Tại Công ty TNHH Duy Tân, hàng tháng hay khi có nhu cầu về vật liệu, bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất từng bộ phận. Nếu giấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho.
Dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào phiếu. Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ở công ty cũng được lập thành ba liên:
Liên1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng
Ví dụ 3: Ngày 09 tháng 02 năm 2013, tại PXSX I phát sinh nhu cầu sử dụng
vải phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Khi đó bộ phận sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư theo mẫu như sau:
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Phòng kế toán
Tên tôi là: Đỗ Thị Hương – tổ trưởng PXSX I
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng
1 Vải Royal M 800
2 Vải kẻ AT M 400
Ngày 09 tháng 02 năm 2013
Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra.
hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:
CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Địa chỉ: Dương Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH
Mẫu số: 02 – VT
- Họ và tên người nhận: Đỗ Thị Hương Bộ phận: PXSX I - Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất đơn hàng Zara1067
- Xuất tại kho: Vật liệu
STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực
xuất
1 Vải Royal M 800 800 47.000 37.600.000
2 Vải kẻ AT M 400 400 35.500 14.200.000
Cộng 51.800.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Năm mươi mốt triệu, tám trăm nghìn đồng.
Ngày 11 tháng 02 năm2013 Người lập phiếu (Đã ký) Người nhận hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 02 năm 2013
Số: 67
Nợ: 621 Có: 152
Ví dụ 4: Ngày 11/02/2013 tại phân xưởng sản xuất II có nhu cầu thay mới suốt, kim may cho máy khâu phục vụ hoạt động sản xuất. Khi đó bộ phận lập giấy đề nghị xuất vật tư. Sau khi được duyệt, giấy đề nghị xuất vật tư này sẽ là một chứng từ mệnh lệnh để tiến hành xuất NVL.
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Phòng kế toán
Tên tôi là: Lê Thị Thảo – tổ trưởng PXSX II
Căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng
1 Suốt 2k Chiếc 200
2 Kim VO Chiếc 100
Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra.
Ngày 11 tháng 02 năm 2013
Người đề nghị
(Đã ký)
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:
CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Địa chỉ: Dương Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Mẫu số: 02 - VT
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 02 năm 2013 Số: 72
Nợ: 627
Có: 152
- Họ và tên người nhận: Lê Thị Thảo Bộ phận: PXSX II - Lý do xuất kho: xuất phục vụ hoạt động sản xuất của PX
- Xuất tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã sốĐơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu
Thực xuất
1 Suốt 2k Chiếc 200 200 3.000 600.000
2 Kim VO Chiếc 300 300 1.500 450.000
Cộng 1.050.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Một triệu không trăm năm mươi nghìn đồng.
Ngày 11 tháng 02 năm 2013 Người lập phiếu (Đã ký) Người nhận hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)