Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ
Chứng từ kế toán
Nhập chứng từ và phân hệ kế toán
Các tệp dữ liệu trên máy tính
Máy tự động xử lý dữ liệu theo phần mềm
Đăng ký thông tin cần kê khai
Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Báo cáo kế
2.2.1 Công tác thống kê thời gian lao động và hình thức trả lương của công ty
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Công ty Cổ phần thương mại Hà Anh Số: 0053/HĐLĐ
HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Chúng tôi, một bên là ông Nguyễn Huy Hưởng Quốc tịch: Việt Nam
Chức vụ: Giám đốc – Chủ tịch hội đồng quản trị
Đại diện cho (1): Công ty Cổ phần thương mại Hà Anh
Địa chỉ: Số 145, Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải Tân, TP Hải Dương, Tỉnh hải Dương. Tel: 0320.355.1368 Fax: 0320.355.1268
Và một bên là ông (bà): Phạm Công Hoàng Quốc tịch: Việt Nam Sinh ngày 26 tháng 7 năm 1991
Nghề nghiệp (2): Cử nhân quản trị kinh doanh
Địa chỉ thường trú: Xóm 10, Đông Thôn, Quốc Tuấn, Nam Sách, Hải Dương. Số CMND: 142535562 cấp ngày 18 / 4 / 2006 tại Công an: Hải Dương
Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây
Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng
- Loại hợp đồng lao động (3): Hợp đồng lao động có thời hạn xác định - Từ ngày 12/7/2013 đến 12/7/2015.
- Thời gian thử việc (3 tháng ): Từ ngày 12/7/2013đến 12/10/2013
- Địa điểm làm việc (4): Số 145, Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải Tân, TP Hải Dương - Chức vụ: Nhân viên
- Công việc phải làm (5) Làm những công việc của phòng mua hàng.
Điều 2: Chế độ làm việc
- Thời gian làm việc (6): Từ 7h30 đến 17h00, giờ ăn, nghỉ trưa từ 11h30 đến 13h00 Thời gian làm việc có thể thay đổi theo tình hình công ty).
- Được cấp phát những dụng cụ làm việc liên quan đến công việc.
Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động:
1. Quyền lợi/:
- Phương tiện đi lại làm việc (7): được cung cấp bởi người lao động - Phương thức tính lương theo thời gian
- Hình thức trả lương: tiền mặt
- Phụ cấp (9): 780.000 VNĐ/tháng; Tết âm lịch thưởng 1 tháng lương. .- Được trả lương vào ngày cuối tháng
- Tiền thưởng: theo tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty từng thời điểm - Chế độ nghỉ ngơi :Được nghỉ ngày chủ nhật hàng tuần và các ngày lễ tết. - Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Theo luật lao động Việt Nam
- Những thỏa thuận khác: Không áp dụng 2. Nghĩa vụ/
- Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng
- Chấp hành điều kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động - Bồi thường vi phạm và vật chất: Theo quy định của công ty
Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động
1. Nghĩa vụ/
- Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng lao động
- Thanh toán đầy đủ, đúng hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
2. Quyền hạn/
- Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc...)
- Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và nội quy lao động của doanh nghiệp.
Điều 5: Điều khoản thi hành
- Những vấn đề về lao động không ghi trong hợp đồng này thì áp dụng quy định của thỏa ước tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước tập thể và áp dụng quy định của luật lao động
- Hợp đồng lao động được làm thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản và có hiệu lực từ ngày 12 tháng 7 năm 2013 Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động thì nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị như các nội dung của bản hợp đồng lao động này.
