* Thủ tục nhập kho NVL
Việc tổ chức thu mua NVL tại Công ty đƣợc căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, sản phẩm trong từng quý, từng tháng, khi NVL đạt yêu cầu vào chất lƣợng, phù hợp với giá cả và thực hiện đúng hợp đồng đã ký về từng loại thì kế toán vật tƣ
tiến hành làm thủ tục nhập kho - phiếu nhập kho do kế toán vật liệu lập và ghi ba liên :
Liên 1 : Lƣu ở kế toán vật tƣ Liên 2 : Giao cho thủ kho giữ Liên 3 : Giao cho ngƣời nhập
Để làm thủ tục nhập khi cần có hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán, có đóng dấu của bộ phận tài chính và dấu của đơn vị bán.
Hàng ngày, vào cuối tháng thủ kho đem phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu thanh toán kịp thời.
Khi NVL nhập thủ kho phải ký vào phiếu nhập kho căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho, trên phiếu nhập kho ghi hai chỉ tiêu số lƣợng và giá trị, còn thẻ kho theo dõi số lƣợng.
Biểu số 01 : Trích hoá đơn bán hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao ngƣời mua Ngày 06 tháng 08 năm 2013
Mẫu số : 01GTKT3/002 Ký hiệu : HH/11P Số : 0000282 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CP HÀ ANH
Địa chỉ : Khối 2 - Phƣờng Trung Đô - TP Vinh - tỉnh Nghệ An.
Số tài khoản : 102010000389736 - Ngân hàng Công thƣơng Bến Thủy. Điện thoại: 038 3.558.492 MST: 2900488489 Họ tên ngƣời mua hàng : Lƣu Thị Hƣơng
Tên công ty : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát chi nhánh NA. Mã số thuế : 2900770693
Địa chỉ : 171 Nguyễn Trãi _ TP Vinh
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đvt Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=12 1. Bóng FE 233 Cái 25.000 3.000 75.000.000 2. Bóng đèn MQT 3005 Cái 36.000 7.000 252.000.000 Cộng tiền hàng : 327.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:
32.700.000 Tổng cộng tiền thanh toán
359.700.000
Số tiền bằng chữ : Ba trăm năm mƣơi chín triệu bảy trăm ngàn đồng Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
Biểu số 02 :Trích biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá
ĐƠN VỊ : Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tƣ, công cụ, sản phẩm …) Ngày 06 tháng 08 năm 2013
Căn cứ vào ngƣời bán Số 0143 ngày 06 tháng 08 năm 2013 Ban kiểm nghiệm gồm :
+ Ông, bà : Nguyễn Hữu Quang Chức vụ : Trƣởng phòng + Kế toán làm trƣởng ban
+ Ông, bà : Nguyễn Thị Yến Chức vụ : Trƣởng phòng vật tƣ làm uỷ viên + Ông, bà : Lê Thị Hoài Chức vụ : Thủ kho làm uỷ viên
Đã kiểm nghịêm các loại:
ĐVT: VNĐ TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tƣ Phƣơng thức kiểm nghiệm ĐVT Số lƣợng theo CT
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú SL đúng quy cách SL không đúng quy cách 1 Bóng đèn Theo số lƣơng Bóng đèn FE 233 cái 25.000 25.000 0 2 Bóng đèn Theo số lƣơng Bóng đèn MQT 3005 Cai 36.000 36.000 0 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ý kiến của ban kiểm nghiệm : các loại vật tƣ trên đều đạt đúng tiêu chuẩn có thể nhập vào
ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO TRƢỞNG BAN
Biểu số 03 : Trích phiếu nhập kho
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Vật liệu trong kho của Công ty chủ yếu xuất dùng cho việc sản xuất
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Vật liệu trong kho của Công ty chủ yếu xuất dùng cho việc kinh doanh của đơn vị khi mua có nhu cầu về vật tƣ nhãn hiệu phụ trách vật tƣ hoặc các bộ phận sản xuất viết phiếu xin nhập vật tƣ trình lãnh đạo Công ty duyệt căn cứ vào
Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An
PhiÕu nhËp kho
Ngày 6/8/2013 Mã số: 01 - VT Số: 201
Nợ: TK152 Có: TK 111 Họ và tên ngƣời giao hàng : Hoàng Anh Tuấn
Đơn vị : Công ty Hà Anh Nhập tại kho : B
Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát - Nghệ An ĐVT: VNĐ TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tƣ MS ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo CH Thực nhập 1 Bóng đèn FE 233 cái 25.000 25.000 3.000 75.000.000 2 Bóng đèn MQT 3005 cai 36.000 36.000 7.000 252.000.000 Cộng 61.000 61.000 10.000 327.000.000
Tổng số tiền bằng chữ: (Ba trăm hai mươi b ảy triệu ngàn đồng chẵn)
PHỤ TRÁCH CUNG TIÊU NGƢỜI GIAO HÀNG THỦ KHO
nhu cầu thực tế lãnh đạo duyệt cho các bộ phận bán hàng sau đó chuyển sang cho kế toán vật tƣ làm thủ tục xuất kho.
