5. Kết cấu đề tài
3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả qui trình xuất khẩu
Với những định hướng và sự phát triển của công ty như trên, chắc chắn trong thời gian tới, lượng hàng và khách hàng của công ty sẽ tăng lên, như vậy công việc của quá trình xuất khẩu cũng sẽ tăng theo, với những hạn chế còn tồn tại của từng khâu sẽ không đáp ứng được với xu hướng phát triển của công ty, vì vậy tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hòan thiện hơn qui trình xuất khẩu với mong muốn công việc xuất khẩu của công ty luôn luôn họat động một cách linh họat và đạt hiệu quả cao và ngày càng phát triển vững mạnh.
Sơ đồ 3.1 Qui trình xuất khẩu kiến nghị
Theo tôi, sơ đồ như trên sẽ có nhiều ưu điểm hơn sơ đồ cũ ở những điểm sau: - Công việc của từng khâu được tách bạch với nhau, từng nhân viên sẽ đảm nhận một công việc cụ thể, chính vì vậy sẽ nêu cao tinh thần trách nhiệm, chuyên môn được tập trung hơn và công việc được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
- Việc điều tiết công việc được thuận lợi hơn, công việc không bị chồng chéo lẫn nhau, những bộ phận nhỏ này của phòng xuất nhập khẩu chỉ cần thông tin cho nhau là công việc được giải quyết một cách nhanh và chính xác.
- Chứng từ được thực hiện riêng và chuyên sâu sẽ tránh được những sai sót khi bộ chứng từ hòan thiện, vì khâu hòan thiện chứng từ sẽ kiểm tra thêm một lần nữa trước khi phát hành gửi cho khách hàng.
NHẬN KẾ HỌACH XUẤT HÀNG
Bộ phận chứng từ (I) Bộ phận hiện trường (II)
(1) Làm chứng từ khai báo Hải HÒAN THÀNH BỘ CHỨNG TỪ THANH TÓAN (III)
THANH KHỎAN THUẾ (9) GỬI BỘ CHỨNG TỪ (8) CHO KHÁCH HÀNG LƯU CHỨNG TỪ (10) GỬI THẲNG CHO KHÁCH HÀNG (8.1) GỬI QUA NGÂN HÀNG (8.2) (6) Làm C/O (5) Làm B/L (2) Book container (3) Lấy container đóng hàng (7) Mua bảo (4) Khai báo Hải quan, thanh lý hãng tàu
Để thực hiện tốt quy trình theo như sơ đồ trên, ta cần phải thực hiện từng bước như sau :
Khi nhận kế họach xuất hàng (thông thường trước ngày xuất hàng 5 ngày) thì đồng thời phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành song song 2 việc là: Thông báo cho bộ phận chứng từ (I) và bộ phận hiện trường (II) biết kế họach xuất hàng cụ thể, sau đó từng bộ phận sẽ tiến hành công việc của mình một cách tuần tự.
(I) Bộ phận chứng từ sẽ làm những việc sau: (1), (5), (6), (7)
(1) Lập bộ chứng từ khai báo Hải quan: Commercail Invoice, Packing list, định mức và tờ khai Hải quan, sau khi hòan tất chứng từ này nhân viên sẽ khai báo với cơ quan Hải quan để có được tờ khai Hải quan hòan chỉnh, khi có bộ tờ khai hòan chỉnh sẽ chuyển cho bên bộ phận hiện trường để làm những bước tiếp theo là (2), (3) và (4). Khi bộ phận hiện trường thực hiện xong hòan tòan bước (4) thì bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với hãng tàu làm buớc (5) làm B/L (Bill of lading), sau khi có B/L bộ phận chứng từ tiến hành làm C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) và tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình.