Hợp đồng này làm tại Hải Dương, ngày 12 tháng 7năm 2013
Người lao động Giám đốc
Phạm Công Hoàng Nguyễn Huy Hưởng
Bảng 2.2 Danh sách bậc lương cán bộ nhân viên của công ty
2 Nguyễn Huy Văn P.GĐ-TP Kỹ thuật Đại Học 3.5
3 Nguyễn Thị Lan P.GĐ Đại Học 3.5
4 Trần Xuân Lộc P.GĐ Đại Học 3.5
5 Nguyễn Thị Tâm Trưởng phòng Th.S 3.2
6 Phạm Ngọc Mai Trưởng phòng Th.S 3.2
7 Đỗ Hoàng Nam Trưởng phòng Đại Học 3.2
8 Trần thị Tuyết KTT Đại Học 3.0
9 Hoàng Văn Luận Nhân viên Đại Học 2.5
10 Lê Thị Hằng Nhân viên Đại Học 2.5
11 Nguyễn Thị Thịnh Nhân viên Đại Học 2.5
12 Phạm Thị Na Nhân viên Đại Học 2.34
13 Nguyễn Thị Nhung Nhân viên Đại Học 2.5
14 Phạm Công Hoàng Nhân viên Đại Học 2.34
15 Nguyễn Văn Phương Nhân viên Đại Học 2.34
16 Trần Thị Quỳnh Nhân viên Đại Học 2.34
17 Nguyễn Đình Thông Nhân viên Đại Học 2.34
18 Nguyễn Huy Sơn Nhân viên Lái xe
19 Nguyễn Thị Thuận Nhân viên tạp vụ
Hiện nay công ty cổ phần thương mại Hà Anh có 19 cán bộ nhân viên chính Việc hạch toán thời gian lao động ở công ty đối với số lượng thời gian lao động thông qua bảng chấm công. Hiện nay công ty trả lương theo ngày công làm việc thực tế. Hết tháng theo bảng chấm công kế toán duyệt và làm lương. Hàng tuần nhân viên công ty được nghỉ ngày chủ nhật.
Việc sử dụng thời gian của người lao động trong Công ty có ý nghĩa rất quan trọng, nó có tác dụng nâng cao ý thức tổ chức kỷ luật của người lao động, là cơ sở để tính lương, tính thưởng, để xác định năng suất lao động. Do đó hạch toán lao động phải đảm bảo phản ánh được một số giờ làm việc thực tế của mỗi người lao động trong tháng. Ngoài tiền lương làm theo ngày công cán bộ nhân viên còn được nhận khoản phụ cấp trách nhiệm và tiền thưởng tùy theo chức vụ và số ngày công làm việc để nhân viên có thể tăng hiệu quả làm việc. Nhân viên Lái xe và nhân viên tạp vụ công ty trả lương theo tháng, với nhân viên lái xe 5.000.000đ/ tháng và nhân viên tạp vụ 2.600.000đ/tháng với phụ cấp là 780.000đ/tháng, chế độ thưởng cũng như các nhân viên khác
công thức tính lương như sau: Lương
Lương tháng = x Ngày làm việc thực tế + phụ cấp + Thưởng 26 ngày
Ví dụ: Anh Nguyễn Huy Sơn là nhân viên lái xe lương tháng là 5.000.000đ, với mức phụ cấp là 780.000đ. Tháng 3 anh đi làm 26 ngày, vậy tiền thưởng của anh sẽ được nhận là 500.000đ.Lương của anh sẽ là:
Trích BHXH : x 8 % = 400.000 đ
Trích BHYT : x 1.5% = 75.000 đ
Trích BHTN : x 1 % = 50.000 đ Tổng các khoản khấu trừ theo lương là 525.000 đ
Số tiền thực tế anh Sơn được lĩnh là 6.280.000 – 525.000 = 5.755.000 đ
Bảng 2.3Bảng phụ cấp công việc của cán bộ,nhân viên công ty(ĐV:VNĐ)
Chức vụ Phụ cấp trách nhiệm Giám đốc 1.200.000 Phó giám đốc 1.000.000 Trưởng phòng 850.000 Kế toán trưởng 800.000 Nhân viên 780.000
Với ngày công tiêu chuẩn là 26 ngày/ tháng công thức tính lương của nhân viên văn phòng như sau:
Lương (Hệ số lương x 2.000.000đ) Số ngày
Thời = x làm việc + PCTNCV +Thưởng Gian 26 ngày thực tế
Ví dụ: Chị Phạm Thị Na ở phòng kế toán có mức lương tối thiểu là 2.000.000đ. Hệ số lương của chị Na là 2.34
