Phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học sẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán được dễ dàng, chính xác. Vì vậy, để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị từng loại nguyên vật liệu, theo em việc phân loại ở công ty cần phải được hoàn thiện hơn nữa. Công ty có thể phân loại NVL như sau:
+ Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, bông, chỉ, khuy…
+ Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: phấn may, giấy gói hàng, dây nẹp… + Nhiên liệu: TK 152.3: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen
+ Phụ tùng thay thế: TK 152.4: kim, suốt, thoi, dây máy… + Vật liệu khác: TK 152.8: văn phòng phẩm, phế liệu thu hồi.
Từ đó, công ty xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu này sẽ thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
Nhóm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú
152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải kẻ AT M 152.1.01.02 Vải Royal M 152.1.01.03 Vải cotton 100% M ……… ……… 152.1.02 Chỉ 152.1.02.01 Chỉ 60C3 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ 50C3 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ mạ non Cuộn ………….. ………….. 152.1.03 Khuy
152.1.03.01 Khuy nhựa Cái
152.1.03.02 Khuy đồng Cái
……. ……… ………
Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2,… cho từng loại NVL vật liệu chính, vật liệu phụ,… Cách này giúp dễ nhận biết từng loại NVL hơn nữa tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại NVL lại tiếp tục đánh 01, 02, 03,… cho từng nhóm NVL. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02, 03… cho từng thứ vật liệu. Cách đánh số danh điểm vật tư như vật tương tự giống với cách chi tiết tài khoản theo chế độ, do đó dễ hiểu và dễ
thực hiện hơn.
* Quản lý bảo quản vật liệu tại kho
Như đã nói ở phần trên, công tác quản lý vật liệu tại kho còn tồn tại nhược điểm là do bảo quản tất cả vật liệu trong cùng một kho nên dễ hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố, mốc.. như vải, bông, chỉ… Do đó, công tác quản lý kho nên tổ chức lại. mỗi loại NVL nên bảo quản, quản lý trong một kho riêng, nhưng xét trong điều kiện công ty hiện nay thì khó có thể thực hiện đươc. Vậy nên thay vì quản lý tại kho riêng, cán bộ quản lý kho cần có các biện pháp phân tách các loại vật liệu với nhau sao cho hợp lý để bảo quản tránh hư hại gây tổn thất cho công ty. Công ty có thế tách ô trong một kho để quản lý, tương ứng với mỗi ô là một loại vật liệu.