Khái quát về doanh nghiệp
2.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) :là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trơng,chính sách đầu t ngắn và dài hạn trong việc phát triển công ty,quyết định cơ cấu vốn bầu ra ban quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty.
Hội đồng quản trị : Là cơ quan thay mặt ĐHĐCĐ quản lý công ty giữa hai kỳ đại hội,có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty.Trừ những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định
Định hớng các chính sách tồn tại và phát triển thông qua việc hoạch định các chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát: Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hàng công ty nhằm bảo vệ các lợi ích hợp pháp cho các cổ đông.
Ban điều hành: Ban giám đốc là bộ máy tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động hàng ngày của công ty,bao hồm Giám Đốc và các phó Giám đốc.Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc HĐQT về mọi hoạt động kinh doanh và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.Các phó Giám đốc là những ngời giúp việc cho Giám đốc trong quản lý,chỉ đạo điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty.,chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các hoạt động đối với các lĩnh vực đợc phân công.
Phòng tổ chức - tiền lơng - hành chính:
Chức năng:
Tham mu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy quản lý, quy hoạch, bổ nhiệm và đào tạo cán bộ. Tổ chức, quản lý lao động, quản lý sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách cho ngời lao động và những vấn đề về nhân sự trong công ty.
Tham mu về công tác lao động và tiền lơng, tiền thởng, thực hiện chính sách lao động tiền lơng.
Tham mu về công tác Hành chính, thi đua tuyên truyền, quản trị hành chính, ytế
Nhiệm vụ:
Nghiên cứu, xây dựng các phơng án về bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty
Quy hoạch cán bộ, tham mu cho Giám đốc quyết định việc đề bạt và phân công cán bộ lãnh đạo và quản lý của công ty.
Xây dựng các quy chế về Tổ chức lao động và tiền lơng, tiền thởng.Quy chế trả lơng và các quy định phân phối tiền lơng cho các đối tợng trong công ty.Xây dựng nội quy lao động, thỏa ớc lao động tập thể để ban hành thực hiện.Quản lý ngày giờ công lao động, duy trì kỷ luật lao động.
Soạn thảo, trình Giám đốc ban hành các quy chế và thực hiện việc giải quyết các thủ tục về chế độ tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, cho thôi việc, kỷ luật, khen thởng, nghỉ hu v.v...
Lập kế hoạch, chơng trình đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ, thi tay nghề cho CNV.Nghiên cứu việc tổ chức lao động khoa học, xây dựng các định mức hao phí lao động, định mức đơn giá tiền lơng cho các đơn vị.
Xây dựng kế hoạch bổ sung lao động hàng năm và theo từng thời kỳ đảm bảo đáp ứng yêu cầu SXKD của công ty.Xây dựng tổng qũy tiền lơng hàng năm và xét duyệt phân bổ qũy tiền lơng nhằm phát huy vai trò tiênf lơng thực sự là đòn bảy thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển.
Quản lý hồ sơ lý lịch CBCNV toàn công ty.Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách, con dấu Thực hiện công tác lu trữ các tài liệu đảm bảo theo đúng quy định.
Thống kê, tổng hợp số liệu về tổ chức, lao động, tiền lơng. Thực hiện sơ kết, tổng kết đánh giá các mặt hoạt động phát hiện những thiếu sót để có biện pháp
uốn nắn điều chỉnh, tăng cờng hiệu lực của công tác theo chức năng nhiệm vụ đ- ợc giao.
Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp định kỳ và bất thờng.Tổ chức các Hội nghị, hội thảo, Đại hội hàng năm, Lễ kỷ niệm và tiếp khách công ty.
Lập kế hoạch và thực hiện công tác mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm, in ấn tài liệu chứng từ phục vụ công tác quản lý và sản xuất
Tổ chức công tác thi đua tuyên truyền, quảng cáo tiếp thị.Tiến hành bình xét các danh hiệu thi đua hàng năm , đề xuất và làm các thủ tục khen thởng cho các nhân tố điển hình xuất sắc đề nghị cấp trên khen thởng. Tham mu đề xuất Giám đốc thởng động viên cho các tập thể và cá nhân có thành tích trong sản xuất và công tác măng lại hiệu quả cho công ty
Chăm lo đến sức khỏe cho CBCNV, quản lý bệnh nghề nghiệp Tổ chức thực hiện việc khám chữa bệnh định kỳ cho ngời lao động theo tiêu chuẩn và chế độ quy định. Làm các thủ tục để giải quyết chế độ cho các CBCNV bị ốm đau, tai nạn lao động, bệnhnghề nghiệp...Tham gia quản lý bảo vệ môi sinh, môi tr- ởng của công ty.
Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ Đảng. Giúp Giám đốc trong công tác tập hợp xác minh, giải quyết đơn th khiếu nại, tố cáo của CBCNV trong công ty.
Thực hiện các công việc khác do HĐQT, Giám đốc phân công. Phòng Kế hoạch - kinh doanh:
Chức năng
Là Phòng tham mu giúp Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch đầu t cơ sở vật chất phục vụ SXKD và phát triển của công ty, báo cáo, tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch, phân tích kết quả SXKD của công ty theo định kỳ tháng, quý, năm.
