THÀNH DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI LONG BIÊN
3.1. Đánh giá chung về kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ tại công ty TNHH vận tải Long Biên và phương hướng hoàn thiện
3.1.1. Ưu điểm
- Về tổ chức bộ máy kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ
Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, công ty Long Biên đã đạt được những thành tựu lớn trong hoạt động kinh doanh và có vị thế trên thị trường dịch vụ vận tải. Cùng với đó, công ty cũng xây dựng được một bộ máy kế toán vững chắc về chiều sâu, là công cụ then chốt của công ty trong việc quản lý toàn công ty.
Việc công ty áp dụng máy móc vào công việc kế toán, kết hợp với mô hình quản lý tập trung nên việc điều hành tổ chức kế toán được đơn giản hóa, số lượng nhân viên kế toán được giảm bớt, góp phần tiết kiệm chi phí quản lý mà vẫn đảm bảo thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, đầy đủ. Ngoài ra, cách tổ chức này cũng giúp việc quản lý công tác kế toán được tập trung, thống nhất, giảm thiểu sai sót, tránh mất mát dữ liệu, bởi các dữ liệu kế toán được sao chép an toàn.
Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty hiện nay khá khoa học. Mỗi kế toán viên được phân công phần hành, công việc cụ thể. Các kế toán viên có sự liên kết chặt chẽ, tạo ra sự thống nhất và phối hợp nhịp nhàng, với nguyên tắc phân công phân nhiệm. Mỗi người đảm nhiệm những phần hành cụ thể nhưng thường xuyên đối chiếu, so sánh sổ sách kế toán dưới sự giám sát, điều hành của kế toán trưởng, đảm bảo số liệu được ghi sổ trung thực, khách quan, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ngoài ra, bộ máy kế toán được còn có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty, nhằm thu thập thông tin kịp thời, đánh giá kịp thời các định mức, kế hoạch trong tương lai ngắn hạn và dài hạn của công ty, tạo nên sự phù hợp trong các định mức về chi phí.
Công ty tập trung cho một nhân viên kế toán làm chuyên môn về tập hợp chi phí và tính giá thành. Ngoài ra, về phần hành TSCĐ có kế toán viên phụ trách TSCĐ theo dõi, phần hành tiền có kế toán viên phụ trách tiền theo dõi, có thể so sánh, đối chiếu kịp thời với kế toán viên phụ trách giá thành. Đồng thời, kế
toán trưởng cũng thường xuyên kiểm tra sát sao, tổ chức phối hợp các kế toán viên nhịp nhàng.
-Về trình độ nhân viên kế toán
Do sự trợ giúp của máy móc nên số lượng kế toán viên được giảm xuống một cách tối thiểu. Tuy nhiên, về trình độ, các kế toán viên của công ty đều có trình độ đại học, được đào tạo chuyên sâu về kế toán, có kinh nghiệm làm việc lâu dài, sử dụng thành thạo máy vi tính và có tinh thần trách nhiệm cao. Đặc biệt, kế toán phụ trách về tập hợp chi phí và tính giá thành có trình độ đại học, kinh nghiệm làm việc hơn 7 năm, có sự gắn bó với công ty, có tinh thần trách nhiệm, luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu.
Ngoài ra, công ty thường xuyên tổ chức cho nhân viên công ty tham gia các khóa đào tạo về nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ. Trong đó, nhân viên phụ trách tập hợp chi phí và tính giá thành cũng tham gia các khóa học thường xuyên và đạt được những thành tích tốt, nâng cao trình độ nghiệp vụ và các trình độ bổ trợ. Do vậy, việc tổ chức kế toán nói chung và kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm của Công ty nói riêng được thực hiện khá hiệu quả, nhanh chóng và kịp thời, thích ứng với điều kiện của Công ty và sự phát triển chung của kế toán Việt Nam hiện nay.
