Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần 77 áp dụng theo danh mục chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và các văn bản bổ sung theo quyết định trên.
- Chứng từ sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hoá đơn bán lẻ
+ Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Bảng kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
+ Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài.
+ Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có,…. - Trình tự luân chuyển chứng từ gồm các bước sau:
+ Kiểm tra chứng từ: Khi chứng từ được luân chuyển đến bộ phận kế toán đều được các kế toán viên kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, hợp pháp và việc tính toán chính xác trên chứng từ.
TSCĐ hữu hình Số năm
Nhà xưởng, vật kiến trúc 6 - 30 Máy móc, thiết bị 3 - 15,5 Phương tiện vận tải 6 - 10 Thiết bị, dụng cụ quản lý 5 - 8
toán
+ Hoàn chỉnh chứng từ: Các kế toán viên sẽ bổ sung vào các chứng từ các yếu tố còn thiếu trên chứng từ (nếu cần), phân loại chứng từ, lập định khoản kế toán trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
+ Chuyển giao và sử dụng chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra hoàn chỉnh sẽ được giao cho các bộ phận có nhu cầu thu thập và xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ.
- Lưu trữ và quản lý chứng từ: Chứng từ sau khi được sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán thì sẽ được phòng kế toán bảo quản và lưu trữ. Đối với chứng từ được dùng để lập BCTC sẽ được lưu trữ tối thiểu trong vòng 10 năm. Với những chứng từ không được dùng để lập BCTC sẽ được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Đối với những chứng từ mang tính chất lịch sử như Hồ sơ Pháp lý công ty sẽ được lưu trữ vĩnh viễn.