Xây dựng kế hoạch SXKD tháng, quý, và cả năm và định kỳ kế hoạch của Công ty theo nhiệm kỳ của Đại hội đồng cổ đông công ty trình Giám đốc và HĐQT để xem xét và giao kế hoạch chính thức.
Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đợc giao.Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh, báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Xác nhận doanh thu, sản lợng, năng suất các lực lợng trong dây chuyền sản xuất của các đơn vị trực thuộc công ty làm cơ sở trả lơng cho ngời lao động.
Xây dựng kế hoạch xây dựng cơ bản, đầu t định kỳ và dự án trình duyệt theo thẩm quyền.
Cùng các phòng và các đơn vị xây dựng đồng bộ các mặt kế hoạch: kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch vật t, kế hoạch sản xuất, kế hoạch lao động tiền l- ơng, kế hoạch tiếp thị và liên kết kinh tế.
Giúp Giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hớng giải quyết. Tổ chức phân tích kết quả SXKD của công ty theo định kỳ tháng, quý, năm.
Theo dõi pháp chế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Hớng dẫn các đơn vị trực thuốc công ty hoạt động, ký kết hợp đồng kinh tế, liên kết kinh doanh đúng pháp luật
Thiết lập các Hợp đồng kinh tế với các cơ quan chủ hàng, hãng tầu và các tổ chức kinh tế đảm bảo đúng các quy định của nhà nớc về pháp lệnh Hợp đồng kinh tế, phù hợp với điều lệ và phơng án SXKD của công ty để trình Giám đốc ký, chỉ đạo thực hiện và quyết toán từng HĐKT đã đợc Giám đốc công ty duyệt.
Giải quyết các thủ tục liên quan đến hàng hoá, thiết lập các chứng từ thanh toán, nghiên cứu cải tiến các thủ tục tạo thuận lợi cho khách hàng
Nghiên cứu đề xuất mở rộng hình thức kinh doanh các dịch vụ Hàng hải và các lĩnh vực khác.
Phòng khai thác:
Chức năng,:
Tham mu cho Giám đốc trong lĩnh vực: Tiếp thị tìm kiếm thu hút nguồn hàng, tổ chức và triển khai thực hiện công tác khai thác cầu tầu, kho tàng bến bãi và các dịch vụ khác đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Tổ chức và thực hiện công tác bảo hộ lao động. Kiểm tra đôn đốc việc chấp hành nội qui kỷ luật lao động, an ninh trật tự, PCCC và vệ sinh môi trờng trong công ty.
Nhiệm vụ chủ yếu
Tổ chức chơng trình và biện pháp cụ thể trong công tác tiếp thị, tăng cờng tìm kiếm phát triển thị trờng, nâng cao khả năng cạnh tranh. Phải quan hệ thờng xuyên với các chủ hàng, hãng tầu, đại lý tầu kịp thời nắm bắt thông tin đề ra…
kế hoạch cụ thể trong việc thu hút nguồn hàng, tiếp nhận tầu vào cảng đảm bảo hoàn thành các kế hoạch mà công ty giao.
Tổ chức thực hiện và kiểm tra đôn đốc trực tiếp công tác sản xuất của Công ty
Lập kế hoạch và làm các thủ tục điều động tầu rời cập cầu và các phơng tiện đến cảng khai thác đảm bảo an toàn cho ngời và các phơng tiện.
Lập kế hoạch tác nghiệp giải phóng từng con tầu, xác định quy trình công nghệ xếp dỡ, biện pháp an toàn lao động, kế hoạch tác nghiệp từng ca, từng ngày tầu, đồng thời quản lý và điều hành các lực lợng tham gia giải phóng tầu cũng nh kế hoạch bốc xếp hàng hoá trong kho, ngoài bãi đảm bảo an toàn, đạt năng suất, chất lợng, hiệu quả.
Kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở, tạm thời đình chỉ và báo cáo với Giám đốc các cá nhân và tập thể vi phạm nội qui kỷ luật lao động, không chấp hành các biện pháp an toàn lao động, PCCC và vệ sinh môi trờng
Phối hợp với các đơn vị, phòng ban chức năng trong công ty và các cơ quan quản lý nhà nớc liên quan để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao
Lập kế hoạch, biện pháp an toàn lao động, vệ sinh lao động bảo hiểm 24/24 và các biện pháp cải thiện điều kiện lao động
Lập kế hoạch trang bị các phơng tiện bảo vệ cá nhân và các chế độ khác về an toàn lao động, vệ sinh lao động theo các quy định của nhà nớc.
Giám sát việc thực hiện các quy định, nội quy, biện pháp an toàn lao động, vệ sinh lao động, phối hợp với công đoàn xây dựng và duy trì hoạt động của mạng lới an toàn vệ sinh viên.
Xây dựng nội quy, quy trình an toàn lao động, vệ sinh lao động phù hợp với từng loại hàng, phơng án xếp dỡ, phù hợp với từng loại phơng tiện, thiết bị và nơi làm việc theo tiêu chuẩn quy định của nhà nớc.
