10. Việc sử dụng húa đơn bỏn hàng (số thứ tự, ngày
3.2.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch
Cụng ty chưa chỳ trọng đến cụng tỏc khảo sỏt lập và thẩm định kế hoạch của cuộc kiểm toỏn. Trờn thực tế, hiện nay cú sự cạnh tranh ngày càng lớn của cỏc cụng ty kiểm toỏn độc lập trong nước, nờn ASCO chỉ nhận được thư mời kiểm toỏn của những khỏch hàng mới, cũn đối với những khỏch hàng cũ, thỡ cuối năm tài chớnh, ASCO sẽ gửi hồ sơ mời thầu cho những khỏch hàng này. Vỡ vậy cụng việc khảo sỏt và đỏnh giỏ khỏch hàng đối với những khỏch hàng này gần như là khụng cú. Cũn đối với khỏch hàng năm đầu tiờn, quỏ trỡnh tỡm hiểu và đỏnh giỏ khỏch hàng chỉ mang tớnh thủ tục, cỏc KTV chỉ tỡm hiểu sơ lược về khỏch hàng qua internet, qua phỏng vấn trực tiếp khỏch hàng. Vỡ vậy việc thu thập thụng tin ban đầu về khỏch hàng của ASCO là chưa đầy đủ, việc đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng hầu như khụng thực hiện trong giai đoạn này, vỡ vậy ảnh hưởng đến việc khoanh vựng kiểm toỏn, phõn bổ mức trọng yếu và rủi ro kiểm toỏn và việc lựa chọn cỏc kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toỏn thớch hợp.
Cụng ty chưa xõy dựng một kế hoạch kiểm toỏn chi tiết theo từng đối tượng kiểm toỏn. Do bị thỳc ộp về thời gian, và yờu cầu cung cấp bỏo cỏo từ phớa khỏch hàng, nờn cỏc hợp đồng kiểm toỏn ở ASCO được sắp xếp theo lịch trỡnh sỏt nhau. Vỡ vậy, trong mỗi cuộc kiểm toỏn cụ thể, cỏc KTV khụng xõy dựng một chương trỡnh kiểm toỏn riờng cho từng khỏch hàng, mà ỏp dụng theo chương trỡnh kiểm toỏn theo khuụn mẫu của ASCO. Và trong từng phần hành được phõn cụng cụ thể cỏc KTV cũng khụng thực hiện lập kế hoạch cụ thể cho từng phần hành về cỏc thủ tục cần tiến hành, và cần thu thập những bằng chứng
gỡ, thực hiện kỹ thuật như thế nào, …mà chỉ thực hiện theo những kinh nghiệm của KTV trong cỏc cuộc kiểm toỏn trước.
Về việc xỏc định mức độ trọng yếu, rủi ro và số lượng bằng chứng kiểm toỏn cần thu thập. Mặc dự ASCO đó xõy dựng một qui trỡnh đỏnh giỏ mức độ trọng yếu thống nhất trong toàn cụng ty, và đó được qui định bằng văn bản cỏc chỉ tiờu được dựng làm cơ sở cho việc tớnh và phõn bổ mức trọng yếu. Nhưng do cỏc thủ tục trong giai đoạn này, KTV cũng chỉ thực hiện ở mức sơ lược ban đầu nờn xỏc định và phõn bổ rủi ro, trọng yếu cho cỏc khoản mục trong giai đoạn này cũng chỉ mang tớnh hỡnh thức chung chung, mà chủ yếu KTV thực hiện kốm luụn trong giai đoạn thực hiện kiểm toỏn.
3.2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toỏn
Chương trỡnh kiểm toỏn tại ASCO được xõy dựng tương đối hiệu quả và khoa học, tuy nhiờn việc thay đổi chương trỡnh kiểm toỏn cũn ớt, chỉ với một số cụng ty khỏch hàng cú ngành nghề kinh doanh đặc thự thỡ cụng ty mới cú sự thay đổi nhất định như Bảo hiểm, Bưu chớnh viễn thụng,ngõn hàng … cũn hầu hết chương trỡnh kiểm toỏn ỏp dụng tương tự cho cỏc khỏch hàng. Điều này chưa thực sự phự hợp bởi mỗi cụng ty khỏch hàng đều cú những đặc thự riờng và chương trỡnh kiểm toỏn mẫu cú thể phự hợp với loại hỡnh doanh nghiệp này nhưng chưa chắc đó phự hợp với cụng ty khỏch hàng khỏc. Vậy, vấn đề đặt ra đối với ASCO là phải tiếp tục hoàn thiện hơn nữa chương trỡnh kiểm toỏn, xõy dựng cỏc chương trỡnh kiểm toỏn hiệu quả, ỏp dụng được cho nhiều khỏch hàng và phự hợp với đặc điểm của từng khỏch hàng.