(II) Bộ phận hiện trường sẽ làm những việc sau: (2), (3), (4)
(2) Book container với hãng tàu biển, sau khi có được booking container rồi thì bộ phận hiện trường sẽ làm tiếp bước (3) lấy container về kho của công ty để đóng hàng, việc đóng hàng cũng được giám sát chặt chẽ, và đóng hàng đúng như kế họach đưa ra, khi đóng hàng xong thì bộ phận hiện trường vận chuyển container ra ngòai cảng để làm thủ tục bước (4) Khai báo với Hải quan và bàn giao container hàng cho hãng tàu, việc bàn giao cho hãng tàu biển là một việc làm rất quan trọng, vì nếu không làm thủ tục này thì hàng của công ty sẽ không được xếp lên tàu vận chuyển đi đúng như kế họach, và hàng của công ty sẽ bị rớt lại chờ chuyến tàu khác, nếu có tình trạng này xảy ra thì rất nguy hiểm, vì trong hợp đồng qui định rõ thời hạn giao hàng, nếu việc rớt tàu dẫn đến trễ thời hạn giao hàng thì người mua có thể từ chối nhận hàng hoặc bắt chuyển qua giao hàng bằng đường hàng không, chi phí để giao hàng bằng đường hàng không rất tốn kém và sẽ làm tăng chi phí của công ty, vì vậy bộ phận hiện trường sẽ phải thật chú ý đến điểm này.
(III) Hòan thành bộ chứng từ thanh tóan:
- Commercial invoice 3 bản chính - Packing list 3 bản chính
- B/L 3 bản chính + 3 bản copy
- C/O 1 bản chính + 1 bản copy (tùy thị trường mà lập C/O)
(8.1) nếu bộ chứng từ thanh tóan là hình thức T/T thì nhân viên sẽ gửi cho khách hàng 1 bộ bằng e-mail yêu cầu thanh tóan tiền hàng, khi nhận được tiền khách hàng thanh tóan thì sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ cho khách hàng thông qua chuyển phát nhanh TNT hoặc DHL.
(8.2) Nếu bộ chứng từ thanh tóan bằng L/C (Letter credit), nhân viên sẽ phát hành hối phiếu để trình cho Ngân hàng, giao bộ chứng từ cho Ngân hàng để yêu cầu thanh tóan.
(9) Căn cứ vào tờ khai xuất khẩu đã hòan thành, nhân viên sẽ làm chứng từ thanh khỏan thuế của nguyên liệu nhập về tương ứng với số lượng hàng xuất khẩu, việc thanh khỏan này chủ yếu căn cứ vào bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng sản phẩm.
3.2.2. Những giải pháp hòan thiện những nhược điểm của qui trình xuất khẩu của công ty TNHH Đông Nam:
a- Về mặt thiết bị, máy móc và phần mềm ứng dụng
+ Công ty nên trang bị hệ thống mạng internet riêng biệt phục vụ cho việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử được nhanh hơn và tốt hơn.
+ Lắp đặt hệ thống máy tính gồm máy chủ và máy con để họat động tốt hơn, máy chủ sẽ lưu trữ dữ liệu tòan bộ và các máy con sẽ truy cập và để làm những công việc liên quan.
b- Về con người:
+ Đào tạo và huấn luyện chuyên môn: Hàng tháng hoặc qúy phải tổ chức đào tạo hoặc huấn luyện chuyên môn cho nhân viên, phải thường xuyên họp giao ban để rút ra kinh nghiệm hoặc những điểm yếu cần khắc phục, phải huấn luyện cho nhân viên khâu chứng từ hiểu kỹ hơn về những lô hàng mà khách hàng thanh tóan bằng phương thức L/C (tín dụng thư), để tránh việc khi hòan tất chứng từ gửi cho ngân hàng bị bắt lỗi bất hợp lệ của chứng từ.
Việc phân công công việc phù hợp với mội cá nhân là yếu tố cực kỳ quan trọng, phân công công việc đúng người không những tạo động lực cho bản thân người đó phấn khởi làm việc mà còn giúp cho việc tạo ra hiệu quả của công việc, và thông qua đó sẽ khắc phục được những nhược điểm đã có từ trước, việc phân công công việc sẽ khắc phục được những nhực điểm của từng khâu như sau:
- Ở khâu lên bộ chứng từ khai báo hải quan và book container: Khâu này còn nhược điểm là một người làm nhiều công việc như là vừa làm chứng từ, vừa book container và làm C/O, cho nên công việc không được tập trung chuyên sâu. Nếu được phân công và sắp xếp công việc riêng biệt của từng bộ phận, thì người làm chứng từ sẽ chỉ tập trung vào chuyên môn là làm chứng từ, không phải lo những việc hậu cần của những việc làm ngòai hiện trường, như vậy bộ chứng từ sẽ chính xác và nhanh chóng đáp ứng được với mọi tình hình của công ty.