Tổ chức thông tin hớng dẫn các tiêu chuẩn, quy định, biện pháp an toàn, vệ sinh lao động đối với ngời lao động. Tổ chức huấn luyện cho ngời lao động, bảo đảm cho mọi ngời lao động đều đợc huấn luyện đầy đủ những nội dung về an toàn lao động, vệ sinh lao động cần thiết và phù hợp với công việc đảm nhiệm.
Chấp hành nghiêm chỉnh quy định của nhà nớc về khai báo điều tra tai nạn lao động, làm các thủ tục liên quan đến chế độ của ngời bị tai nạn lao động.
Báo cáo kết quả tình hình thực hiện an toàn lao động, vệ sinh lao động, cải thiện điều kiện lao động với các cơ quan,Ban, Ngành quản lý cấp trên.
Thực hiện các công việc khác do HĐQT, Giám đốc phân công. Phòng tài chính kế toán
Chức năng:
Tham mu cho Giám đốc Công ty chỉ đạo thực hiện các đơn vị thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ tuân thủ theo đúng chế độ và thể lệ kế toán của Nhà nớc. Tổ chức và thực hiện chế độ quản lý sử dụng vốn, các quỹ và tài sản để phục vụ nhu cầu trong sản xuất kinh doanh theo quy định của Nhà nớc và điều lệ của Công ty theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.
Tổ chức hạch toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nớc, phù hợp với điều lệ về tổ chức và hoạt động cũng nh quy chế quản lý tài chính của Công ty.
Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập các biểu mẫu kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất - kinh doanh để thực hiện cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty
Kiểm tra các chứng từ, ghi chép, cập nhập sổ hạch toán nghiệp vụ, sổ kế toán chi tiết, sổ kế hoạch tổng hợp, phản ánh kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các loại vốn, phục vụ cho việc mua sắm vật t, đầu t trang thiết bị, xây dựng cơ bản cũng nh đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thu thập, kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ và định khoản các nghiêp vụ kinh tế phát sinh.Phân tích đánh giá tình hình quản lý, sử dụng các nguồn vốn, tài sản, kinh phí.
Tính toán tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán, phục vụ cho công việc kế toán trong toàn đơn vị (lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán ).
Tổ chức thực hiện việc lập báo cáo về nghiệp vụ, báo cáo kế toán thờng xuyên, lập báo cáo nghiệp vụ hàng ngày hoặc định kỳ, đảm bảo chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo, tham gia cùng với các phòng nghiệp vụ của Công ty để hạch toán lỗ, lãi cho từng loại hình kinh doanh và của từng đơn vị trực thuộc, giúp cho Hội đồng quản trị, ban Giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn và kết quả hoạt động SXKD của Công ty.
Theo dõi công nợ của Công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán đối nội và thanh toán Quốc tế.
Tổ chức việc cung cấp tài liệu, số liệu kế toán phục vụ cho lãnh đạo Công ty và các bộ phận liên quan.
Tổ chức việc lập các dự toán và tham gia xây dựng các định mức kinh tế.Tổ chức kiểm tra việc thực hiện dự toán, định mức chi tiêu, việc sử dụng vật, tài sản, vốn và kinh phí\
Tổ chức thực hiện việc vay vốn, và cho vay vốn nhàn rỗi để kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Kết hợp với các phòng liên quan nghợng bán hoặc cho thuê tài sản không cần dùng đến hoặc cha dùng hết công suất
Tổ chức và thực hiện việc phát hành, chuyển nhợng, bán các cổ phiếu, trái phiếu theo quy định của pháp luật, phân phối phần lợi nhuận còn lại cho các cổ đông sau khi đã làm đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
Tham gia kiểm kê tài sản và và giám sát việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng tài sản, vật t của Công ty, ghi chép các biểu mẫu kiểm kê và tính toán xác định kết quả kiểm kê tài sản
Tổ chức phân tích đánh giá việc sử dụng vật t, tài sản tiền vốn và kinh phí của toàn Công ty.Tổng hợp kết quả phân tích hoạt động kinh tế và các phơng án, biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn vốn và kinh phí trong Công ty
Hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra về nghiệp vụ kế toán, thực hiện việc kiểm tra giám sát kế toán nội bộ đối với đơn vị và bộ phận trực thuộc Công ty, các đơn vị mà Công ty có góp vốn đầu t liên doanh, liên kết đề xuất các biện pháp sử lý vi phạm và các biện pháp chấn chỉnh hoàn thiện tổ chức công tác và tổ chức bộ máy kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc.
Quản lý đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ và chăn lo đời sống vật chất tinh thần cho các nhân viên trực thuộc phòng, quản lý và giữ gìn các trang thiết bị và tài sản đợc giao.
Thực hiện các công việc khác do HĐQT, Giám đốc phân công. Phòng kỹ thuật công nghệ:
Chức năng:
Tham mu cho Giám đốc công ty các về các các mặt kỹ thuật, đầu t đổi mới công nghệ, phơng tiện, công cụ xếp dỡ, các định mức tiêu hao nhiên liệu, vật t...