Hoạt động dự báo nhu cầu sản phẩm được thực hiện bởi bộ phận kinh doanh.
Leadtime của đơn hàng thường từ 3-4 tuần đối với đường hàng khơng và từ 1-2,5 tháng đối với đường biển tùy thuộc vào địa điểm kho hàng của nhà cung cấp. Do đĩ, việc đặt hàng sẽ được thực hiện 3 tháng một lần. Ngồi ra, tuy theo nhu cầu phát sinh từ các khách hàng mà cơng ty cịn linh động nhập hàng theo các đơn hàng của khách hàng đặt mua.
2.2.3.3 Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng
Phương thức giao dịch được Cơng ty sử dụng thường xuyên là giao dịch trực tiếp bằng cách thơng qua các phương tiện bưu điện, điện thoại, hoặc trực tiếp gặp gỡ đối tác trong trường hợp cĩ nhà cung cấp mới hay trong trường hợp kí kết hợp đồng lớn. Phương thức này cho phép Cơng ty cĩ thể đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau một cách nhanh chĩng, ít tốn kém và vẫn đảm bảo tính an tồn cao.
Căn cứ vào catalogue chào hàng của các nhà cung cấp, danh mục sách truy cập mạng từ Internet, vào sự phân tích nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước, sự Kế hoạch mua hàng căn cứ vào:
- Kế hoạch bán hàng theo từng mặt hàng và khách hàng. - Các đơn hàng cần giao.
- Tồn kho tối thiểu : Số lượng đặt hàng khơng vượt quá 3 tháng bán hàng theo cơng thức : (Số lượng bán hàng 12 tháng gần nhất/12) x 3
- Phiếu mua hàng. - Tồn kho hiện tại.
biến động và xu thế biến đổi của cầu lượng hàng tồn kho mà cơng ty tiến hành đặt hàng
Cơng ty sẽ chủ động gửi “Thư chào mua” (hay cịn gọi là “thư hỏi hàng”- Letter of enquiry) tới các nhà xuất bản cĩ khả năng đáp ứng nhu cầu của Cơng ty mà Cơng ty đã cĩ quan hệ từ trước. Trong thư chào mua, Cơng ty thể hiện rõ nhu cầu của mình về loại sách, thiết bị và đề nghị phía nhà cung cấp cho biết thơng tin về giá cả (nếu cĩ sự thay đổi hoặc thời gian nhận báo giá trước đây đã lâu) và các thơng tin khác cĩ liên quan. Nhận được thư chào mua của Cơng ty thì phía nhà xuất bản sẽ cĩ “Thư chào bán thụ động” (“Thư trả lời thư chào hàng”- Reply to enquiry) để cung cấp các thơng tin mà Cơng ty Đại Trường Phát đề nghị. Việc sử dụng các thư hỏi hàng thơng qua email… như trên thường cung cấp cho Cơng ty những thơng tin khá đầy đủ, rõ ràng.
