- Căn cứ pháp lý: Luật NSNN do Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 16/12/2002, có hiệu lực từ 01/1/2004 và các văn bản hướng dẫn của Chính phủ, các bộ, ngành liên quan, cụ thể:
+ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật NSNN.
+ Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật NSNN;
+ Thông tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN;
+ Công văn số 1187/KB-KHTH ngày 10/9/2003 của KBNN hướng dẫn kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN;
+ Công văn số 163/KB-KHTH ngày 09/02/2004 của KBNN về cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN;
+ Công văn số 274/KB-KHTH ngày 01/3/2004 của KBNN về cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN;
+ Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Qui định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua KBNN.
- Nguyên tắc cấp phát thanh toán:
Mọi khoản chi NSNN đều phải được kiểm tra, kiểm soát trước, trong và sau quá trình cấp phát thanh toán. Để được thanh toán chi trả các khoản chi phải có trong dự toán được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức của Nhà nước và phải được thủ trưởng đơn vị sử dụng kinh phí NSNN chuẩn chi. Tất cả các đơn vị đều phải mở tài khoản tại KBNN, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Tài chính và KBNN trong quá trình lập, chấp hành và quyết toán NSNN.
Cơ quan Tài chính có trách nhiệm thẩm định dự toán, kiểm tra việc sử dụng kinh phí, thẩm định và tổng hợp quyết toán chi của các đơn vị; KBNN có trách nhiệm kiểm soát hồ sơ, chứng từ, điều kiện cấp phát và thực hiện thanh toán đầy đủ, kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định, tham gia với cơ quan Tài chính, cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và xác nhận số thực chi NSNN của các đơn vị qua KBNN. Trong quá trình quản lý, cấp phát
thanh toán các khoản chi nếu phát hiện khoản chi không đúng mục đích, đối tượng, không đúng chế độ, định mức theo quy định, không có đủ điều kiện chi thì KBNN sẽ từ chối thanh toán chi trả và thông báo cho đơn vị dự toán và cơ quan Tài chính đồng cấp biết để giải quyết. Đối với các khoản chi sai, KBNN thu hồi giảm chi NSNN theo quy định của cơ quan Tài chính và cơ quan có thẩm quyền.
- Điều kiện để cấp phát, thanh toán:
Theo quy định, KBNN chỉ được cấp phát, thanh toán cho các khoản chi NSNN có đủ các điều kiện sau:
+ Đã có trong dự toán được cơ quan có thẩm quyền giao, trừ các trường hợp sau: Dự toán các phương án phân bổ dự toán NSNN chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định; Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán được giao, nguồn dự phòng do thiên tai; chi ứng trước dự toán năm sau (không quá 20% đối với số kiểm tra).
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do Nhà nước quy định.
+ Đã được cơ quan Tài chính hoặc Thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN chuẩn chi: cơ quan Tài chính (lệnh chi tiền), đơn vị sử dụng NSNN (giấy rút dự toán NSNN). + Có đủ hồ sơ chứng từ thanh toán phù hợp với từng khoản chi (chi cho cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa lớn tài sản cố định, các khoản chi khác).
- Hình thức chi trả, thanh toán:
+ Chi trả thanh toán theo dự toán từ KBNN, bao gồm các đối tượng sau: Cơ quan hành chính Nhà nước; các đơn vị sự nghiệp; các tổ chức được NSNN hỗ trợ kinh phí thường xuyên; các Tổng công ty Nhà nước được NSNN hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụ thường xuyên.
+ Chi trả thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền, bao gồm các đối tượng sau: Các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội không có quan hệ thường xuyên với NSNN; Chi trả nợ, viện trợ; Chi bổ sung từ Ngân sách cấp trên cho Ngân sách cấp dưới và một số khoản chi khác theo quyết định của Thủ trưởng cơ quan Tài chính [17].