Khi xuất vật tƣ thủ kho là ngƣời ký xác nhận số lƣợng vật liệu thực tế xuất kho vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho đƣợc lập thành hai liên.
- Một liên lƣu lại phòng kế toán.
- Một liên giao cho ngƣời nhận đƣa đến kho để nhận, thủ kho làm thủ tục xuất kho, ghi số lƣợng thực xuất vào phiếu ngƣời nhận ký sau đó vào thẻ kho.
Biểu số 04 : Trích giấy yêu cầu xuất vật tƣ
Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát chi nhánh NA
GIẤY YÊU CẦU XUẤT VẬT TƢ
Ngày 08/8/2013. Kính gƣởi : Ban lãnh đạo công ty Tên tôi là : Tô Minh Quốc
Địa chỉ : Cửa hàng số 01
Tôi muốn ban lãnh đạo Công ty xuất cửa hàng một số NVL sau :
+ Bóng đèn MQT 3005: 26.000 cái + Bóng đèn FE 233 15: 12.000cái Kính mong ban lãnh đạo duyệt cho tôi.
Tôi xin cảm ơn !
NGƢỜI VIẾT GIẤY
Biểu số 05 :Trích phiếu xuất kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát chi nhánh NA
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08/8/2013 Mã số: 02 - VT Số: 250
Nợ: TK 621 Nợ : TK152 Ngƣời mua hàng : Tô Minh Quốc
Xuất tại kho : công ty
ĐVT: VNĐ TT Tên nhãn hiệu quy cách Sản phẩm MS ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Bóng đèn FE 233 x Cái 12.000 12.000 3.000 36.000.000 2 Bóng đèn MQT 3005 x cai 26.000 26.000 7.000 182.000.000 Cộng 218.000.000
Tổng số tiền bằng chữ: (Hai trăm mười tám triệu đồng)
Kế toán hạch toán vào sổ : Nợ TK 621 : 218.000.000 Có TK 152 : 218.000.000
2.2.4.2. Phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An sử dụng phƣơng pháp thẻ song song.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép kịp thời, chính xác đầy đủ cả về số lƣợng và giá trị, việc ghi chép này đƣợc thực hiện ở hai nơi là tại kho và phòng kế toán.
* Tại kho
Thủ kho sử dụng “ thẻ kho ” để tiến hành ghi chép tình hình biến động của NVL về mặt số lƣợng, thẻ kho lập chi tiết đối với từng loại NVL khi nhận đƣợc các
chứng từ nhập - xuất NVL thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, xác định số lƣợng NVL thực tế nhập - xuất rồi ghi nhận số thực nhập, thực xuất đó vào “ thẻ kho ” cuối ngày tính ra số lƣợng tồn kho của từng loại NVL và phản ánh vào thẻ kho.
Nhƣ vậy, thẻ kho phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lƣợng. Mỗi chứng từ đƣợc ghi tƣơng ứng với một dòng trên thẻ kho. Hàng ngày thủ kho phân loại theo từng loại NVL rồi giao cho kế toán vật tƣ tiến hành tính toán.