Thơng thường một đầu sách Đại Trường Phát chỉ mua từ một nhà cung cấp (NCC) duy nhất (từ Nhà xuất bản), trong một số trường hợp đặc biệt mới mua từ các nhà cung cấp khác (như Amazon,…)
Các tiêu chí lựa chọn NCC thường áp dụng cho các nghiệp vụ mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp
1.Giá
2.Thời gian giao hàng, 3.Điều kiện giao hàng
- Phương thức giao hàng (FOB/CIF…) – Thường thì Cơng ty sử dụng phương thức FOB Incoterm 2000
- Phí vận chuyển 4.Bảo hành bảo trì
- Thời gian bảo hành - Chi phí nhân cơng
2.2.3.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.2.3.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu 2.2.3.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Bước 1: Lập danh mục xin cấp Giấy Phép
-Sau khi gửi đơn hàng cho Nhà Xuất Bản, nhân viên đặt hàng gửi ngay Phiếu đặt hàng cho nhân viên lập chứng từ nhập khẩu làm thủ tục cấp phép từ Cục Xuất Bản. Thơng tin gồm: Mã hàng, Tên nhà xuất bản(NXB), Tên gốc của tựa, số lượng, xuất xứ hàng hĩa
-Nhân viên chứng từ : thực hiện các bước sau khi nhận đơn hàng và dự kiến hàng về của nhân viên đặt hàng
* Lập Danh mục xuất bản phẩm nhập khẩu để kinh doanh (theo mẫu của Cục Xuất Bản) Nội dung Danh Mục bao gồm:
Mã ISBN
Tên gốc xuất bản phẩm (XBP) Tên XBP bằng Tiếng Việt Tác giả
Nhà Xuất Bản
Thể loại: Giáo trình, truyện đọc, từ điển, giáo trình đọc hiểu, sách thiếu nhi, sách tham khảo
Số bản: Đăng ký tối thiểu từ 500 - 3000 bản và số bản phải hợp lý dựa trên số lượng của đơn hàng
Tĩm tắt nội dung: Đưa nội dung ngắn gọn, phần tĩm tắt từ 3 – 5 dịng Đánh dấu tên XBP cĩ kèm băng, đĩa, hình ảnh, …
Phạm vi sử dụng: Trường học, thư viện..
* Lập Giấy đăng ký danh mục xuất bản phẩm nhập khẩu để kinh doanh (theo mẫu của Cục Xuất Bản)
Nội dung phần lớn khơng thay đổi, chỉ thay đổi các nội dung sau tùy theo việc khai báo của mỗi giấy phép (GP).
Tổng số tên Tổng số bản Tổng số băng, đĩa,
Tên nhà cung cấp/ Nhà xuất bản Cửa nhập khẩu
Bước 2: Phê duyệt và đĩng dấu
- Trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt và đĩng dấu, nhân viên chứng từ cần rà sốt, lập danh mục các sách cĩ chủ đề về địa lý, atlas cĩ hình ảnh về biển đảo, quần đảo…phản ánh sai lệch về chủ quyền biển đảo nước Việt Nam, sách về lịch sử trình Tổng giám đốc xem xét và loại bỏ.
- Gửi Tổng giám đốc ký tên và đĩng dấu 02 bộ Danh mục xuất bản phẩm nhập khẩu và Giấy đăng ký Danh mục xuất bản phẩm nhập khẩu.
Bước 3: Chuyển phát nhanh Bộ Giấy Phép ra Cục xuất bản (CXB) xem xét kiểm tra và ký duyệt số Giấy Phép
Bước 4: Cục xuất bản tiếp nhận Bước 5: Cục xuất bản xét duyệt, nếu:
Bước 6(a): Cục xuất bản khơng đồng ý: Sẽ trả giấy phép, từ chối cấp phép hoặc đề nghị điều chỉnh bổ sung, nhân viên chứng từ sẽ chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Cục xuất bản.
Bước 6(b) Cục xuất bản đồng ý: Giấy phép được duyệt. Sẽ cho số giấy phép và trả giấy phép cho đơn vị thụ hưởng
Bước 7: Nhận và lưu giấy phép
2.2.3.4.2 Thuê phương tiện vận tải
Cơng ty thường nhập khẩu theo điều kiện FOB – Incoterm 2000 do đĩ chủ động được trong việc giảm chi phí vận chuyển, hạ giá thành sản phẩm. Đại Trường Phát tự nghiên cứu, giao dịch với các cơng ty vận tải và giao nhận trong và ngồi nước,
hàng cĩ số lượng lớn để giảm tối đa giá thành và vận chuyển hàng bằng container theo phương thức giao hàng lẻ LCL, và bằng đường hàng khơng đối với những lơ hàng cĩ số lượng nhỏ để phục vụ kịp thời đối với những đơn đặt địi hỏi thời gian. Cơng ty sẽ thanh tốn theo từng chuyến hàng sau khi hãng vận tải đĩ giao vận đơn. Các hãng vận tải cơng ty thường liên kết là Vinstrans, Vinalink .