1.4.1.1. Đ c điểm của phư ng pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phán ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.
Việc xác định giá thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các
chứng từ xuất kho. Định kỳ tiến hành kiểm kê và căn cứ vào biên bản kiểm kê sao cho số liệu thực tế phải trùng khớp với số liệu trên sổ kế toán, nếu có sự chênh lệch thì phải tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh số liệu cho phù hợp.
Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều loại NVL có giá trị thấp, doanh nghiệp thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà sử dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.
1.4.1.2. Tài khoản s dụng
Để hạch toán NVL theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các TK sau: Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”
TK 151 được dùng để theo dõi các NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho
TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Bên Nợ: Bên Có:
Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường
đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng
Dư Nợ: Trị giá vật tư, hàng hóa đi đường chưa về nhập kho
Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”
TK 152 được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các NVL theo giá thực tế. Tài khoản này có thể được mở theo dõi chi tiết trên các tài khoản cấp
2 theo từng loại NVL tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Bên Nợ: Bên Có:
Trị giá thực tế NVL nhập kho trong Trị giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ
kỳ
Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm Trị giá NVL được giảm giá hoặc kê
trả lại người bán
Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
Dư Nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho
13
1.4.1.3. Phư ng pháp kế toán
a) Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL S đ 1.4. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL
TK 111,112,141,331
TK 152
Trị giá nhập kho vật liệu mua ngoài gồm có giá mua và chi phí
TK 333
Thuế nhập khẩu phải nộp TK 154
Vật liệu tự sản xuất hoặc gia công xong nhập TK 411
Vật liệu được cấp, nhận góp vốn TK 412
Đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu TK 128, 222,228
Nhận lại vốn góp liên doanh và khoản vay bằng vật liệu
TK 151
Vật liệu đi đường nhập kho TK 331,111,151
Trị giá theo chứng từ Trị giá thực nhập TK 3381
Trị giá vật liệu thừa khi nhập kho
Trị giá vật liệu thừa trong kho TK 3388
Mượn vật liệu TK 1368
Nhận lại vật liệu đã cho mượn TK 711
Vật liệu được biếu tặng
14
b) Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu S đ 1.5. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho NVL
TK 152 TK 331, 111
Khoản chiết khấu hoặc giảm giá được hưởng làm giảm giá nhập
Trị giá vật liệu Trực tiếp
xuất kho sản xuất
TK 627 Phục vụ ở PX TK 641 Dùng cho bán hàng TK 642 Dùng cho QLDN
TK 241
Dùng cho XDCB
TK 128, 228
Cho vay ngắn hạn, dài hạn
TK 128, 222
Trị giá xuất kho Trị giá góp vốn liên doanh
TK 412
hoặc
TK 412
TK 412
Đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu
TK 1381
Vật liệu kiểm kê phát hiện thiếu
TK 642, 1388
Hoặc tính vào chi phí, hoặc yêu cầu bồi thường
TK 411
Trả lại vốn góp bằng vật liệu
TK 1388
Xuất vật liệu cho mượn Trả vật liệu đã mượn TK 3388 15
c) Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê kho NVL
Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 138 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152 – Giá thực tế của NVL thiếu
Khi có biên bản xử lý vật liệu thiếu, tùy theo quyết định xử lý kế toán ghi: Nợ TK 111, 11, 1388, 334.. – Phần được bồi thường
Nợ TK 632 – Phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu Có TK 1381 – Giá trị tài sản thiếu được xử lý
Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa NVL, doanh nghiệp xác định số NVL là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác
Nợ TK 152
Có TK 632 – xác định là của doanh nghiệp Có TK 338 – xác định là của đơn vị khác
Trường hợp xác định là sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán tạm theo dõi trên TK 002 – Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ.
S đ 1.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phư ng pháp KKTX
TK 621, 627,
TK 111, 112, 331, 141 TK 152
641,642, 241
Nhập kho NVL mua ngoài
Xuất kho NVL cho sản xuất kinh doanh, XDCB TK 133
TK 222
Thuế GTGT được khấu trừ
Xuất kho NVL góp vốn liên doanh
TK 411
TK 811, 711
Nhập kho NVL do nhận vốn góp
giá lại vốn góp giá lại vốn góp
TK 154
Nhập NVL do tự sản xuất, thuê ngoài TK 154
gia công
Xuất thuê ngoài, gia công chế biến NVL
TK 3381,632
TK 1381,632
Phát hiện thừa khi kiểm kê, khi mua Phát hiện thiếu khi kiểm kê, khi mua
TK 3388
TK 1388
Nhập NVL vay tạm thời Xuất NVL cho vay tạm thời
TK 621, 627
TK 111,112,331
Nhập kho NVL đã xuất dùng nhưng
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, không hết
hàng mua trả lại TK 711
TK 133
Giảm thuế GTGT hàng mua Nhập kho NVL do được biếu tặng TK 632
TK 222
Xuất bán NVL
TK 412 TK 412
Chênh lệch đánh giá giảm Chênh lệch đánh giá tăng
1.4.2. Phương pháp kiểm kê định kì
1.4.2.1. Đ c điểm của phư ng pháp kiểm kê định kì
Phương pháp KKĐK là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ.