Biểu số 06 : Trích thẻ kho
Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát chi nhánh NA
Mẫu sổ: 01-VT Tờ số: 01
THẺ KHO
Ngày nhập thẻ : 01/8/2013
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ : Bóng đèn FE 233 ĐVT: VNĐ
TT
Chứng từ
Diễn giải Ngày
Số lƣợng
Ký Số
hiệu tháng Ngày Nhập Xuất Tồn
Tồn ngày 29/8/2013 50.000
1 201 6/8 Nhập kho do mua ngoài 6/8 25.000
2 250 8/8 Xuất cho cửa hàng số 1 8/8 12.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3 210 9/8 Nhập kho công ty Ngọc Anh 9/8 20.000 4 251 12/8 Xuất kho cửa hàng Minh Hà 12/8 15.000
5 252 14/8 Xuất kho phục vụ SX 14/8 5.000
6 253 19/8 Xuất kho phục vụ SX 19/8 10.000
7 211 21/8 Nhập kho Anh An 21/8 18.500
8 212 23/8 Nhập kho do mua ngoài 23/8 28.500
9 254 23/8 Xuất cho cửa hàng số 1 23/8 6.000
10 212 24/8 Nhập kho do mua ngoài 24/8 9.000
…. …. … ……….. …….. …… …… ……. ….
Cộng: 101.000 64.000
Ngày 28 tháng 8 năm 2013
NGƢỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƢỞNG
Biểu số 07 : Trích thẻ kho
Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát chi nhánh NA
Mẫu sổ: 01-VT Tờ số: 02
thÎ kho
Ngày nhập thẻ : 01/8/2013
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ : Bóng đèn MQT 3005 ĐVT: VNĐ
TT
Chứng từ
Diễn giải Ngày
Số lƣợng
Ký Số
hiệu tháng Ngày Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu kỳ
1 201 6/8 Nhập kho do mua ngoài 6/8 36.000 2 250 8/8 Xuất cho ông Minh
Quốc
8/8 26.000
3 210 8/8 Nhập kho mua rạng đông 8/8 12.000 4 221 9/8 Nhập kho mua của Bình
minh
9/8 32.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5 251 11/8 Xuất kho phục vụ SX 11/8 30.000
6 252 16/8 Xuất cho tổ lò nung 16/8 20.000
7 253 17/8 Xuất kho phục vụ SX 17/8 10.000 8 212 22/8 Nhập kho do mua ngoài 22/8 52.000
9 213 26/8 Nhập kho Anh An 26/8 40.000
10 254 28/8 Xuất kho phục vụ SX 28/8 10.500
Cộng: 172.000 96.500
Ngày28 tháng 8 năm 2013
NGƢỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƢỞNG
(Ký tên) (Ký tên)
* Tại phòng kế toán.
Khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành vào “
Sổ chi tiết vật tƣ ” và sổ này đƣợc lập chi tiết cho từng loại NVL theo chỉ tiêu số lƣợng và giá trị. Số lƣợng tồn kho NVL đƣợc phản ánh trên sổ chi tiết phải khớp với số lƣợng NVL trên thẻ kho. Mọi sai sót phải đƣợc kiểm tra xác minh điều chỉnh kịp thời theo đúng thực tế.
Biểu số 08 :Trích sổ chi tiết
Đơn vị : Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An
SỔ CHI TIẾT
Năm 2013
Tên kho : kho B Tên vật tƣ : Bóng đèn FE 233
Chứng từ
Diễn giải TKĐƢ Đơn giá
Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn
số hiệu Ng.tháng Số lƣợng Thành tiền lƣợng Số Thành tiền Số lƣợng Thành tiền
PN201 06/8 Nhập kho mua CT Hà Anh 111 3 000 25 000 75 000 000 50 000 150 000 000
PX250 08/8 Xuất cho cửa hàng số 1 621 3.000 12 000 36 000 000
PN210 09/8 Nhập của CT Ngọc Anh 111 2 000 20 000 40 000 000
PX251 12/8
Xuất kho cửa hàng Minh
Hà 621 3.000 15 000 45 000 000
PX252 14/8 Xuất kho phục vụ SX 621 3.000 5 000 15 000 000
PX253 19/8 Xuất kho phục vụ SX 621 2 000 10 000 20 000 000
PN211 21/8 Nhập kho vào Anh An 621 3.000 18 500 55 500 000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PN212 23/8 Nhập kho do mua ngoài 111 2 000 28 500 57 000 000
PX254 23/8 Xuất cửa hàng số 01 621 3.000 6 000 18 000 000
PX255 24/8 Xuất kho phục vụ SX 621 3.000 5 000 15 000 000
PN213 25/8 Nhập kho do mua ngoài 331 2 000 9 000 18 000 000
PX256 26/8 Xuất kho phục vụ SX 621 3.000 3 000 9 000 000
PX257 28/8 Xuất kho phục vụ SX 621 3 000 8 000 24 000 000
