II) Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý vật liệu tại Điện lực Ba Đình Hà Nội:
2. Lập ban kiểm nghiệm vật liệu:
Hiện nay tại Điện lực, vật liệu có rất nhiều chủng loại khác nhau về các tính chất lý hoá phức tạp. Quá trình cung cấp là giai đoạn khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra đầy đủ các yếu tố đầu vào. Việc cung ứng đủ số lượng là rất cần thiết, bảo đảm kế hoạch sản xuất. Việc bảo đảm chất lượng cũng như kế hoạch sản xuất là rất quan trọng. Nguyên vật liệu tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá cả cũng như tính đồng bộ và đầy đủ của nguyên vật liệu từ đó tác động đến chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm và lợi nhuận. Do đó khi nhập nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định với các hợp đồng đã ký để xem nguyên vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa.
Nhưng tại Điện lực lại không có ban kiểm nghiệm vật liệu do đó vật liệu mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại và được nhập kho trên cơ sở kiểm tra của người cung ứng và thủ kho. Điều này có thể dẫn tới tình trạng nhập vật liệu không đảm bảo qui cách, phẩm chất, bộ phận vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho vật liệu và dễ gây ra tiêu cực.
Điện lực Ba Đình cần lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nhận vật liệu thu mua trước khi nhập kho được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, qui cách phẩm chất. Trong biên bản kiểm nhận, chịu trách nhiệm chính là
phòng vật tư, phòng tài chính kế toán, thủ kho... Cơ sở kiểm nhận là hóa đơn của nhà cung cấp. Trường hợp chưa có hóa đơn thì phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, sai qui cách... thì trên biên bản phải xác định rõ nguyên nhân, tiện cho việc xử lý sau này.
Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm để lập Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau:
Biểu số 28
Điện lực Ba Đình
Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày ... tháng... năm...
Số:
- Căn cứ chức năng, quyền hạn ban kiểm nghiệm.
- Căn cứ kiểm nghiệm thực tế: Hoá đơn bán hàng số... ngày.... Đại diện phòng vật tư:
Thủ kho:
Kết quả kiểm nghiệm như sau: S T T Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Đồng dẹt 50x5 25534051 Cân kg 20 Đúng qui cách Kết luận: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho, không thiếu hụt.
Phòng vật tư Phòng TCKT Thủ kho