Theo phương pháp này mọi biến động về nhập, xuất của NVL không theo dõi
trên TK151, 152 mà được phản ánh trên TK611. Tuy nhiên kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất NVL theo phương pháp KKĐK vẫn sử dụng TK151, 152. Các tài khoản này chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ. Đối với trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà chỉ xác định một lần vào thời điểm cuối kỳ trên cơ sở kết quả kiểm kê nguyên vật liệu theo công thức:
+ Giá trị
Giá trị NVL còn Tổng giá trị -Giá trị NVL còn
NVL xuất + = lại chưa sử dụng NVL tăng thêm lại, chưa sử - trong kỳ + đầu kỳ trong kỳ dụng cuối kỳ -
Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị có những chủng loại NVL khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng.
1.4.2.2. Tài khoản s dụng
Theo phương pháp này, kế toán sử dụng Tài khoản 611 “ Mua hàng”. Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế.
TK 611 – Mua hàng
Bên Nợ: Bên Có:
Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, công Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ
công cụ, dụng cụ tồn cuối kỳ
Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, công Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, cụ, dụng cụ mua và nhập khác công cụ, dụng cụ xuất trong kỳ trong kỳ
Trị giá vật tư, hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, CKTM
1.4.2.3. Trình tự kế toán
S đ 1.7. Kế toán tổng hợp nguyên vật kiệu theo phư ng pháp KKĐK
TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331
Chiết khấu thương mại, giảm Nhập kho NVL do mua ngoài giá hàng mua, hàng mua trả lại TK 3381 TK 1381
TK 133 thừa thiếu
Giảm thuế GTGT hàng mua TK 133
TK 621, 627
Trị giá VL xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ
1.5. Kế toán dự ph ng giảm giá hàng t n kho
1.5.1. Khái niệm
Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của HTK. Việc lập dự phòng giảm giá HTK nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá; đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá HTK. Đối tượng lập dự phòng là NVL dùng cho sản xuất mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn HTK.
- Là những vật tư thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đó.
Mức trích lập dự phòng được tính theo công thức: Mức dự
Số lượng vật tư thực x
Giá gốc hàng Giá trị thuần phòng
tế tồn kho tại thời - có thể thực
x
tồn kho theo giảm giá =
điểm lập báo cáo tài sổ kế toán
hiện được của - vật tư chính x hàng tồn kho
Giá gốc HTK bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại theo quy định.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK là giá bán ước tính của HTK trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (- chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
Mức lập dự phòng giảm giá HTK được tính cho từng loại HTK bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
1.5.2. Tài khoản sử dụng
Khoản dự phòng giảm giá HTK phản ánh trên Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” sử dụng để điều chỉnh giá gốc HTK của các tài khoản HTK.
TK 159 – Dự ph ng giảm giá hàng t n kho khokho
Bên Nợ: Bên Có:
Giá trị dự phòng giảm giá HTK đã hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng lập tính vào giá vốn hàng bán bán trong kỳ
trong kỳ
Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kỳ
1.5.3. Phương pháp kế toán
Cuối kỳ kế toán năm hoặc quý , khi lập dự phòng giảm giá HTK lần đầu tiên, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá HTK
Cuối kỳ kế toán năm hoặc quý tiếp theo, kế toán tính mức dự phòng cần lập: Nếu khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán trước thì số chênh lệch được kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá HTK 20
Nếu khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán trước thì số chênh lệch được kế toán ghi:
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá HTK Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
1.6. Hệ th ng sổ kế toán s dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.6.1. Hình thức sổ Nhật kí chung – Sổ cái
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một
quyển sổ gọi là Nhật ký – Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống.
Hình thức sổ này áp dụng cho các loại kinh doanh đơn giản, quy mô kinh doanh nhỏ, tập trung, đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh, sử dụng ít tài khoản.
Ưu điểm: dễ ghi, dễ đối chiếu, số lượng lao động kế toán ít.
Nhược điểm: dễ trùng lặp, kích thước sổ cồng kềnh, khó phân công lao động, không phù hợp với đơn vị có quy mô lớn.
S đ 1.8. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, th kế toán chứng từ kế toán chi tiết c ng loại Bảng tổng hợp Nhật ký – Sổ cái chi tiết TK152 (TK611) N – X - T
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra 21
1.6.2. Hình thức sổ Nhật kí chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và hạch toán nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức sổ này được áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp đơn giản, quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, trình độ kế toán thấp, số lượng lao động kế toán ít, nên áp dụng kế toán máy thì phù hợp với loại hình hoạt động và quy mô hoạt động. Ưu điểm: dễ ghi, dễ đối chiếu
Nhược điểm: dễ bị ghi trùng lặp
S đ 1.9. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đ c biệt Sổ nhật ký Sổ, th kế toán chung chi tiết TK 152 Sổ cái Bảng tổng hợp TK152 (T K611) chi tiết N – X - T
Bảng cân đ i s phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
1.6.3. Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy và kế toán thủ công.
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh ở các
chứng từ gốc được phân loại, tổng hợp lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Nhược điểm: ghi chép trùng lặp nhiều.
S đ 1.10. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ , th kế toán chứng từ kế toán chi tiết TK 152 c ng loại Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết N – X - T TK152 (TK611) Bảng cân đ i s phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra 23
Hình thức này là tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình