏt với thực tế. Cụng ty cần sử lý nghiờm minh cỏc trường hợp hao hụt ngồi định mức bằng cỏch tăng cường hơn nữa trỏch nhiệm vật chất của người cú liờn quan.
Thủ kho phải cú nghiệp vụ kho, khi nhập xuất nguyờn vật liệu thỡ phải sắp xếp dễ nhỡn, dễ tỡm, dễ lấy, trong kho phải gọn gàng ngăn lắp.
3.2.3. Phương phỏp hạch toỏn kế toỏn tổng hợp
Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng việc hạch toỏn theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ. Theo em thỡ với quy mụ và đặc điểm sản xuất của cụng ty thỡ phương phỏp này chưa phự hợp lắm. Mặc dự tiết kiệm được cụng sức ghi chộp nhưng độ chớnh xỏc của phương phỏp này khụng cao vỡ khụng theo dừi một cỏch thường xuyờn, liờn tục về tỡnh hỡnh biến động của cỏc loại vật tư, hàng hoỏ, sản phẩm trờn cỏc tài khoản phản ỏnh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ỏnh giỏ trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chỳng trờn cơ sở kiểm kờ cuối kỳ, xỏc định lượng tồn kho thực tế. Từ đú xỏc định lượng xuất dựng cho sản xuất kinh doanh và cỏc mục đớch khỏc trong kỳ . Trị giỏ hàng tồn kho khụng căn cứ vào số liệu trờn tài khoản sổ kế toỏn để tớnh mà lại căn cứ vào số liệu kiểm kờ. Tiếp đú giỏ trị hàng xuất kho cũng khụng căn cứ trực tiếp vào cỏc chứng từ xuất kho để tổng hợp, phõn loại
Bỡnh dương ngày 01 thỏng 03 năm 2012 Tổng Giỏm Đốc
theo cỏc đối tượng sử dụng rồi ghi vào sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kờ và trị giỏ vật tư, hàng hoỏ mua vào trong kỳ.
Cụng ty nờn chuyển sang ỏp dụng hạch toỏn theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn vỡ nú theo dừi và phản ỏnh thường xuyờn,liờn tục và cú hệ thống tỡnh hỡnh nhập,xuất,tồn kho vật tư hàng húa trờn sổ kế toỏn, từ đú đỏnh giỏ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ một cỏch chớnh xỏc và kịp thời
3.2.4. Tổ chức sổ để quản lý cụng cụ dụng cụ
Hiện nay, cụng cụ dụng cụ của cụng ty cũn một số vấn đề chưa được quản lý chặt chẻ.
Thứ nhất: khi mua cụng cụ dụng cụ về cụng ty chưa lập Bảng kờ cụng cụ dụng cụ
mua vào. Do đú khụng biết được chớnh xỏc đĩ mua vào những loại cụng cụ dụng cụ gỡ để tiện cho việc quản lý. Vậy khi mua cụng cụ dụng cụ về cụng ty nờn lập bảng kờ sau:
Bảng kờ nhập cụng cụ dụng cụ
Ngày mua hàng Tờn hàng Số lượng Thành tiền
03/03 Hộp mực in 10 10,135,000
04/03 Mỏy may bao 02 13,400,0
00
04/03 Kim may bao 250 2,000,00
0 06/03 Bộ mỏy tớnh 01 5,000,000 19/03 Khẩu trang 1000 2,300,000 19/03 Bao trựm túc 1,000 1,400,00 0 19/03 Áo blue 100 1,800,00 0
Thứ hai: cuối thỏng cụng ty chưa lập bảng phõn bổ cụng cụ dụng cụ. Mục đớch của
việc lập bảng phõn bổ là để phản ỏnh giỏ trị thực tế của cụng cụ dụng cụ xuất dựng trong thỏng theo cỏc đối tượng sử dụng và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Cụng ty nờn lập bảng phõn bổ CCDC theo mẫu sau
Bảng phõn bổ CCDC Thỏng 03/2012 Tờn TK TK ghi cú TK ghi nợ 611
Tổng cộng 36,035,000
Ngày… thỏng… năm Người lập bảng Kế toỏn trưởng
3.2.5. Việc kiểm kờ định kỳ nguyờn vật liệu tại kho
Theo luật kế toỏn việt nam thỡ cuối kỳ (cuối thỏng) phải kiểm kờ kho thực tế để kết chuyển sang tài khoản hàng tồn kho và bỏo cỏo nhập xuất tồn cuối kỳ. Nhưng thực tế tại cụng ty thỡ rất ớt khi kiểm kờ kho. Nếu khi kiểm kho phỏt hiện thiếu hụt nhiều thỡ mới lập Biờn bản kiểm kờ nguyờn vật liệu, nếu khụng thỡ chỉ dựa vào số lượng, trị giỏ trờn cỏc bỏo cỏo về kho để làm căn cứ tớnh giỏ nguyờn vật liệu và ghi sổ kế toỏn.
Như vậy thỡ việc đối chiếu giữa sổ sỏch và thực tế tồn kho là phải làm thường xuyờn chứ làm việc trờn giấy tờ thỡ hàng húa trong kho thất thoỏt là điều khú trỏnh khỏi. Theo em, hàng thỏng cụng ty nờn tổ chức lập ban kiểm kờ, lập phiếu kiểm kờ nguyờn vật liệu để việc quản lý và hạch toỏn được chặt chẻ hơn.
