Phần 1: Gửi khiếu nại đến nhà xuất bản
o Khiếu nại sai giá: Khi nhận được invoice từ NXB, nhân viên đặt hàng kiểm tra giá sai, nhân viên đặt hàng lập Danh mục hàng sai giá đưa vào Form bao gồm ISBN, Tựa, số lượng, đơn giá đúng, đơn giá sai, giá trị cần khiếu nại gửi NXB.
o Khiếu nại hàng hĩa: Khi nhận được báo cáo hàng thừa, hàng thiếu, hàng hư hỏng, hàng khơng phù hợp từ nhân viên kiểm hàng của Bộ phận Kho với đầy đủ ISBN, Tựa, Số lượng, số invoice, nhân viên đặt hàng kiểm tra và đưa thơng tin cần khiếu nại gửi NXB. Thơng tin khiếu nại phải bao gồm ISBN, tựa, số lượng, đơn Giá , và giá trị cần khiếu nại
Khi nhận được thơng tin khiếu nại, NXB sẽ tiến hàng xem xét và kiểm tra, nếu NXB:
Khơng đồng ý giảm nợ : Hàng hĩa khơng bỏ sĩt tại kho của NXB, và việc giao hàng đã thể hiện đầy đủ số kiện, số thùng trên hĩa đơn, thì NXB sẽ khơng chấp nhận khiếu nại này cũng như việc khiếu nại sai giá khơng đúng. Nếu hàng hĩa khơng bỏ sĩt tại kho của NXB, bước tiếp theo kiểm tra hàng hĩa ở phía đại lý vận chuyển, việc bàn giao hàng hĩa cho bộ phận Kho của nhân viên nhận hàng. Nếu đại lý vận chuyển bỏ sĩt hàng hoặc thất lạc hàng hĩa trong quá trình vận chuyển thì đại lý vận chuyển ra hĩa đơn đền bù giá trị hàng này.
Đồng ý giảm nợ (credit): NXB sẽ thơng báo giảm nợ (release credit) gửi nhân viên đặt hàng
2.2.4 Nhận xét về quy trình nhập khẩu của Cơng ty cổ phần TM-DV Đại Trường Phát
2.2.4.1 Ưu điểm
Về Nghiên cứu thị trường : Cơng ty đã tận dụng được các mối quan hệ với những bạn hàng lâu năm.
Cơng ty thường xuyên cập nhập thơng tin về thị trường trong nước thường xuyên thơng qua các chương trình tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và thơng qua mạng Internet.
Về lên kế hoạch mua hàng : Tận dụng được kinh nghiệm lâu năm của nhân viên.
Hiện nay, cơng ty cịn ứng dụng phầm mềm SAP trong việc tính tồn kho và dự báo nhu cầu, giảm thiểu việc tính bằng cách thủ cơng.
Về giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng : Nhà cung cấp của cơng ty đa số là những NCC cĩ quan hệ lâu năm và cĩ sự tin tưởng cũng như thấu hiểu nhau vì thế quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi, nhờ
cơng nghệ thơng tin phát triển nên việc nắm bắt thơng tin cũng diễn ra chính xác và nhanh chĩng.
Về Thuê phương tiện vận tải: Do cơng ty nhập khẩu theo điều kiện FOB nên chủ động được trong việc tìm phương tiện vận tải, chủ động, tiết kiệm trong chi phí vận tải.
Nhờ phương thức vận tải LCL mà cơng ty giảm thiểu được các chi phí trong đĩng gĩi bao bì, giảm rủi ro hư hỏng hàng hĩa, giảm thời gian vận chuyển.
Về phương thức thanh tốn: Cơng ty thực hiện thanh tốn qua ngân hàng, điều này cĩ lợi cho cơng ty cĩ thể đảm bảo việc nhận được hàng rồi mới thanh tốn, tận dụng được nguồn vốn.
Thời gian thực hiện quy trình: Các cán bộ nhập khẩu trình độ chuyên mơn vững, nắm rõ trình tự thực hiện của các bước, được truyền đạt một cách đầy đủ và bài bản quy trình nhập khẩu nên việc thực hiện các bước trong quy trình khá nhịp nhàng, trơi chảy. Từ đĩ khiến cả quy trình nhập khẩu được vận hành nhuần nhuyễn, các bước thực hiện vừa rõ ràng lại vừa ăn khớp nhau. Việc phân cơng thực hiện các bước, các khâu, cơng đoạn cũng đuợc phân chia rõ ràng giữa các cán bộ, tránh được tình trạng chồng chéo khi thực hiện, giảm thiểu chi phí về thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp. Chi phí phát sinh trong quy trình nhập khẩu sách báo khi chuyển từ bước này sang bước tiếp của cơng ty khơng đáng kể vì các cán bộ nhập khẩu đã cĩ nhiều năm kinh nghiệm, cĩ nhiều mối quan hệ thân quen với các bên liên quan nên hoạt động rất thuận lợi.
