2.1.4.1 Chuẩn bị bộ chứng từ:
Sau khi nhân viên chứng từ hồn thành tờ khai hàng hĩa nhập khẩu và tờ khai trị giá tính thuế hàng hĩa nhập khẩu (trường hợp nhập kinh doanh cĩ thuế nhập khẩu) thì giao bộ chứng từ cho nhân viên giao nhận chuyên phụ trách việc mở tờ khai, tổ chức nhận hàng tại cảng.
Nhân viên giao nhận khi đã nhận được bộ chứng từ từ nhân viên chứng từ thì phải kiểm tra lại xem cĩ thiếu sĩt gì khơng để bổ sung và sắp xếp theo thứ tự để cán bộ hải quan tiến hàng kiểm tra bộ chứng từ nhanh chĩng hơn.
Những chứng từ cần chuẩn bị để làm thủ tục hải quan hàng nhập được sắp xếp theo thứ tự sau và bao gồm:
Phiếu tiếp nhận hồ sơ làm thủ tục hải quan: 2 bản chính
Một bản dùng để làm thủ tục hải quan và được trả lại cho người khai hải quan khi bộ hồ sơ được tiếp nhận (dùng để lấ tờ khai sau khi kiểm hĩa).
Một bản lưu hải quan (người khai hải quan đăng kí ngày, giờ kiểm hĩa cho lơ hàng) Tờ khai hải quan hàng nhập HQ/2002: 2 bàn chính
+Một bản lưu hải quan (hải quan giữ lại). +Một bản lưu người khai hải quan.
Tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu: 1 bản chính Giấy giới thiệu của Cơng Ty: 1 bản chính
Hợp đồng thương mại (Sale Contract): 1 bản sao
Hĩa đơn thương mại (Comercial Ivoice): 1 bản chính và 1 bản sao Bản kê chi tiết (Packing list): 1 bản chính và 1 bản sao
Vận tải đơn (B/L): 1 bản sao
Tùy theo từng mặt hàng cụ thể mà bộ hồ sơ hải quan cịn phải cĩ thêm các chứng từ khác như: giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 1 bản chính, giấy phép nhập khẩu 1 bản (là bản chính nếu nhập khẩu 1 lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản gốc để đối chiếu)ai5