Đơn vị: Nedspice Việt Nam Bộ phận: kho
BIấN BẢN KIỂM Kấ VẬT TƯ, CễNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HểA
-Thời gian kiểm kờ…..giờ…..ngày……thỏng……năm…….. -Bản kiểm kờ gồm:
-Đĩ kiểm kờ kho cú những mặt hàng dưới đõy: Stt Tờn, nhĩn hiệu, quy cỏch vật tư, dụng cụ, sản phẩm , hàng húa Mĩ số Đơn vị tớnh Đơn giỏ Theo sổ kế toỏn Theo kiểm kờ Chờn h lệch Phẩm chất Số lượn g Thàn h tiền Số lượn g Thàn h tiền Thừa Thiếu Cũn tốt 100% Kộm phẩ m chất Mất phẩm chất ễng bà………..chức vụ………đại diện………trưởng ban………. ễng bà………..chức vụ………đại diện………ủy viờn……… ễng bà………..chức vụ………đại diện……… ủy viờn ………..
Số lượn g Thàn h tiền Số lượn g Thàn h tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng
3.2.6. Hạch toỏn xuất kho nguyờn vật liệu:
Đối với cỏc nghiệp vụ hạch toỏn xuất kho nguyờn vật liệu, thụng thường kế toỏn căn cứ vào nội dung trong phiếu để hạch toỏn. Mà việc viết phiếu lại do phũng sản xuất viết. Nhưng phũng sản xuất do khụng nắm bắt được nội dung trong phiếu xuất lại liờn quan đến nghiệp vụ kế toỏn và do khụng hiểu nghiệp vụ nờn phũng sản xuất nhiều khi phản ỏnh khụng chớnh xỏc nội dung xuất nguyờn vật liệu. Điều này dẫn đến việc hạch toỏn sai và sau này khi kiểm tra, quyết toỏn phỏt hiện sai lại phải tiến hành hạch toỏn lại cho chớnh xỏc.
Vậy nờn tỏch riờng phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho ra thành 2 phiếu. Phiếu xuất kho để thủ kho lập, cũn phũng sản xuất chỉ lập phiếu đề nghị xuất kho khi cú nhu cầu.
3.2.7. Hạch toỏn TK 142 "Chi phớ trả trước ngắn hạn"
Trong cụng tỏc hạch toỏn cụng cụ dụng cụ thỡ cú một số loại cụng cụ dụng cụ cú giỏ trị lớn được sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh như mỏy vi tớnh, mỏy may bao... Vỡ vậy kế toỏn cần trớch trước chi phớ phõn bổ ra từng kỳ theo thời gian sử dụng của cụng cụ đú để tớnh được chớnh xỏc chi phớ sản xuất kinh doanh của từng kỳ và xỏc định chớnh xỏc lợi nhuận từng kỳ của cụng ty.
Khi mua về kế toỏn định khoản: Nợ TK 142 ( giỏ mua)
Nợ TK 133 (thuế)
Cú TK 111, 112 (tổng giỏ thanh toỏn) Khi phõn bổ mỏy vi tớnh
Nợ TK 627,641(giỏ phõn bổ) Cú TK 142 (giỏ phõn bổ)
3.2.8. Đầu tư phần mềm hữu hiệu và trang thiết bị hiện đại phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn cũng như cho tồn bộ quỏ trỡnh quản lý hệ thống thụng tin của cụng ty. kế toỏn cũng như cho tồn bộ quỏ trỡnh quản lý hệ thống thụng tin của cụng ty.
Hiện nay cụng ty đang sử dụng hệ thống phần mềm Itas do Cụng ty mẹ đặt hàng từ một cụng ty thiết kế phần mềm ở nước ngồi, sử dụng chung cho tất cả cỏc phũng ban để làm việc trực tiếp trong nội bộ tồn tập đồn (bao gồm phần hành kế toỏn, mua bỏn hàng, sản xuất, xuất khẩu, kho,…) được đưa vào sử dụng từ 01/01/2010 với tồn bộ giao diện và cấu trỳc dữ liệu bằng tiếng Anh, gõy khú khăn rất nhiều cho việc giải trỡnh phục
Thủ trưởng đơn vị Phụ trỏch kế toỏn Thủ kho Trưởng ban kiểm kờ
về hệ thống mạng xảy ra, tồn bộ cụng tỏc dữ liệu đều bị ngưng lại hồn tồn và chờ đợi quản trị mạng tại Anh xử lý cập nhật, gõy khú khăn cho cỏc hoạt động dữ liệu cung cấp thụng tin cũng như hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh khụng được kịp thời.
Bờn cạnh đú, hệ thống thụng tin của phần mềm này vẫn chưa được xuyờn suốt từ khõu đầu vào đến khõu cuối cựng đầu ra, làm tốn kộm nhiều thời gian cũng như nguồn nhõn lực. Việc cần thiết cấp bỏch hiện nay thiết nghĩ Ban quản trị nờn cú kế hoạch đặt hàng cụng ty thiết kế phần mềm thiết kế lại hệ thống xử lý thụng tin sao cho cú thể xuyờn suốt được cả hệ thống mà cơ chế vận hành tương tự như hệ thống quản lý ERP nổi tiếng hiện nay. Tuy nhiờn, ưu điểm của phần mềm Itas mà cty đang sử dụng là mang tớnh bảo mật và an tồn rất cao, chỉ cú những nhõn viờn chuyờn trỏch mới cú được tài