d. Thiết kế hệ thống thông tin
4.3.1Giải pháp cho dự trữ và mua hàng
Hàng năm, các nước ở Bắc bán cầu thu hoạch cà phê từ tháng 10 đến tháng 12 năm sau, còn các nước ở Nam Bán cầu thu hoạch cà phê từ cuối tháng 4 đến tháng 6. Bởi vậy, Viêt Nam thường xuất khẩu mạnh cà phê trong quý 4 năm trước và quý 1 năm sau. Thế nên, trong thời điểm này các doanh nghiệp trong nước ồ ạt xuất khẩu làm cho giá cà phê giảm đi khá nhiều.
Để tránh tình trạng trên, doanh nghiệp cần tăng cường dự trữ và tạm ngưng ký hợp đồng xuất khẩu mới cho đến khi giá cả tăng trở lại tránh cho các nhà đầu cơ nước ngoài trục lợi làm lũng đoạn thị trường. Doanh nghiệp cần phải nắm bắt được các thông tin, có được sự dự báo chắc chắn từ phía các cơ quan nhà nước để đưa ra các quyết định về quy mô dự trữ.
Công ty cần yêu cầu cán bộ có chuyên môn tại các nhà máy, thường xuyên khảo sát những trang trại cà phê, các đại lí thu mua tại các địa phương. Sau đó đưa ra các tiêu chuẩn nhất định đối với nguồn hàng cũng như tiêu chuẩn đối với các nhà cung ứng là nông dân hay các đại lí thu mua. Nếu thấy họ đáp ứng được các tiêu chuẩn thì mới tiến hành kí kết hợp đồng lâu dài. Các hợp đồng được kí kết cũng cần phải nêu rõ các điều kiện tiêu chuẩn về cà phê nguyên liệu, các yêu cầu về thời gian, phương thức giao hàng và kĩ thuật vận chuyển để đảm bảo chất lượng hàng hóa mà họ cần thực hiện. Bên cạnh đó để củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài này, doanh nghiệp cũng cần phải đưa ra các quyền lợi đặc biệt đối với các đối tác này so với đối thủ cạnh tranh như: cung cấp vốn, giống cây, kĩ thuật chăm sóc…khi cần, cung cấp hệ thống tin đầy đủ, kịp thời, chính xác để người nông dân nắm được thông tin, yên tâm đầu tư sản xuất, tránh được những thua thiệt không đáng có.