Theo như phân tích ở chương 2, phần lớn doanh nghiệp có cơ sở thông tin nhân sự nhưng không đầy đủ, cập nhật và dễ dàng tiếp cận. Vì vậy khi thực hiện các biện pháp quản lý và phát triển nhân lực còn gặp nhiều khó khăn. Công ty nên có thông tin nhân sự, quản lý NNL được lưu trữ đầy đủ, thường xuyên cập nhật và dễ dàng tiếp cận. Công việc lưu trữ hồ sơ nhân sự này cần thực hiện một cách khoa học và nên kết hợp với việc lưu trữ thông tin này trên máy vi tính. Công ty nên có phần mềm quản lý NNL để việc quản lý nhân lực được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Thông tin quản lý nguồn nhân lực cần bao gồm không chỉ những biểu mẫu quan
lxxxiii
trọng cho quản lý nhân sự của công ty như bản mô tả công việc, lý lịch, kết quả đánh giá thực hiện công việc, hay đánh giá nhu cầu đào tạo mà còn có các báo cáo cần thiết cho quản lý và phát triển nguồn nhân lực như tổng kết tình hình đào tạo nhân viên, bố trí nhân viên, bổ nhiệm, lương và năng suất lao động, báo cáo cho Sở lao động, thương binh và xã hội.
Việc lưu trữ tốt thông tin quản lý NNL giúp lãnh đạo công ty dễ dàng tiếp cận thông tin về nguồn nhân lực của mình để ra các quyết định quản lý kịp thời; nó còn giúp cán bộ NNL đưa ra các báo cáo về quản lý nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo và bên ngoài. Mỗi người lao động cần cung cấp bản lý lịch cập nhật của mình và danh sách những khoá đào tạo, phát triển mà mình được tham gia cho cán bộ chuyên trách về NNL; Trưởng mỗi phòng ban/bộ phận cần cập nhật bản mô tả công việc của nhân viên mình và kết quả đánh giá nhân viên cho người chuyên trách về NNL hoặc phòng/ban phụ trách về NNL.