Số ngày làm việc thực tế là: 26 ngày tiền thưởng sẽ là 500.000đ lương của chị Na sẽ là
Các khoản khấu trừ lương :
Trích BHXH : 4.680.000 x 8 % = 374.400 đ Trích BHYT : 4.680.000 x 1.5% = 70.200 đ Trích BHTN : 4.680.000 x 1 % = 46.800 đ Tổng các khoản khấu trừ theo lương là 491.400 đ
Lương chị Na sẽ được nhận là 4.680.000 – 491.400 = 4.188.600 đ
- Do tính chất kinh doanh của doanh nghiệp, có thời gian khối lượng công việc của doanh nghiệp nhiều không thể giải quyết hết số ngày làm trong tuần. Doanh nghiệp tổ chức cho cán bộ nhân viên trong công ty làm thêm ngày chủ nhật và ngày lễ. Chế độ lương làm thêm các ngày chủ nhật, ngày lễ như sau:
Ngày chủ nhật
Ngày lễ 300%
2.2.2. Q y l ng v qu n lý qu l ng t i công tyũ ươ à ả ỹ ươ ạ
Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty xác định nguồn quỹ lương tương ứng để trả cho người lao động.
Nguồn quỹ lương bao gồm:
- Qu l ng theo n giá ti n l ng ỹ ươ đơ ề ươ được giao. - Qu l ng b sung theo ch c a Nh n c.ỹ ươ ổ ế độ ủ à ướ
- Qu l ng t các ho t ng s n xu t kinh doanh, d ch v khác ngo i n giáỹ ươ ừ ạ độ ả ấ ị ụ à đơ ti n l ng ề ươ được giao.
- Qu l ng d phòng t n m tr c chuy n sang.ỹ ươ ự ừ ă ướ ể
Sử dụng tổng quỹ lương:
- Qu l ng tr tr c ti p cho ng i lao ng ho c chuy n qua t i kho n c aỹ ươ ả ự ế ườ độ ặ ể à ả ủ ng i lao ng v i 2 hình th c l ng th i gian ho c l ng khoán. Không k khenườ độ ớ ứ ươ ờ ặ ươ ể th ng.ưở
- Qu khen th ng t i a không quá 10% t ng qu l ng.ỹ ưở ố đ ổ ỹ ươ
- Qu d phòng cho n m sau t i a không quá 12% t ng qu l ng.ỹ ự ă ố đ ổ ỹ ươ
Về nguyên tắc quản lý tài chính, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ tiền lương, chi lương đúng mục đích và phải gắn với kết quả lao động.
Quỹ lương được quản lý tốt sẽ làm giảm chi phí sản xuất, khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động và hơn hết là phải đảm bảo đời sống cho người lao động.
2.2.3 Các kho n trích n p theo l ng t i công tyả ộ ươ ạ
Các khoản trích nộp theo lương tại Công ty bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Đối với lao động trong danh sách công ty tiến hành trích BHXH, BHYT, BHTN để đảm bảo quyền lợi của người lao động, khuyến khích họ tích cực làm việc và gắn bó lâu dài với Công ty
•Qu b o hi m xã h i:ỹ ả ể ộ
Năm 2013, Công ty trích nộp BXHH theo đúng tỷ lệ quy định của nhà nước với tỷ lệ trích là 34.5% trên tổng phần lương hợp đồng đã thỏa thuận với người lao động, trong đó 24% do công ty nộp và tính vào chi phí kinh doanh của công ty, 10.5% trừ vào thu nhập của người lao động.
Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH kế toán lập phiếu nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ thanh toán cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội.
• Quỹ BHXH được công ty trích lập với tỷ lệ 26% theo tổng lương hợp đồng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 18%, trừ vào thu nhập của người lao động 8 %.
• Qu b o hi m y t .ỹ ả ể ế
Quỹ BHYT được công ty trích lập với tỷ lệ 4.5% theo tổng lương hợp đồng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 3%, trừ vào thu nhập của người lao động 1.5 %.
