kiện kế toán máy
Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy công tác kế toán đợc thực hiện theo trình tự nhất định và không cần đồng nhất với kế toán thủ công
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán máy vi tính là công việc kế toán đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy.Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán.Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
Bất kỳ một doanh nghiệp nào trớc khi đa một phần mềm vào sử dụng thì trớc hết doanh nghiệp đó phải tiến hành tổ chức mã hóa các đối tợng quản lý, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán
- Tổ chức mã hóa các đối tợng quản lý:
Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu,xếp lớp các đối tợng cần quản lý.Mã hóa các đối tợng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập số liệu và xử lý thông tin.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy:
Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã hiệu xác định
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.Quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hóa các tài khoản cấp 1 thành tài khoản cấp 2, 3, 4 theo các đối tợng
- Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán:
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau, tuy nhiên dù sử dụng hình thức kế toán nào thì thông thờng quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trình sau
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đã đợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin đợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ ( cộng sổ ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Báo cáo kế toán Sổ kế toán
Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
trung thực theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ.Ngời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu, số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy
Trờng hợp phát hiện sai sót trớc khi Báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.Các tr- ờng hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều đợc thực hiện theo ph- ơng pháp “ghi số âm” hoặc phơng pháp “ghi bổ sung”
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng
Trong nhiều trờng hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể hai chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán Nợ-Có trùng nhau, nhng do hai kế toán viên khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa những thông tin khác nhau.Có 2 phơng án khử chứng từ trùng:
- Phơng án 1: Chỉ nhập một chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh - Phơng án 2: Nhập cả hai chứng từ thông qua tài khoản trung gian (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chơng II