2.2.4.2 Nhược điểm
Về nghiên cứu thị trường: Cơng tác nghiên cứu thị trường quốc tế của cơng ty vẫn chưa được quan tâm đầu tư, vì thế gặp rủi ro trong việc bị sức ép từ phía những nhà cung cấp cũ.
Làm thủ tục hải quan: Hiện nay ngành Hải quan yêu cầu doanh nghiệp phải tự kê khai, áp mã tính thuế. Điều này cũng làm tăng thêm ngánh nặng cho nhân viên của Cơng ty trong việc hồn thành bộ hồ sơ Hải quan sau đĩ sẽ được nhân viên Hải quan kiểm tra lại. Quy định này gây thêm khĩ khăn cho doanh nghiệp, kéo dài thời gian làm thủ tục thơng quan nhập khẩu làm giảm hiệu quả, trong khi nếu hải quan khơng đồng ý với kết quả tính thuế mà doanh nghiệp đã tính thì sau khi kiểm tra họ sẽ vẫn gửi thơng báo điều chỉnh thuế cho doanh nghiệp
Vấn đề nhân sự trong quy trình: Hiện tại bộ phận nhập khẩu của Cơng ty cĩ hiện tượng quá tải trong cơng việc. Để giải quyết vấn đề quá tải Cơng ty quyết định tuyển mộ nhân sự mới, vì kinh nghiệm người mới chưa nhiều nên gặp phải sai sĩt trong các vấn đề liên quan đến nhập khẩu.
Việc áp dụng mơ hình mới vào trong dự báo và quản lý danh mục mua hàng vẫn cịn chưa hồn thiện nên cũng gây trở ngại.
Chính thức đi vào hoạt động từ năm 2006, hiện nay Cơng ty CP TM – DV Đại Trường Phát đang từng bước mở rộng,cơng tác nhập khẩu sách báo ngoại văn đĩng vai trị quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của Cơng ty. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt huyết, cơng tác nhập khẩu đã và đang mang lại nhiều lợi nhuận cho Cơng ty, tuy nhiên vẫn cịn gặp nhiều khĩ khăn. Vì thế, nhu cầu hồn thiện các quy trình nhập khẩu của Cơng ty là vơ cùng cần nhằm gĩp phần thúc đẩy trong cơng cuộc phát triển và mở rộng của cơng trong giai đoạn sắp tới.
Chương 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TM-DV ĐẠI TRƯỜNG PHÁT
3.1Phương hướng và chiến lược phát triển của cơng ty trong tương lai
Việt Nam là một nước nơng nghiệp, giàu nguồn nhân lực cĩ trình độ học vấn, giàu tài nguyên thiên nhiên; nhưng trải qua chiến tranh lâu dài chống thực dân, đế quốc xâm lược, nhiều thiên tai, nên kinh tế cịn nghèo, kém phát triển; nhưng cĩ ổn định về chính trị, cĩ tốc độ tăng trưởng vào loại cao trong khu vực và các nước đang phát triển.
Chủ trương của Đảng, Nhà nước tiếp tục đẩy mạnh Đổi Mới, Mở Cửa, đa phương hố quan hệ thương mại, đẩy mạnh cải cách hành chính, hồn thiện mơi trường luật pháp, khuyến khích đầu tư... cho nên Việt Nam vẫn là thị trường hấp dẫn đối với các nhà đầu tư nước ngồi.
Nhu cầu lớn của các cơ quan, viện nghiên cứu khoa học, các thư viện lớn, các trường đại học và nhân dân nước ta về trao đổi thơng tin nhằm tiếp cận trình độ khoa học cơng nghệ cao, trình độ quản lý tiên tiến của các nước trên thế giới ngày
càng tăng cao. Song song với nhu cầu về sách báo ngoại văn nước ngồi, khả năng
sử dụng ngoại ngữ của số đơng người lao động tăng lên rõ rệt. Đây là thuận lợi cơ
bản cho sự nghiệp kinh doanh của Đại Trường Phát.
