Cũng giống như việc hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc kế toán tiền lương yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định. Những chứng từ ban đầu trong kế toán tiền lương là cơ sở để tính toán tiền lương và chi trả cho công nhân viên.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 01 năm 1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao động và tiền lương bao gồm các loại sau đây:
* Bảng chấm công.
Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH… của người lao động để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương, tiền thưởng… cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. Cuối tháng bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng lương và bảo hiểm Xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng. Bảng chấm công được lưu tại Phòng Kế Toán cùng các chứng từ liên quan.
* Bảng thanh toán tiền lương.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công.
Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Căn cứ vào chứng từ liên quan, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng (ban) kế toán.
* Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng để xác nhận số ngày được nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm … của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm Xã hội trả thay lương theo chế độ quy định.
Cuối tháng phiếu này kèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán để tính BHXH.
* Bảng thanh toán bảo hiểm Xã hội.
Bảng thanh toán bảo hiểm Xã hội dùng làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm Xã hội trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán bảo hiểm Xã hội với cơ quan quản lý bảo hiểm Xã hội cấp trên.
Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban bảo hiểm Xã hội của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi.
* Bảng thanh toán tiền thưởng.
Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng co từng người lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán.
Bảng thanh toán tiền thưởng chủ yếu dùng trong các trường hợp thưởng theo lương không dùng trong các trường hợp thưởng đột xuất, thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu …
* Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chúng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân lao động. Làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động.
Phiếu này do người giao việc lập thành 2 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động. Trước khi chuyển đến kế toán tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
* Phiếu báo làm thêm giờ.
Phiếu báo làm thêm giờ là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động.
Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đầy đủ chữ ký, phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng.
* Hợp đồng giao khoán.
Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán.
* Biên bản điều tra tai nạn lao động.
Biên bản này nhằm xác định một cách chính xác các vụ tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thỏa đáng và có các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, ngăn ngừa các vụ tai nạn xảy ra tại đơn vị.
CHƯƠNG 2
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI HÀ ANH