5. Kết cấu của chuyên đề
2.1.6.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn Phòng kế toán Công Ty TNHH Thiên Lộc Thành 2.1.6.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Tuấn Hiền ta thấy bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:
Bộ máy quản lý cấp cao của Công ty bao gồm HĐQT,một giám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc. như vậy, người quản lý cao nhất là HĐQT. Giám đốc là người sử dụng tất cả các phương pháp kinh tế, hành chính, tổ chức... để điều khiển quản lý Công ty và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt hoạt động của Công ty trước HĐQT. Theo mô hình trên ta thấy:
+ Giám đốc Công ty: Là người điều hành quản lý chung, giữ vị trí quan trọng nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động, quản lý của Công ty trước pháp
HĐQT Ban Giám Đốc
Các Trạm TM Các Cửa Hàng Kế Toán
lý tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng Công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng là có một phó phòng kế toán, các kế toán viên có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao, đồng thời phối hợp với các nhân viên kế toán dưới các trạm và các đơn vị kinh doanh.
Phòng kế toán ngoài chuyên môn nghiệp vụ được ban giám đốc giao cụ thể còn kiêm luôn các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động, thi hành các quyết định của HĐQT và ban giám đốc đề ra.
- Phòng kế hoạch sắp xếp từ 1 đến 2 người. có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc tổng hợp kế hoạch toàn diện của Công ty như : Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, thống kê tổng hợp số liệu thực hiện so với kế hoạch đề, giúp Giám đốc điều hành kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo.
Thực hiện hợp đồng trực tiếp mua bán với khách hàng, bán buôn trực tiếp, tìm hiểu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cho Công ty. Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trước ban Giám đốc.
- Mỗi trạm sắp xếp từ 3 đến 4 người; trong đó có 1 trạm trưởng và 1 kế toán. - Mỗi cửa hàng sắp xếp từ 4 đến 5 người; trong đó có 1 cửa hàng trưởng và 1 kế toán.
- Đơn vị tổ chức nhân sự kinh doanh theo vô( 1 năm có 3 vô : vụ Xuân, vụ Mùa, vụ Đông ). Căn cứ vào tình hình kinh doanh ban Giám đốc bố trí lại nhân sự sau khi kết thúc một vụ, tổng kết đánh giá kết quả sản xuất –kinh doanh của từng đơn vị để bố trí cho phù hợp vá đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh cho vụ tới.
2.1.6.2. Cơ cấu phòng kế toán
2.1.6.2.1. Sơ đồ tổ chức bô máy kế toán
KẾ TOÁN TRƢỞNG
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn Phòng kế toán Công Ty TNHH Thiên Lộc Thành 2.1.6.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trƣởng : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp đối chiếu các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và công ty…
- Kế toán vật tƣ, nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng.
- Kế toán lƣơng, BHXH, phí vệ sinh : Kiểm tra các thủ tục chứng từ thành toán lương, nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành của các phòng ban, đơn vị, bộ phận. Quản lý theo dõi việc tạm ứng và thanh toán lương theo từng đối tượng. Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương và các khoản theo lương.
- Kế toán thanh toán vốn bằng tiền:
Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ.
Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau.
Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng.
Theo dõi số dư tức thời của từng khế ước vay, từng đối tượng cho vay.
Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí.
Theo dõi khế ước ngân hàng (bảng kê khế ước vay, bảng tính lãi vay)
- Kế toán ngân hàng, kho bạc và nguồn vốn:
Ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh của đơn vị mình Giám sát chặt chẽ các khoản tài chính thu chi , quá trình sử dụng tài sản của nh và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán
Cung cấp thông tin cho nhtw và các cơ quan quản lý nhà nước khác -tổ chức tốt công việc giao dịch với khách hàng
-Kế toán xây dựng cơ bản, sản xuất kinh doanh: Theo dõi hoạt động kinh doanh xây dựng cơ bản đồng thời tham mưu cho kế toán trưởng, giám đốc công ty về công tác kinh doanh ngoài dich vụ.