Cộng 101 000 245 500 000 64 000 182 000 000
Biểu số 10 :Trích sổ chi tiết
Đơn vị : Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An
SỔ CHI TIẾT
Năm 2013 Tên kho : kho B
Tên vật tƣ : Bóng đèn MQT 3005 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Đơn giá
Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn
Số hiệu Ng.tháng Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền
Tồn đầu kỳ 69 000 483 000 000
PN201 06/8 Nhập kho do mua ngoài 111 7 000 36 000 252 000 000
PX250 08/8 Xuất kho cho Minh Quốc 621 7 000 26 000 182 000 000
PN210 09/8 Nhập kho mua Rạng Đông 111 7 000 12 000 84 000 000
PN251 12/8 Nhập kho mua Bình Minh 331 7 000 32 000 224 000 000
PX252 14/8 Xuất kho phục vụ SX 621 7 000 30 000 210 000 000
PX253 19/8 Xuất kho tổ XD 621 7 000 20 000 140 000 000
PX211 21/8 Xuất kho phục vụ SX 621 7 000 10 000 70 000 000
PN212 23/8 Nhập kho do mua ngoài 111 7 000 52 000 364 000 000
PX254 23/8 Nhập kho Anh An 331 7 000 40 000 280 000 000
PX255 24/8 Xuất kho phục vụ SX 621 7 000 10 500 73 500 000
Cộng 170 000 1 204 000 000 96 500 675 500 000
2.2.4.3. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tƣ
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để lên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tƣ. Đây chính là các chứng từ rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin đánh giá chính xác về tình hình thực tế sử dụng NVL trong tháng và tình hình biến động của nó mà nhà quản trị đề ra các phƣơng án cần thiết.
Biểu số 10: Trích bảng kê tổng hợp BẢNG KÊ TỔNG HỢP Tháng 8 năm 2013 ĐVT: VNĐ Tên vật tƣ ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền
Bóng đèn FE 233 Cái 50 000 150 900 000 101 000 245 500 000 64 000 182 000 000 87 000 218 000 000 Bóng đèn FE 233 Cái 20 000 40 000 000 18 000 36 000 000 16 000 32 000 000 22 000 44 000 000 Bóng TTĐ Cái 1 500 30 000 000 16 000 32 000 000 10 000 20 000 000 7 500 42 000 000 Bóng đèn MQT 3005 Cái 69 000 483 000 000 170 000 1 204 000 000 96 500 675 500 000 144 500 1 011 661 000 Bóng đèn CN20 Cái 20 000 120 000 000 X X 500 30 000 000 15 000 90 000 000 Bóng đèn CN90 Cái 15 000 90 000 000 5 500 30 000 000 8 000 48 000 000 12 500 72 000 000 Cộng 913 900 000 1 547 500 000 987 500 000 1 472 661 000
2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
2.5.1 Tài khoản kế toán
Để kế toán tổng hợp NVL tại Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An sử dụng tài khoản 152 “ nguyên liệu vật liệu ”
Nội dung của tài khoản này là phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại NVL trong kho của doanh nghiệp.
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nguyên liệu
TK 1524 : Phụ tùng thay thế TK 1528 : Vật liệu khác
Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng thêm một số tài khoản liên quan nhƣ : TK 111 “ tiền mặt”, TK 112 “ tiền gƣởi ngân hàng”, TK 331 “ phải trả cho ngƣời bán”, TK 133 “ thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ”, TK 621, 627, 641, 642…
2.5.2. Phƣơng pháp kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu
2.5.2.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Từ phiếu nhập kho kèm theo các chứng từ liên quan do thủ kho chuyển lên, kế toán vật tƣ kiểm tra, đối chiếu để ghi sổ chi tiết vật tƣ, đồng thời ghi sổ “ Chứng từ ghi sổ” liên quan đối ứng với việc ghi nợ TK 152.
Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An thƣờng mua NVL với số lƣợng lớn. Vì thế nhiệm vụ nhập kho NVL do mua ngoài phát