-Về chế độ chứng từ, hệ thống sổ sách và báo cáo trong công ty
Công ty luôn chấp hành chế độ kế toán tài chính, sử dụng hệ thống chế độ chứng từ, sổ sách và báo cáo theo quy định của Nhà nước. Công ty mở các sổ kế toán phù hợp để phản ánh và giám sát tình hình chi phí, tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ. Các chứng từ được tập hợp và lưu giữ đầy đủ, đồng thời phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một các chính xác, đưa ra thông tin về chi phí kịp thời, giúp nhà quản lý nhận biết được những khoản chi phí hợp lí và bất hợp lí, để có những điều chỉnh thích hợp.
Các tài khoản được thiết lập trong danh mục tài khoản và được chi tiết cho từng đối tượng, phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Ví dụ như việc hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung công ty mở ra các tài khoản chi tiết cho từng khoản mục chi phí, tập hợp chi phí cho từng mã dịch vụ. Ngoài ra, công ty còn lập các bảng kê, bảng tính thích hợp song song với việc hạch toán vào phần mềm, rất thuận lợi cho việc so sánh, đối chiếu sổ sách.
Việc xử lý, luân chuyển chứng từ được thực hiện đồng bộ, theo đúng chế độ, phù hợp với tổ chức quản lý hoạt động của Công ty, đảm bảo tính thống nhất,
các nhân viên được phân công nhiệm vụ rõ ràng, chứng từ được lưu chuyển đúng trình tự, quy định các chữ kí, người kiểm soát khoa học.
-Về công tác tập hợp chi phí và tính giá thành
Trong hoạt động kinh doanh, công tác tập hợp chi phí và tính giá thành là một phần hành kế toán quan trọng nhất, ảnh hưởng đến giá vốn của công ty, ảnh hưởng tới lợi nhuận kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng của phần hành này, các nghiệp vụ có trong phần hạch được hạch toán và theo dõi rất đầy đủ, từ các chi phí nhiên liệu, chi phí nhân công, cũng như tất cả các khoản chi phí mua ngoài.
Công ty đã xây dựng được hệ thống các bảng kê, bảng tổng hợp khá hợp lí, việc vận dụng hệ thống tài khoản chi tiết, sử dụng hệ thống bảng biểu, báo cáo theo quy định ứng dụng vào công ty. Việc tổ chức tập hợp chi phí hoạt động và tính giá thành tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, giúp kế toán thực hiện được chức năng của mình, giám sát tình hình việc thực hiện kế hoạch giá thành, cung cấp thông tin cho nhà quản trị để có căn cứ ra quyết định điều chỉnh kịp thời về giá bán, …Ngoài ra, Công ty còn thường xuyên tổ chức kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của từng loại chi phí phát sinh, góp phần quản lý tài sản, nguồn vốn hiệu quả hơn, từ đó có biện pháp phấn đấu hạ giá thành, nâng cao chất lượng dịch vụ.
-Về xác định đối tượng và phương pháp tính giá thành
Việc phân chia đối tượng và phương pháp tính giá thành ở công ty khá đơn giản, chỉ có 2 mã dịch vụ tương ứng với 2 loại nhiên liệu. Đây là cách phân chia khá hợp lí đối với loại hình công ty vận tải. Việc tính giá thành dựa trên số người*km cũng phù hợp.
3.1.2. Nhược điểm
Mặc dù hiện nay, phòng kế toán của công ty đã được tổ chức khá hợp lí và ngày càng hoàn thiện, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những thiếu sót: -Về hệ thống sổ kế toán:
Kế toán chỉ mở sổ kế toán cho 2 loại hình xe là xe chạy xăng và xe chạy dầu. Kế toán chưa mở sổ kế toán riêng cho loại hình xe chạy cố định và xe chạy theo hợp đồng. Do đó, việc so sánh, đối chiếu không có đầy đủ cơ sở, quá trình tập hợp chi phí chưa được đầy đủ chi tiết.