Với kỹ thuật kiểm tra vật chất: Thụng thường, khi tiến hành kiểm toỏn với khỏch hàng mà hợp đồng kiểm toỏn ký trước khi năm tài chớnh kết thỳc (trước thời điểm kiểm kờ khi kết thỳc năm tài chớnh), khi đú cỏc KTV tiến hành thực hiện kiểm kờ cựng đơn vị (đi xem xột, đỏnh giỏ thủ tục kiểm kờ và trực tiếp kiểm kờ một số tài sản điển hỡnh. Tuy nhiờn, khi năm tài chớnh kết
thỳc (thời điểm kiểm kờ đó thực hiện xong), khi đú cỏc KTV sẽ ớt thực hiện lại kiểm kờ do sức ộp bởi thời gian kiểm toỏn, do tốn kộm thời gian và chi phớ. KTV khụng tham gia kiểm kờ đồng nghĩa với việc KTV khụng quan sỏt được quỏ trỡnh kiểm kờ, khụng nắm được thực tế tiền mặt tồn quĩ, số lượng tài sản thực cú của đơn vị và chất lượng chỳng như thế nào mà KTV chỉ thu thập biờn bản kiểm kờ do khỏch hàng cung cấp, khụng mang tớnh khỏch quan. Nếu khỏch hàng khụng trung thực cú sự múc nối giữa thủ kho và kế toỏn, cú thể tồn tại những sai phạm liờn quan đến việc hạch toỏn khai tăng doanh thu nếu như doanh thu chưa đạt kế hoạch được giao. Nếu biờn bản kiểm kờ từ phớa khỏch hàng cung cấp cú độ tin cậy khụng cao thỡ việc tớnh toỏn lại số dư cuối kỳ của KTV cho cỏc khoản mục tài sản này là khụng chớnh xỏc. Do vậy, rủi ro kiểm toỏn liờn quan đến cỏc cơ sở dẫn liệu như tớnh trọn vẹn, hiện hữu và định giỏ là cao.
Với kỹ thuật kiểm tra chi tiết: Phương phỏp này mang lại hiệu quả cao và được KTV sử dụng nhiều trong cỏc khoản mục. Tuy nhiờn, khi thực hiện KTV cần phải quan tõm đến mẫu chọn và kết hợp với cỏc phương phỏp khỏc để mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm được thời gian và chi phớ cho cuộc kiểm toỏn.
Trường hợp tài sản của đơn vị được kiểm toỏn được lưu giữ bởi bờn thứ ba, KTV thường chỉ gửi thư xỏc nhận để thu thập thụng tin về số lượng và giỏ trị tài sản. Nếu bờn thứ ba thiếu tớnh độc lập khi trả lời thư xỏc nhận thỡ cú thể dẫn đến rủi ro khụng đạt được mục tiờu kiểm toỏn.
Đối với thủ tục phõn tớch, trong phõn tớch xu hướng kiểm toỏn viờn thường chỉ lập bảng tớnh và phõn tớch xu hướng biến động chung của từng khoản mục. Đối với từng khoản mục kiểm toỏn viờn thường chỉ phõn tớch chờnh lệch về số tương đối và tuyệt đối của số dư khoản mục đú trong 2 năm liờn tiếp nờn bằng chứng thu thập từ kỹ thuật này khụng cú tớnh thuyết phục,
nếu như cú sự phõn tớch sai, lệch hướng thỡ rủi ro xảy ra là rất cao.
Với kỹ thuật phỏng vấn: Phỏng vấn thực chất là quỏ trỡnh KTV sử dụng bảng cõu hỏi đề tỡm hiểu về hệ thống kiểm soỏt nội bộ từ phớa khỏch hàng. Đõy là kỹ thuật cần nhiều đến kĩ năng và kinh nghiệm của KTV để cú thể thu thập thụng tin từ khỏch hàng. Thụng qua phỏng vấn, KTV cú thể tốn ớt thời gian hơn mà vẫn cú thể thu được thụng tin mong muốn. Tuy nhiờn, hệ thống bảng cõu hỏi mà KTV sử dụng trong quỏ trỡnh này vẫn mang tớnh mỏy múc từ chương trỡnh kiểm toỏn chung của toàn cụng ty. Hơn nữa, khi thu thập bằng chứng từ kỹ thuật này, KTV dễ gặp khú khăn từ phớa khỏch hàng do kế toỏn khụng hợp tỏc, do khụng chỳ ý lắng nghe kế toỏn, do khụng hiểu những giải thớch của kế toỏn, … KTV phải thực hiện cỏc thủ tục thay thế, mất nhiều thời gian và cụng sức vào một khoản mục nhỏ, từ đú khụng đảm bảo hiệu quả cụng việc, chưa kể đến chất lượng kiểm toỏn bị ảnh hưởng. Vỡ vậy, hoàn thiện kỹ thuật phỏng vấn chớnh là nõng cao những kĩ năng “mềm” cho KTV.
Với kỹ thuật tớnh toỏn: tớnh toỏn là kỹ thuật thu thập bằng chứng đảm bảo về mặt số học, do KTV trực tiếp thực hiện nờn bằng chứng thu được cú tớnh chớnh xỏc cao. Nhưng trong khi thực hiện kiểm toỏn, KTV chỉ thực hiện tớnh toỏn lại cỏc phộp tớnh mà kế toỏn đơn vị đó thực hiện mà khụng đưa ra ước tớnh riờng của mỡnh. Một hạn chế nữa trong kỹ thuật này đú là cỏc KTV chỉ chọn mẫu và tớnh toỏn lại những khoản mục cú số phỏt sinh và số dư lớn, cũn những khoản mục cú số dư hay số phỏt sinh nhỏ thỡ KTV bỏ qua, mà tổng thể những khoản này mà cú sai phạm xảy ra thỡ rủi ro là cao.
Với kỹ thuật gửi thư xỏc nhận: Việc ỏp dụng kỹ thuật này cũng khỏ phổ biến phần lớn cỏc cuộc kiểm toỏn tài chớnh đều ỏp dụng. Tuy nhiờn, do hạn chế về thời gian hay hạn chế về chi phớ kiểm toỏn và cỏ biệt là một số KTV chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc thu thập bằng chứng kiểm toỏn.