Kế toán thủ kho, thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Căn cứ vào biên bản giao nhận vật tư phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiểm tra ký nhận vật tư, vào sổ kho, thẻ kho cập nhật số liệu rút số tồn kho vào cuối ngày, đối chiếu số liệu với kế toán vật tư.
Lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị của đơn vị
2.1.7. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.7.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.1.7.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Nguồn Phòng kế toán Công Ty TNHH Thiên Lộc Thành
Ghi chú: Đối chiếu
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.1.8. Các chính sách khác
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/12/xxxx đến 31/12/xxxx
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH NN và phát triển nông thôn chi nhánh Thanh Hóa)
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản Hạch toán theo giá mua. Phương pháp khấu hao áp dụng Phương pháp đường thẳng.
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Tính theo giá thành sản xuất
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo giá mua Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: Dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.
Phương pháp tính giá thành: Phương pháp trực tiếp (giản đơn).
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN LỘC THÀNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN LỘC THÀNH
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ gốc
Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa bán hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế
- Chứng từ ghi sổ
Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng kê hàng gửi bán đã tiêu thụ 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng - TK 511: Doanh thu bán hàng - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra - TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
2.2.1.3. Sổ sách sử dụng
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
Nghiệp vụ 1: Ngày 05 tháng 12 bán một lô hàng thiết bị vệ sinh cho công ty TNHH Tiến Thành. Tổng giá thanh toán là 21.780.000 đ (đã bao gồm thuế VAT 10%). Người mua đã chấp nhận thanh toán.
Kế toán phản ánh + Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 18.500.000 Nợ TK 133: 1.850.000 Có TK 111: 20.350.000 + Phản ánh doanh thu Nợ TK 131: 21.780.000 Có TK 511: 19.800.000 Có TK 333.1: 19.800.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho số 01, Hóa đơn GTGT số 0000143 (Phụ lục 01)
Nghiệp vụ 2: Ngày 08/ 12 /2013, Công ty bán 20 cái máy điều hòa dùng cho phòng làm việc cho công ty xây dựng Hưng Đô, khách hàng trả tiền bằng tiền mặt, trị giá của của 20 cái điều hòa là 10.000.000 / cái, Thuế VAT 10%, trị giá vốn của lô hàng là 180.000.000 Nợ TK 632: 180.000.000 Có TK 156: 180.000.000 Nợ TK 111: 220.000.000 Có TK 511: 200.000.000 Có TK 3331: 20.000.000
Chứng từ sử dụng: Hóa Đơn GTGT số 0000186, Phiếu xuất kho số 02, Phiếu thu 111 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3: Ngày 10 / 12 /2013, Công ty bán 8 cái tivi cho cho Khách Sạn Sao Mai dùng trang trí phòng khách, trị giá mỗi cái là 15.000.000đ/ cái, VAT 10%,
Có TK 156: 112.000.000 Nợ TK 112: 132.000.000
Có TK 511: 8 x 15.000.000 = 120.000.000 Có TK 3331: 12.000.000
Chứng từ sử dụng: Hóa Đơn GTGT số 0000789, Phiếu xuất kho số 03, Giấy báo có (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 4: Ngày 15 tháng 12, công ty bán 8 thùng sơn chống thấm cho công ty Xây Dựng Thanh Hà đơn giá 5.000.000đ/ thùng VAT 10% và 5 máy điều hòa phục vụ văn phòng công ty đơn giá 10.000.000đ/ máy, VAT 10%, công ty thanh toán bằng tiền mặt, trị giá vốn của sơn chống thấm 32.000.000, máy điều hòa là 30.000.000 Nợ TK 632 : 62.000.000 Có TK 156 : 62.000.000 Nợ TK 111: 99.000.000 Có TK 511: 90.000.000 Có TK 3331: 9.000.000
Chứng từ sử dụng: Hóa Đơn GTGT số 0000125, Phiếu xuất kho số 04, Phiếu thu 112 (phụ lục 02)
Nghiệp vụ 5: Ngày 31 tháng 12, công ty kết chuyển doanh thu bán hàng sang xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Nợ TK 511: 548.506.955.374
Có TK 911: 548.506.955.374
Công ty TNHH Thiên Lộc Thành
Địa chỉ: Số 75 phố Tây Sơn- Phường An Hoạch - TP Thanh Hoá - Tỉnh Thanh Hoá.