Kế toán phụ trách phần hành tập hợp chi phí và tính giá thành tuy có trình độ cao, kinh nghiệm làm việc lâu năm, nhưng áp lực công việc khá nặng nề. Các bảng kê, bảng chấm công… chỉ được tập hợp và thống kê vào cuối tháng, sau đó được tập hợp tính giá thành. Do đó, trách nhiệm của kế toán viên vào cuối tháng rất áp lực, khối lượng công việc dồn vào cuối tháng, nhiều khi quá tải, có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
-Về hệ thống tài khoản
Tuy hệ thống tài khoản tổng hợp công ty sử dụng theo đúng quy định của Bộ tài chính, công ty cũng mở thêm nhiều tài khoản chi tiết phù hợp với tình hình hoạt động của công ty. Tuy nhiên, việc mở các TK chi tiết đó còn khá tùy tiện, khá đơn giản, chưa phù hợp với đúng chức năng của hệ thống TK chi tiết. Ví dụ, TK 6271 theo quy định là Chi phí nhân viên phân xưởng, thì ở công ty lại hạch toán TK 6271 là TK Chi phí săm lốp trích trước, còn Chi phí nhân viên đội quản lý thì lại được hạch toán vào TK 6272
TK 6277 theo quy định là Chi phí dịch vụ mua ngoài, thì kế toán công ty lại hạch toán vào TK 6275 – chi phí dịch vụ mua ngoài
-Về hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Việc hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp của công ty còn khá nhiều bất cập, chỉ phân chia ra chi phí xăng và chi phí dầu, chưa phân chi tiết cho các đầu xe, chưa hạch toán cho loại hình xe tuyến cố định và xe chạy dịch vụ. Ngoài ra, khoản chi phí nhiên liệu trực tiếp của công ty phụ thuộc rất lớn vào thị trường bên ngoài, hơn nữa ngành xăng dầu ở nước ta là độc quyền, không thể tìm được nhà cung cấp khác.
Việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, khoản phụ cấp cho lái xe theo doanh thu cũng chưa hợp lí, bởi các lái xe lái tuyến xe cố định thì mang lại doanh thu thường xuyên hơn. Các lái xe hợp đồng thì nguồn doanh thu có thể không được cố định dẫn đến trợ cấp không được cố định, có thể gây ra sự đòi hỏi di chuyển nguồn nhân lực của các lái xe
-Về hạch toán chi phí sản xuất chung
Việc hạch toán chi phí sản xuất chung cũng còn một số điểm bất cập. Ví dụ như các định mức về chi phí săm lốp, chi phí sửa chữa phương tiện vận tải đã được công ty đưa ra khá lâu, do đó không còn phù hợp với tình hình thị trường. Nên khi thực hiện việc thay săm lốp hay sửa chữa phương tiện vận tải thì khoản chi phí chênh lệch càng tăng lên, việc hạch toán khó khăn hơn. Hơn
nữa, mỗi loại xe lại có chi phí sửa chữa khác nhau, việc công ty hạch toán chung mức định mức cho tất cả các loại xe là không hợp lí.
Nhiều khoản chi phí như lệ phí bến bãi, chi phí cầu phà xảy ra thường xuyên thì kế toán cũng không hạch toán riêng mà gộp vào chi phí dịch vụ mua ngoài khác, dẫn đến khoản chi phí dịch vụ mua ngoài lớn tương đối.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu di chuyển giữa các vùng của người dân ngày càng nhiều, ngành kinh doanh vận tải ngày càng có cơ hội phát triển. Do vậy, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia vào ngành kinh doanh này, công ty ngày càng bị cạnh tranh khốc liệt. Vì vậy, công ty ngày càng phải tìm các biện pháp giảm chi phí, kiểm soát chi phí, hạ giá thành dịch vụ nhằm thu hút thêm khách hàng.
