2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Kế toán là bộ máy có vai trò rất quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của công ty. Do đó việc tổ chức bộ máy kế toán là một vấn đề cần thiết mà các nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm.
Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế của doanh nghiệp sẽ giúp quản lý kiểm tra, chỉ đạo công tác kế toán tài chính nhanh chóng kịp thời và hiệu quả.
Hiện nay, đội ngũ kế toán của Công ty gồm 5 ngƣời, mỗi ngƣời đảm nhận một công việc và đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau :
2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán
+ Kế toán trƣởng : quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của phòng kế toán báo cáo định kỳ, thƣờng xuyên liên tục hoặc đột xuất về hoạt động tài chính của Công ty, tham mƣu đề xuất các cơ chế, chính sách, giá cả phù hợp tại thời điểm cụ thể để Giám đốc có hƣớng chỉ đạo hiệu quả.
Kế toán trƣởng
Kế toán thanh toán TM, TGNH
Kế toán vật tƣ hàng hoá, công cụ, dụng cụ
Kế toán tổng hợp và khai thuế
Thủ quỹ, kiêm tiền lƣơng
+ Kế toán tiền mặt, tiền gƣởi ngân hàng : có nhiệm vụ ghi các khoản thu, chi tiền mặt, theo dõi việc thanh toán với ngân hàng ở tài khoản tiền gƣởi.
+ Kế toán vật tƣ hàng hoá, công cụ : ở bộ phận này kế toán có nhiệm vụ phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tƣ, hàng hoá, công cụ dụng cụ.
+ Kế toán tổng hợp và kê khai thuế : có nhiệm vụ lập báo cáo về thuế và thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.
+ Thủ quỹ kiêm tiền lƣơng : đƣợc giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho công ty, căn cứ vào phiếu thu, chi mà kế toán thanh toán viết để thu tiền theo các nhiệm vụ kế toán phát sinh trong ngày, cuối ngày đối chiếu, kiểm tra sổ sách với số tiền thực tế để kịp thời phát hiện sai sót. Đồng thời hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận để tính lƣơng cho cán bộ công nhân viên và thực hiện phân bổ tiền lƣơng, BHXH, lên lƣơng theo đúng quy định.
2.1.5. Hình thức sổ kế toán đang áp dụng ở Công ty
2.1.5.1. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty thực hiện chế độ hoạch toán theo “ Hình thức chứng từ ghi sổ ”, kế toán phân hành, căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối sổ phát sinh.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng :
+ Bảng tổng hợp chứng từ gốc : là bảng tổng hợp dùng để ghi chép các chứng từ gốc để từ đó lập chứng từ ghi sổ.
+ Kế toán chi tiết : dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính.
+ Sổ các tài khoản : là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế, tài chính theo từng tài khoản tổng hợp.
* Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(3) (2)
(1)
(5)
(4)
(6)
(7)
* Nội dung mũi tên :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu ghi sổ
* Trình tự ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lý, hợp pháp để phân lại chứng từ và hợp chứng từ ghi sổ.
(2) Các chứng từ cần hoạch toán chi tiết đƣợc ghi vào sổ kế toán chi tiết. (3) Các chứng từ thu – chi tiền mặt đƣợc thủ quỹ ghi sổ quỹ chuyển cho phòng kế toán .
(4) Căn cứ vào sổ chứng từ ghi sổ đã lập hàng ngày, ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau vào sổ cái tài khoản.
(5) Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết đồng thời căn cứ vào sổ cái để đối chiếu với nhau.
(6) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản lập bảng cân đối sổ phát sinh và dƣ vào sổ đăng ký chứng từ để đối chiếu kiểm tra với nhau.
(7) Tổng hợp số liệu báo cáo kế toán .
* Chính sách kế toán áp dụng
Chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
B¸o c¸o tµi chÝnh sinh
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2003/QĐ – BTC ngày 09/04/2003 của bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm dƣơng lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng việt nam (VNĐ) - Hình thức ghi sổ : Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Phƣơng pháp tính thuế GTGT : phƣơng pháp khấu trừ
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thƣờng xuyên
- Phƣơng pháp giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : bình quân gia quyền cuối tháng . - Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ : khấu hao TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng
thẳng, áp dụng khung thời gian sử dụng hữu ích tài sản theo quyết định số 206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2006 của bộ tài chính.
2.1.5.2. Hệ thống chứng từ kế toán
Để theo dõi tình hình, nhập xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập nhƣ phiếu nhập kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp nhƣ hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng từ mang tính chất bắt buộc nhƣ thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng có chứng từ mang tính chất hƣớng dẫn nhƣ biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức, … Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lƣu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, các loại chứng từ theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bao gồm:
- Chứng từ nhập
+ Hóa đơn bán hàng thông thƣờng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng + Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm nghiệm - Chứng từ xuất
+ Phiếu xuất kho
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức
+ thẻ kho
+ Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho - Sổ chi tiết vật tƣ sản phẩm, hàng hóa. - Bảng tổng họp chi tiết vật tƣ
sản phẩm, hàng hóa - Thẻ kho (Sổ kho)
- Bảng kê nhập xuất (nếu có)
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An
2.2.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu
Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh các sản phẩm gạch nên nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú về số lƣợng, chủng loại, quy cách, mỗi loại NVL nhập về phải phù hợp với từng công đoạn sản xuất.
Nguyên vật liệu khi tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm.
- Về mặt giá trị: giá trị của nguyên vật liệu khi đƣa vào sản xuất thƣờng có xu hƣớng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành nên sản phẩm.
- Về hình thái: Khi đƣa vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do nguyên vật liệu tạo ra.
- Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên vật liệu đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác.
2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty
Nguyên vật liệu có rất nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau, giá của NVL luôn biến động theo giá thị trƣờng. Ở Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát
chi nhánh Nghệ An phần lớn nguyên liệu, vật liệu nhập kho là do mua ngoài. Gía trị nguyên liệu, vật liệu đƣợc xác định nhƣ sau :
- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
Trị giá thực tế
NVL nhập kho =
Giá mua ghi trên hoá đơn +
chi phí thu mua +
Các khoản chiết khấu Ví dụ : - số dƣ đầu tháng 8/2013 ở công ty là 50.000 chiếc bóng đèn FE thành tiền là 150.900.000đ;
- Hoá đơn GTGT số 160 ngày 6/8/2013 nhập kho 25.000 cái Bóng đèn FE 233 15, 36.000 cái Bóng đèn MQT 3005, với giá Bóng đèn FE 233 15 3.300đ/cái (trong đó thuế 10 %), Bóng đèn MQT 3005 nhập với giá 7000đ/cái (thuế 10 %) công ty đã hoàn thành thủ tục nhập kho số 209 mua của Công ty Hà Anh.
Ta có : giá thực tế nhập kho
Gía thực tế nhập kho Bóng đèn MQT 3005: 36.000 x 7.000 = 252.000.000
Nguyên vật liệu đƣợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau với giá khác nhau theo thị trƣờng, vì thế để chính xác đƣợc giá thực tế xuất kho cho từng đối tƣợng công ty đã dùng phƣơng pháp bình quân gia quyền để tính giá trị thực tế xuất kho.
- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho
Giá thực tế xuất kho = số lƣợng xuất x đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá BQGQ = giá trị tồn đầu kỳ + giá trị nhâp trong kỳ
Ví dụ :
Nghiệp vụ 1: Ngày 8/8 xuất cho Ông Minh Quốc là 12.000cái Bóng đèn FE 233 15 theo phiếu xuất kho số 250.
Ta có : ĐGBQ = 150.900.000 + 75.000.000
50.00 + 25.000 = 3.000 (đ/cái) Vậy giá thực tế xuất kho : 12.000 x 3.000 = 36.000.000 (đ)
Nghiệp vụ 2 : Cùng ngày 8/8 xuất cho cửa hàng số 1 là 26.000 Bóng đèn MQT 3005 theo phiếu xuất 250.
Ta có : ĐGBQ = 483.000.000 + 252.000.000
Vậy giá thực tế xuất kho : 26.000 x 7.000= 182.000.000 (đ)
2.2.3. Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
- PhiÕu nhËp kho
- PhiÕu xuÊt kho
- Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t, s¶n phÈm, hµng hãa
- BiÓn b¶n kiÓn kª vËt t, s¶n phÈm, hµng hãa
- B¶ng kª mua hµng,…
2.2.3.2. Quá trình luân chuyển
Khi nhận đƣợc đề nghị nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của đơn vị khách hàng thì ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm Nguyên vật liệu, công cụ dụng (nếu cần). Sau đó phòng kế hoạch vật tƣ nhận Hóa đơn GTGT do khách hàng giao, lập phiếu nhập kho rồi chuyển đến cho thủ kho. Thủ kho kiểm nhận, ghi số lƣợng thực nhập, ghi thẻ kho rồi chuyển sang cho phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho chuyển đến nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên máy vi tính. Sau đó chƣơng trình sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
2.2.3.3. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản sử dụng:
+ TK 152 " Nguyên liệu và vật liệu"
2.2.3.4. Sổ kế toán sử dụng + Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản
- Chứng từ ghi sổ
2.2.4. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty
2.2.4.1. Thủ tục nhập - xuất nguyên vật liệu và các chứng từ liên quan * Thủ tục nhập kho NVL * Thủ tục nhập kho NVL
Việc tổ chức thu mua NVL tại Công ty đƣợc căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, sản phẩm trong từng quý, từng tháng, khi NVL đạt yêu cầu vào chất lƣợng, phù hợp với giá cả và thực hiện đúng hợp đồng đã ký về từng loại thì kế toán vật tƣ
tiến hành làm thủ tục nhập kho - phiếu nhập kho do kế toán vật liệu lập và ghi ba liên :
Liên 1 : Lƣu ở kế toán vật tƣ Liên 2 : Giao cho thủ kho giữ Liên 3 : Giao cho ngƣời nhập
Để làm thủ tục nhập khi cần có hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán, có đóng dấu của bộ phận tài chính và dấu của đơn vị bán.
