d. Thiết kế hệ thống thông tin
4.3.2 Giải pháp cho thông tin
Hiện nay kế hoạch sản xuất chủ yếu vẫn được Thái Hòa xác định riêng lẻ, chưa có sự chia sẻ thông tin với người dân, sự hợp tác với các doanh nghiệp xuất khẩu khác trong ngành. Từ đó, khiến cho doanh nghiệp không dự đoán được sự lên xuống của thị trường, đồng thời không đánh giá được sản lượng và tình hình thực tế cung, cầu trên thế giới. Vì thế, doanh nghiệp thường ký hợp đồng ồ ạt, thậm chí có khi sản lượng cà phê trên hợp đồng cao hơn cả sản lượng cà phê thực tế. Thiệt hại từ những hoạt động kinh doanh này hàng năm ước tính lên tới tỉ đồng. Do thiếu thông tin nên doanh nghiệp chưa chủ động trong khâu tiêu thụ sản phẩm và dễ bị ép giá. Trước xu hướng liên kết các doanh nghiệp xuất khẩu cà phê lớn trong nước, Thái Hòa nên tích cực tham gia câu lạc bộ doanh nghiệp xuất khẩu cà phê để tạo điều kiện trao đổi thông tin về diễn biến thị trường, sản lượng cà phê trong nước và thế giới, tiến độ xuất nhập khẩu và phương thức bán hàng, giá bán, mức độ trừ lùi; đồng thời thảo luận mức giá thu mua cà phê nguyên liệu trong nước, chất lượng cà phê nông dân bán ra cũng như xuất khẩu… để có những quyết định chính xác hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tạo mối liên hệ chặt chẽ với nông dân để cập nhật các thông tin về lượng cung trong nước. Doanh nghiệp cũng thường xuyên cử cán bộ kĩ thuật tại các nhà máy đặt ở vùng nguyên liệu theo dõi quá trình sinh trưởng của cây cà
phê để nắm bắt kịp thời các vấn đề về sâu bệnh, chăm bón để đưa ra các biện pháp hỗ trợ về vốn và kĩ thuật cho nông dân để đảm bảo nguồn cung.
Thái Hòa cần nhanh chóng tìm kiếm những kênh thông tin khác đáng tin cậy hơn từ phía các cơ quan nhà nước như Vicofa, VCCI…hay từ những chia sẻ của câu lạc bộ cà phê để hạn chế các thông tin sai lệch, bất lợi cho hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, để hạn chế các rủi ro về thị trường công ty nên tiến hành mua bảo hiểm và tham gia thị trường kì hạn LIFFEE cho cà phê Robusta hay NewYork cho cà phê Arabica.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thẩm định kỹ đối tác, không nên bán hàng cho các đối tác là nhà đầu cơ, tránh để họ dìm giá. Doanh nghiệp tăng cường giao dịch trực tiếp, hạn chế giao hàng ứng vốn 70% trong khi chưa có đủ thông tin về thị trường, chủ động bán hàng cho những đối tác tin cậy và biết chia sẻ lợi ích lâu dài, phải đánh giá lại độ tin cậy của các đối tác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý theo dõi tình hình thời tiết tại các vùng trồng cà phê để dự đoán thời điểm có hàng, không nên bán hàng giao kỳ hạn xa khi chưa có nguồn hàng chắc chắn
Vì thời gian và thông tin là các yếu tố tác động lớn đến chất lượng SCM và chi phí cho hoạt động này. Chính vì vậy cần phải tác động để làm giảm ngắn khoảng thời gian này một cách thích hợp. Việc thực hiện xây dựng mạng thông tin giữa công ty với các thành phần khác trong chuỗi cung ứng sẽ giúp phân bổ các nguồn lực về thời gian và công sức một cách hợp lí. Đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và SCM nói riêng. Công ty có thể áp dụng phần mềm ERP - Hệ thống hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản lý. Với ERP, mọi hoạt động của công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công ERP, công ty sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh. Phần mềm này có mức giá khoảng 100.000USD đối với một dự án
ERP trung bình, mức đầu tư này khá lớn nhưng so với những hiệu quả mà nó mang lại thì rất đáng để doanh nghiệp đầu tư.