•Qu b o hi m th t nghi p.ỹ ả ể ấ ệ
Bảo hiểm thất nghiệp được công ty trích với tỷ lệ 2%, trong đó 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn lại 1% trừ vào thu nhập của người lao động.
•Kinh phí công o n.đ à
Tính đến năm 2013, kinh phí công đoàn trích với tỷ lệ trích 2% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
2.2.4 Hoàn thiện Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần thương mại Hà Anh.
a. Chứng từ sử dụng.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty sử dụng các chứng từ sau:
-Mẫu số 01a-LĐTL-Bảng chấm công: Bảng chấm công do các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng.
-Mẫu số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ. -Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương. -Mẫu số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng.
-Mẫu số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. -Mẫu số 06-LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.
-Mẫu số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài. -Mẫu số 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán.
-Mẫu số 10-LĐTL: Bảng kê các khoản trích nộp theo lương. -Mẫu số 11-LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
b. Tài khoản sử dụng.
♦ TK 334: Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, BHXH và các khoản phải trả khác. Nội dung phản ánh như sau:
Bên Nợ:
-Ti n l ng, ti n công v các kho n khác ã tr cho ng i lao ng.ề ươ ề à ả đ ả ườ độ
-Ph n ánh các kho n kh u tr v o ti n công, ti n l ng c a ng i lao ng.ả ả ấ ừ à ề ề ươ ủ ườ độ
Bên Có:
-Ti n l ng, ti n công v các kho n khác còn ph i tr ng i lao ng.ề ươ ề à ả ả ả ườ độ
Dư Nợ ( nếu có):
-Ph n ánh s ti n ã tr quá s ti n th c t công nhân viên ả ố ề đ ả ố ề ự ế được nh nậ
Dư Có:
-Ti n l ng, ti n công v các kho n khác còn ph i tr ng i lao ng.ề ươ ề à ả ả ả ườ độ
Tài khoản 334 tại công ty không mở thêm tài khoản cấp 2. Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên TK 334 được theo dõi theo từng bộ phận trong công ty.
C, Trình tự hạch toán
Bộ phận chấm công chấm công hàng ngày cho nhân viên. Bộ phận chấm công đưa chấm công hàng ngày cho kế toán tiền lương để tập hợp bảng chấm công và chứng từ liên quan. Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp. Kế toán tiền lương đưa bảng thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng kiểm tra bảng lương. Sau đó, những chứng từ này được trình lên để Giám đốc ký đóng dấu mang ra ngân hàng làm chứng từ thanh toán lương kèm theo ủy nhiệm chi viết tổng số tiền. Cùng với chứng từ bằng giấy kế toán gửi bảng chi tiết thanh toán lương trên bằng fiel excel để ngân hàng thực hiện tự động. Trường hợp trả lương bằng tiền mặt kế toán
thanh phát lương trực tiếp cho nhân viên sau khi đã lập phiếu chi có chữ ký của giám đốc.
Bảng 2.4 Kí hiệu bảng chấm công:
Đi làm một công: x Hội nghị học tập : H
Đi làm nửa công: / Nghỉ bù: NB
ốm, điều dưỡng: Ô Ngừng việc: N
Con ốm: C.Ô Tai nạn: T
Thai sản: TS Ngày nghỉ: 0
Bảng 2.5 Bảng chấm công
Công ty cổ phần thương mại Hà Anh Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC
Số 145 Nguyễn Bỉnh Khiêm- TP Hải Dương Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC
BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 03/2013 S T T Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 01 11 12 13 14 15 16 17 18 91 20 21 22 23 24 25 62 27 28 29 03 31 Cộng X L 1 Nguyễn huy Hưởng GĐ x 0 x x x / x / 0 x x x x x x 0 x x x x x x 0 x x x x x x 0 / 24.5 B 2 Nguyễn Huy Văn PGĐ 0 0 x 0 x x x x 0 x x x x x x 0 x x x x x x 0 / x x x x x 0 x 23.5 C