Hàng ngày, vào cuối tháng thủ kho đem phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu thanh toán kịp thời.
Khi NVL nhập thủ kho phải ký vào phiếu nhập kho căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho, trên phiếu nhập kho ghi hai chỉ tiêu số lƣợng và giá trị, còn thẻ kho theo dõi số lƣợng.
Biểu số 01 : Trích hoá đơn bán hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao ngƣời mua Ngày 06 tháng 08 năm 2013
Mẫu số : 01GTKT3/002 Ký hiệu : HH/11P Số : 0000282 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CP HÀ ANH
Địa chỉ : Khối 2 - Phƣờng Trung Đô - TP Vinh - tỉnh Nghệ An.
Số tài khoản : 102010000389736 - Ngân hàng Công thƣơng Bến Thủy. Điện thoại: 038 3.558.492 MST: 2900488489 Họ tên ngƣời mua hàng : Lƣu Thị Hƣơng
Tên công ty : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát chi nhánh NA. Mã số thuế : 2900770693
Địa chỉ : 171 Nguyễn Trãi _ TP Vinh
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đvt Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=12 1. Bóng FE 233 Cái 25.000 3.000 75.000.000 2. Bóng đèn MQT 3005 Cái 36.000 7.000 252.000.000 Cộng tiền hàng : 327.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:
32.700.000 Tổng cộng tiền thanh toán
359.700.000
Số tiền bằng chữ : Ba trăm năm mƣơi chín triệu bảy trăm ngàn đồng Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
Biểu số 02 :Trích biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá
ĐƠN VỊ : Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tƣ, công cụ, sản phẩm …) Ngày 06 tháng 08 năm 2013
Căn cứ vào ngƣời bán Số 0143 ngày 06 tháng 08 năm 2013 Ban kiểm nghiệm gồm :
+ Ông, bà : Nguyễn Hữu Quang Chức vụ : Trƣởng phòng + Kế toán làm trƣởng ban
+ Ông, bà : Nguyễn Thị Yến Chức vụ : Trƣởng phòng vật tƣ làm uỷ viên + Ông, bà : Lê Thị Hoài Chức vụ : Thủ kho làm uỷ viên
Đã kiểm nghịêm các loại:
ĐVT: VNĐ TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tƣ Phƣơng thức kiểm nghiệm ĐVT Số lƣợng theo CT
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú SL đúng quy cách SL không đúng quy cách 1 Bóng đèn Theo số lƣơng Bóng đèn FE 233 cái 25.000 25.000 0 2 Bóng đèn Theo số lƣơng Bóng đèn MQT 3005 Cai 36.000 36.000 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm : các loại vật tƣ trên đều đạt đúng tiêu chuẩn có thể nhập vào
ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO TRƢỞNG BAN
Biểu số 03 : Trích phiếu nhập kho
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Vật liệu trong kho của Công ty chủ yếu xuất dùng cho việc sản xuất
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Vật liệu trong kho của Công ty chủ yếu xuất dùng cho việc kinh doanh của đơn vị khi mua có nhu cầu về vật tƣ nhãn hiệu phụ trách vật tƣ hoặc các bộ phận sản xuất viết phiếu xin nhập vật tƣ trình lãnh đạo Công ty duyệt căn cứ vào
Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Đại Phát chi nhánh Nghệ An
PhiÕu nhËp kho
Ngày 6/8/2013 Mã số: 01 - VT Số: 201
Nợ: TK152 Có: TK 111 Họ và tên ngƣời giao hàng : Hoàng Anh Tuấn
Đơn vị : Công ty Hà Anh Nhập tại kho : B
Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Đại Phát - Nghệ An ĐVT: VNĐ TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tƣ MS ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo CH Thực nhập 1 Bóng đèn FE 233 cái 25.000 25.000 3.000 75.000.000 2 Bóng đèn MQT 3005 cai 36.000 36.000 7.000 252.000.000