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01
Ngày 05 tháng 12 năm 2013
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Bán một lô hàng thiết bị vệ sinh cho công ty TNHH Tiến Thành
131 511 3331 19.800.000 Cộng X X 19.800.000 X Ngày 05 tháng 12 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hòa Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hương
Công ty TNHH Thiên Lộc Thành
Địa chỉ: Số 75 phố Tây Sơn- Phường An Hoạch - TP Thanh Hoá - Tỉnh Thanh Hoá.
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02
Ngày 08 tháng 12 năm 2013
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Công ty bán 20 cái máy điều hòa dùng cho phòng làm việc cho công ty xây dựng Hưng Đô
1111 511 3331 200.000.000 Cộng X X 200.000.000 X Ngày 08 tháng 12 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hòa Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hương
Công ty TNHH Thiên Lộc Thành
Địa chỉ: Số 75 phố Tây Sơn- Phường An Hoạch - TP Thanh Hoá - Tỉnh Thanh Hoá.
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 03
Ngày 10 tháng 12 năm 2013
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Công ty bán 8 cái tivi cho cho Khách San Sao Mai dùng trang trí phòng khách 131 511 3331 120.000.000 Cộng X X 120.000.000 X Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hòa Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hương
Công ty TNHH Thiên Lộc Thành
Địa chỉ: Số 75 phố Tây Sơn- Phường An Hoạch - TP Thanh Hoá - Tỉnh Thanh Hoá.
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 04
Ngày 15 tháng 12 năm 2013
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Công ty bán 8 thùng sơn chống thấm cho công ty Xây Dựng Thanh Hà và 5 máy điều hòa phục vụ văn phòng công ty 111 511 3331 90.000.000 Cộng X X 90.000.000 X Ngày 15 tháng 12 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hòa Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hương
Công ty TNHH Thiên Lộc Thành
Địa chỉ: Số 75 phố Tây Sơn- Phường An Hoạch - TP Thanh Hoá - Tỉnh Thanh Hoá.
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 05
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Công ty kết chuyển doanh thu bán hàng sang xác định kết quả hoạt động kinh doanh
511 911 548.506.955.374 Cộng X X 548.506.955.374 X Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hòa Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hương
Công Ty TNHH Thiên Lộc Thành Địa chỉ: Số 75 phố Tây Sơn- Phường An Hoạch - TP Thanh Hoá - Tỉnh Thanh Hoá.
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2013 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B 1 … …. …. 01 02 03 04 .... 05 05/12 08/12 10/12 15/12 .... 31/12 19.800.000 200.000.000 120.000.000 90.000.000 548.506.955.374 - Cộng 548.506.955.374
- Cộng lũy kế từ đầu quý
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang .... - Ngày mở sổ: .01/12/2013 Ngày .31...tháng .12...năm 2013 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Thiên Lộc Thành
Địa chỉ: Số 75 phố Tây Sơn- Phường An Hoạch - TP Thanh Hoá - Tỉnh Thanh Hoá
SỔ CÁI Năm 2013
Tên tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511
Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK ĐƢ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dƣ đầu tháng ………..
29/12 01 05/12 Bán một lô hàng thiết bị vệ sinh cho công ty TNHH Tiến Thành
131
19.800.000 29/12 02 08/12 Công ty bán 20 cái máy điều hòa dùng cho phòng làm
việc cho công ty xây dựng Hưng Đô
111
200.000.000 29/12 03 10/12 Công ty bán 8 cái tivi cho cho Khách San Sao Mai dùng