3.2 Chiến lược kinh doanh của Đại Trường Phát
Căn cứ vào chủ trương phát triển đất nước Đảng và chính sách của Nhà nước lãnh đạo Đại Trường Phát cần giao cho các phịng ban tập trung xây dựng chiến lược kinh doanh với tầm nhìn trung hạn 5 năm và dài hạn 10 năm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sách báo, văn hố phẩm của đơn vị mình. Cụ thể hĩa các chiến lược phát triển của cơng ty như sau:
3.2.1 Về mở rộng kinh doanh và phát triển thị trường
- Về vấn đề nhập khẩu sách, báo, thiết bị thì cơng ty chủ trương xây dựng chiến
- Mở rộng kinh doanh bằng cách tăng cường thơng tin, chào hàng đến các trường học, trung tâm Anh nghữ, các Tổng Cơng Ty quốc doanh trong nước, các Liên doanh với nước ngồi ở Việt Nam; kể cả các doanh nghiệp tư nhân, tuy nhỏ nhưng rất đơng và rất cần những tri thức hiện đại quốc tế thơng qua sách báo nước ngồi.
- Mở rộng, phát triển các đại lý tiêu thụ xuất bản phẩm nhập khẩu của Đại
Trường Phát trong nước, tiến tới mỗi thành phố lớn, đơ thị trong nước ít nhất cĩ một đại lý của Đại Trường Phát để mọi bạn trẻ, các nhà khoa học, quản lý cĩ điều kiện tiếp cận với các thơng tin khoa học tiên tiến của thế giới.
3.2.2 Về tổ chức quản lý và chuyên mơn nghiệp vụ
- Hồn thiện bộ máy quản lý kinh doanh theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, tránh chồng chéo, ít khâu trung gian, bảo đảm khả năng huy động tồn bộ tiềm lực của bộ máy trong những thời điểm cần thiết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Hồn thiện quy trình kinh doanh, giảm thiểu thời gian đưa xuất bản phẩm nhập khẩu vào lưu thơng
- Phát triển bộ phận Marketing, bộ phận ứng dụng cụng nghệ tin học, xây dựng và ban hành quy chế quản lý và hoạt động của bộ phận này với mục đích cĩ tác dụng hỗ trợ cao nhất cho hoạt động kinh doanh.
- Lập kế hoạch đào tạo nhân viên mới, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên cũ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong quá trình hoạt động kinh doanh của cơng ty
3.3 Một số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện quy trình nhập khẩu tại Cơng Ty Cổ phần TM – DV Đại Trường Phát Ty Cổ phần TM – DV Đại Trường Phát
3.3.1 Cơ sở đưa ra giải pháp
Đối với văn hố và nền kinh tế tri thức. “Đất nước ta đã chuyển sang một thời kỳ mới, thế và lực đã khác trước nhiều, tuy nhiên hiện nay nước ta vẫn là một trong những nước nghèo... Trong lúc các nước tiên tiến trên thế giới đĩ hồn thành hai cuộc cách mạng cơng nghiệp và đang thực hiện cuộc cách mạng thơng tin, thì
thơng tin hiện nay, chúng ta cần phải tiếp cận nhanh chĩng với tri thức và cơng nghệ mới nhất của thời đại để hiện đại hố nền kinh tế, tạo ra sự chuyển dịch cơ cấu
kinh tế theo hướng từng bước hình thành nền kinh tế tri thức, cĩ năng lực cạnh
tranh với giá trị gia tăng ngày càng cao
Phát triển dựa vào tri thức và cơng nghệ cao, địi hỏi phải cĩ vốn đầu tư và
trước tiên là đầu tư phát triển nguồn lực con người, những người chủ sáng tạo
tương lai của đất nước để tạo ra được động lực thực sự, tạo mơi trường thuận lợi cho tri thức và cơng nghệ cao phát triển. Muốn phát triển nguồn nhân lực từ thế hệ trẻ, nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phải tăng mạnh đầu tư của tồn xã hội cho giáo dục đào tạo và nghiên cứu, ứng dụng khoa học theo hướng
nhập khẩu sách báo về thơng tin-khoa học, đồng thời với nhập khẩu cơng nghệ hiện
đại, đáp ứng cho sự phát triển kinh tế đất nước. Yếu tố quyết định thúc đẩy nước ta đi nhanh vào kinh tế tri thức là trình độ dân trí cao, cĩ nguồn nhân lực trẻ mạnh về trí tuệ và khoa học cơng nghệ.
Ta thấy rằng trong nhập khẩu sách báo cần chú ý đến tính văn hĩa xã hội sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển đất nước, phục vụ tốt các cơng tác nghiên cứu, học tập và giảng dạy. Tuy nhiên do tính chất đặc thù của ngành sách báo, nội dung loại hàng hĩa đặc biệt này địi hỏi phải phù hợp văn hĩa thuần phong mỹ tục của Việt Nam. Do vậy việc nhập khẩu sách báo phải đảm bảo về mặt nội dung tư tuởng, chính trị, văn hĩa. Bên cạnh mục tiêu lợi nhuận, hoạt động nhập khẩu cịn phải bảo đảm yêu cầu"Tiết kiệm và hiệu quả cao trong sử dụng vốn nhập khẩu", "Bảo vệ thúc đẩy kinh doanh xuất bản phẩm trong nước phát triển". Mục tiêu hàng đầu của việc nhập khẩu sách báo là chất lượng và tính cập nhật cao của sách báo nhập khẩu, giúp bạn đọc tiếp cận được với những tư liệu quý giá của nước ngồi.
Như vây, việc đưa ra giải pháp hồn thiện hoạt động nhập khẩu nĩi chúng và đặc biệt đối với quy trình nhập khẩu sách báo nĩi riêng tại Cơng ty xuất nhập khẩu hàng sách báo Việt Nam phải dựa trên nguyên tác chủ yếu sau:
- Tuân thủ theo đúng phương hướng, chiến lược phát triển tổng thể của ngành xuất bản phẩm, chiến lược của cơng ty Đại Trường Phát.
- Tuân thủ chặt chẽ các quy định cĩ liên quan của Nhà nước.
- Giải quyết được một số khâu cịn hay gặp vướng mắc khi tiến hành thực hiện quy trình nhập khẩu sách báo.
3.3.2 Một số giải pháp cơ bản nhằm hồn thiện quy trình nhập khẩu tại Cơng ty Cổ phầnThương mại – Dịch vụ Đại Trường Phát phầnThương mại – Dịch vụ Đại Trường Phát
3.3.2.1 Giải pháp hồn thiện nghiên cứu thị trường
Trong những năm qua, cơng ty đã quan tâm đến hoạt động này song việc nghiên cứu thị trường chưa được thực hiện một cách hợp lý. Với quy mơ hoạt động khơng nhỏ, song bộ phận chuyên trách làm cơng tác nghiên cứu thị trường của Cơng ty vẫn cịn hoạt động chưa hiệu quả, các cơng tác nghiên cứu phát triển thị trường chủ yếu tập trung ở thị trường nội địa, thị trường nguồn cung chưa được quan tâm đúng mức, cơng ty chủ yếu giao dịch với những nhà cung cấp cĩ quan hệ từ lâu đời với cơng ty.
Trong hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước, cơng ty cần đẩy mạnh các chương trình nhằm tạo sự tương tác với khách hàng nhiều hơn nhằm thu thập thơng tin qua các hoạt động như:
+ Phục vụ sách tại các chương trình, hội nghị.
+ Tổ chức hội sách các các khu vực trường học.
+ Các chương trình đổi sách, cuộc thi về đọc sách.
+ Chương trình tri ân khách hàng.
+ Tham gia các hội chợ sách.
+ Hồn thiện hệ thống website.
Đối với thị trường nước ngồi, cơng ty cần đẩy mạnh các cơng tác nghiện cứu thị trường nước ngồi, tìm nhà cung cấp mới qua mạng Internet, hội chợ thương mại…
Phân chia, mở rộng khu vực nghiên cứu cho nhân viên, phân chia thị trường trong và ngồi nước, thị trường cĩ sẵn và thị trường mới. Bộ phận này khơng chỉ nghiên cứu các thơng tin về khả năng tài chính, năng lực, uy tín… của các đối tác truyền thống mà cịn nghiên cứu thị trường mới. Đồng thời, nghiên cứu hệ thống kinh tế- chính trị - xã hội – pháp luật – phong tục của đối tác để mở rộng thị trường nhập khẩu, tìm ra những thuận lợi trong quá trình giao dịch và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Nâng cao nghiệp vụ Marketing cho nhân viên
Sơ đồ 3.1 Các bước thực hiện nghiên cứu thị trường
XÂY DỰNG MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG VÀ LỰA CHỌN MỤC TIÊU
THU THẬP THƠNG TIN
XỬ LÝ THƠNG TIN PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN CHỦNG LOẠI HÀNG NHẬP PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN THỊ TRƯỜNG PHÂN TÍCH ĐỐI THỦ CẠNH TRANH PHÂN TÍCH KHAI THÁC CƠNG SUẤT THỊ TRƯỜNG DỰ BÁO THỊ TRƯỜNG
3.3.2.2Giải pháp quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu:
- Khơng ngừng cập nhập danh mục xuất khẩu hàng hĩa nhằm giảm thiểu việc mua nhầm các hàng bị liệt vào mục cấm nhập khẩu.