Nhằm đưa ra các quyết định thích hợp, nhà quản lý công ty cần thu thập thông tin một cách chính xác, khách quan, và việc này cần thông tin hữu ích từ bộ phận kế toán, đặc biệt là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Khác với doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm tạo ra có hình thái vật chất, có quá trình nhập và xuất kho, trong kinh doanh vận tải, quá trình sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời, song song, do đó, việc tính toán đưa ra giá thành kịp thời để đưa ra mức giá dịch vụ rất quan trọng. Công ty cần phải hoàn thiện hơn phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành.
- Đảm bảo việc cung cấp, phản ánh thông tin kế toán về chi phí, giá thành dịch vụ kịp thời, đầy đủ, chính xác để phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp, giúp lãnh đạo Công ty quản trị chi phí một cách linh hoạt nhất, đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.
- Đảm bảo công tác kế toán được tuân thủ đúng quy trình, chuẩn mực kế toán Việt Nam, và quy định của Bộ tài chính, đồng thời phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, tiết kiệm được thời gian, công sức.
- Đảm bảo bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý, đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán của nhà quản trị và người sử dụng báo cáo tài chính. - Hình thức kế toán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và trình độ của
kế toán viên cũng như trang thiết bị, công nghệ của Công ty. Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ phải phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo tính khả thi, phù hợp với năng lực của Công ty.
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ -Về xác định đối tượng tập hợp chi phí
Hiện nay, công ty có 2 loại hình xe là xe chạy tuyến cố định và xe chạy dịch vụ hợp đồng. Nên ngoài hai mã hàng XANG và DAU, kế toán cần phân chia ra 2 loại hình xe chạy tuyến cố định, và xe chạy dịch vụ.
Ngoài ra, trên thực tế công ty cần sử dụng rất nhiều loại xe khác nhau, xe bình dân, xe sang trọng, xe 4 chỗ, 8 chỗ, 16 chỗ đến 50 chỗ. Công ty cần nghiên cứu xây dựng giá thành riêng cho từng loại xe, xe 4 chỗ, xe 8 chỗ, xe 16 chỗ, 32 chỗ… Do đó, cần phân nhỏ thêm đối tượng tập hợp chi phí để việc tập hợp chi phí được chi tiết, đầy đủ, cụ thể cho từng đối tượng, từ đó việc tính giá thành cũng chi tiết hơn, có thể đưa ra các mức giá khác nhau, tư vấn cho khách hàng lựa chọn các loại xe khác nhau, phù hợp với thực tế thị trường hơn.
Việc thực hiện giải pháp đó có thể gây thêm nhiều công việc cho kế toán viên, do đó 1 kế toán viên phụ trách phần hành tập hợp chi phí và tính giá thành thì công việc quá áp lực, công ty nên tuyển thêm 1 kế toán viên cùng phụ trách phần hành này.
-Về phương pháp tính giá thành
Phương pháp tính giá ở công ty hiện nay là phương pháp tính giản đơn, tập hợp cho 2 đối tượng rồi phân bổ, sau đó tập hợp và tính giá trên người*km. Tuy nhiên, thực tế, số lượng hành khách di chuyển trên xe luôn biến động và phụ thuộc vào thời vụ, nên công ty có thể tính giá thành riêng cho từng chuyến xe thay vì tính tập trung tất cả các chuyến trong tháng.
-Về chứng từ luân chuyển
Việc luân chuyển chứng từ ở công ty chủ yếu được thực hiện vào cuối tháng, và phải trình cho kế toán trưởng xem qua trước khi tiến hành hạch toán. Trên thực tế, trình độ các kế toán viên khá cao, giàu kinh nghiệm, do đó, công ty có thể xem xét để các kế toán trực tiếp hạch toán. Từ đó, có thể giảm thiểu thời gian hạch toán, đồng thời giảm bớt được khối lượng công việc của kế toán trưởng
-Về hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp
Thực tế, hiện nay, trên thị trường khi mua xăng dầu công ty đều phải trả cho công ty xăng dầu một khoản lệ phí xăng dầu. Kế toán hạch toán toàn bộ chi phí này vào khoản chi phí nhiên liệu trực tiếp, thực tế là không hợp lí. Công