- Ở khâu làm định mức nguyên phụ liệu: Khâu này còn tồn tại nhược điểm là nhân viên làm định mức chưa sát với thực tế, khâu này nếu nhân viên được sắp xếp và phân công công việc làm riêng biệt và chuyên sâu công việc này, thì sẽ có thời gian tập trung vào phân tích mẫu sản phẩm, đánh giá thực tế từng lọai nguyên phụ liệu tiêu hao của từng sản phẩm, như vậy nguyên phụ liệu nhập về sẽ được sử dụng đúng với mục đích và không bị sai khi kiểm kê lượng tồn.
- Khâu lên tờ khai và khai báo hải quan: Khâu này còn tồn tại vào hệ thống mạng kết nối, nếu đầu tư lắp đặt hệ thống đường truyền internet tốt sẽ giúp cho việc khai báo và gửi thông tin đến cơ qua hải quan được nhanh hơn, áp dụng một số phần mềm ứng dụng chuyên môn để làm giảm thiểu sai sót .
- Khâu thanh khỏan thuế: Khâu này còn hạn chế là làm thủ công và hay bị cưỡng chế về thuế, nếu công ty sử dụng phần mềm chuyên dùng để thanh khỏan thuế bằng phần mềm điện tử, thì sẽ bớt được việc nhập liệu và như thế sẽ tránh nhập liệu sai, mặt khác phần mềm này sẽ tự động hòan tòan nên việc tờ khai nhập nguyên phụ liệu nào sắp đến hạn sẽ được phần mềm tự động cảnh báo trước, như vậy công ty chủ động trong việc điều tiết nguyên phụ liệu.
- Thêm khâu làm B/L (Bill of lading) : B/L Là vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển được người chuyên chở ký phát cho người gửi hàng xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển theo yêu cầu của người gửi.
KẾT LUẬN
Nghiên cứu quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam tôi thấy rằng: quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn, chỉ đường cho công việc cho các bộ phận thực hiện các chức năng của mình. Bất kì một điểm không hợp lý nào trong quy trình cũng sẽ làm chậm thời gian thực hiện, ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam, tuy quy trình còn tồn tại một số hạn chế nhưng đã đáp ứng được tiêu chí: tính hiệu quả của công việc, đáp ứng được với nhiệm vụ trước mắt tại thời điểm này.
Qua việc nghiên cứu quy trình xuất khẩu của công ty TNHH Đông Nam, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm, có cái nhìn sâu hơn về thực tiễn hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần lý giải những thắc mắc trong quá trình học lý thuyết tại trường. Với những giải pháp đề ra, tôi hy vọng sẽ đóng góp làm tăng tính hiệu quả của quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty.
Vì thời gian không nhiều, kiến thức của bản thân cũng còn hạn chế nên báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót nhất định. Kính mong quý công ty, quý thầy cô và các bạn góp ý để tôi có thể hoàn thiện khóa luận được tốt hơn./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Donald J. Bowersox, David J. Closs and M. Bixby Cooper, “Supply Chain Logistics Management”, Copyright © 2002 by The McGraw- Hill Companies, Inc
2. Hoàng Lâm Cường, “Giáo trình Vận tải bảo hiểm ngoại thương”, NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh
3. Nguyễn Văn Tiến, “Giáo trình Thanh toán quốc tế”, NXB Thống Kê
4. Trần Huỳnh Thúy Phượng, Nguyễn Đức Thắng, “Kỹ thuật ngoại thương”, NXB Thống Kê
5. Phạm Minh Hiền, Giáo trình ‘‘Nghiệp Vụ Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế ’’ (Ngành Qủan trị Kinh doanh XNK 9/2003)
6. GS Vũ Hữu Tâm, Giáo trình ‘‘Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương” (NXB Giáo dục- Trường Đại Học Ngoại Thương Hà Nội)
7. Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010, Hướng dẫn về thủ tục Hải quan; kiểm tra giám sát Hải quan; Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
8. Báo cáo thống kê năm 2008, 2009, 2010 của Phòng Xuất nhập khẩu- Công ty TNHH Đông Nam
9. Báo cáo thống kê của Phòng hành chính- nhân sự 2010
10.Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29 tháng 6 năm 2001 và các luật sửa đổi bổ sung năm 2005
11.Nghị định số 154 /2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ qui định thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra, giám sát hải quan.
12. www.haiquan.hochiminhcity.gov.vn 13. http://dautunuocngoai.vn 14. http://vneconomy.vn 15. http://www.thesaigontimes.vn 16.http://www.ecosys.gov.vn 17.http://www.covcci.com.vn