Cẩm Trướng
2.2.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu XN gạch ngói Cẩm Trướng
2.2.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại XN
Theo quy định chung của công tác kế toán mọi NVL mua về đều phải làm thủ tục nhập kho.
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất được giao cho bộ phận sản xuất lập yêu cầu nhập vật liệu cho sản xuất. Quản đốc phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật tư của Công ty để lập kế hoạch thu mua vật tư cho sản xuất, viết “Giấy đề nghi mua hàng”, có chữ ký của cán bộ thu mua vật tư, trưởng phòng vật tư và Giám đốc, rồi giao cho cán bộ của phòng vật tư đi mua hàng.
- Đối với vật liệu mua ngoài theo hợp đồng thì Giám đốc tiến hành làm hợp đồng trước với bên bán, có sự thoả thuận giữa 2 bên trên cơ sở này cán bộ thu mua vật tư theo yêu cầu sẽ đi mua hàng và nhận hàng, hoặc căn cứ vào điều khoản hợp đồng đã quy định có thể bên bán sẽ giao hàng tại kho của Công ty. Hợp đồng này có thể được thực hiện nhiều lần trong thời hạn.
- Đối với vật liệu không theo hợp đồng: Thì sau khi có giấy đề nghị mua hàng với đầy đủ chữ ký, cán bộ phòng vật tư sẽ vay tiền đề nghi tạm ứng hoặc đến nơi cung cấp vật tư mua theo hình thức chưa thanh toán
Hàng ngày, khi vật tư đã về đến kho của Công ty, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư, đánh giá về số lượng, quy cách vật tư xem có đạt yêu cầu hay không trên cơ sở số lượng và giá trị ghi ở hoá đơn GTGT
do cán bộ thu mua vật tư đem về. Nếu vật tư đảm bảo yêu cầu thì lập biên bản kiểm nghiệm (Có đầy đủ chữ ký), sau khi biên bản kiểm kê vật tư được hoàn thành thì cán bộ có trách nhiệm thu mua vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán hàng và các chứng từ kèm theo để viết phiếu nhập kho có chữ ký của Giám đốc công ty, kế toán trưởng, phụ trách bộ phận, người giao hàng và thủ kho. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho, 1 liên giữ lại phòng kế toán, 1 liên kèm theo hoá đơn làm căn cứ đi thanh toán, có thể lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, cùng kho. Sau khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ các chứng từ liên quan bàn giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghhi sổ kế toán.
Như vậy, thủ tục nhập kho NVL gồm các chứng từ sau: - Giấy đề nghị mua hàng
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho, thẻ kho
Ta có sơ đồ thủ tục nhập kho:
Sơ đồ 2.1: Thủ tục xuất kho tại XN gạch ngói Cẩm Trướng
Qua thời gian thực tập tại XN, em xin trích một số nghiệp vụ mua NVL về nhập kho trong tháng 06 năm 2013:
Tồn đầu tháng: TK 152:
- Đất sét (TK 1521): 1.020 m3, đơn giá: 48.000 đ/m3 - Than cám (TK 1521): 1,02 tấn, đơn giá: 825.000 đ/tấn Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng:
Ngày 06/06/2013: Hóa đơn GTGT số hiệu VN2013 mã hóa đơn số 0022561 ngày 03/06. Mua 9.000 m3 đất sét của UBND huyện Yên Định, giá mua chưa thuế 49.308 đồng/m3. Thuế GTGT 10%, XN đã thanh toán chuyển khoản. (Phiếu nhập kho số 101)
Ngày 10/06/2013: Hóa đơn GTGT số hiệu VN2013N, mã hóa đơn số 0148675. Mua 12 tấn than cám của CTCP Đông Bắc, giá mua chưa thuế là 850.000 đồng/tấn, thuế GTGT 10%. XN thanh toán bằng tiền mặt (Phiếu Nhập kho số 102).
Các thủ tục nhập kho cần tiến hành như sau:
HS: Trương Thị Thoa 31 Lớp: 44K
Nhập NVL Biên bản kiểm
nghiệm vật tư
Phiếu nhập
Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT số 0022561 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT-3LL
Ký hiệu: VH/11P Số:0022561 Liên 02: Giao cho khách hàng
Ngày 06 tháng 06 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Ủy ban nhân dân huyện Yên Định
Địa chỉ: Yên Định – Thanh Hóa MST: 0301103241-1
Số tài khoản: 0211000216155 – Tại Ngân hàng: Họ và tên người mua hàng: Trần Thị Hào
Tên đơn vị: XN gạch ngói Cẩm Trướng
Địa chỉ: Định Công – Yên Định – Thanh Hóa MST: 2800221971
Số tài khoản: 35122051069 – Tại Ngân hàng: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Mãsố ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3=1x2
01 Đất sét m3 9.000 49.308 443.772.000
Cộng tiền hàng: 443.772.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 44.377.200
Tổng cộng tiền thanh toán: 488.149.200
Số tiền (viết bằng chữ): bốn trăm tám mươi tám triệu, một trăm bốn mươi chín nghìn, hai trăm đồng.
Người mua hàng
(Ký và họ tên) Người bán hàng(Ký và họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký và họ tên)
(Nguồn: P. Kế toán)
. Khi hàng hóa về nhập kho, căn cứ theo hóa đơn GTGT, kế toán kết hợp với thủ kho rồi tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng và chất lượng, quy cách vật tư, lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập
Biểu số 2.2: Trích Biên bản kiểm nghiệm vật tư đất
Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng
Bộ phận: Kho xí nghiệp
Mẫu số 03 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, HÀNG HÓA
Ngày 06 tháng 06 năm 2013
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0022561 ngày 06 tháng 06 năm 2013 của UBND huyện Yên Định
Ban kiểm nghiệm bao gồm:
Ông: Phạm Văn Hoài Phòng kinh doanh - Trưởng ban Bà: Vũ Thị Hoa Phòng kế toán tài chính -Ủy viên Ông: Đặng Văn Hồng Thủ kho - Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đ V T SL theo hóa đơn
Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 Đất sét Toàn bộ m3 9.000 9.000 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách, phẩm chất, đủ số lượng, đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Ngày 06 tháng 06 năm 2013 Giám đốc (Ký và họ tên) Kế toán trưởng (Ký và họ tên) Trưởng ban (Ký và họ tên) (Nguồn: P.Kế toán)
Trên cơ sở hóa đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thủ kho tiến hành nhập kho và kế toán viên tiến hành viết Phiếu nhập kho.
Biểu số 2.3: Trích mẫu Phiếu nhập kho số 101
Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng
Bộ phận: Kho (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCMẫu số: 01 – TT ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 06 tháng 06 năm 2013
Số: 101 Nợ: 1521 Có:112
Họ và tên người giao hàng: Hoàng Văn Thái
Theo hóa đơn GTGT số 0022561 ngày 06 tháng 06 năm 2013 của UBND huyện Yên Định
Nhập tại kho: Ông Hồng
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thựcnhập 1 Đất sét m3 9.000 9.000 49.308 443.772.000 Cộng 443.772.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): bốn trăm bốn mươi ba triệu, bảy trăm bảy mươi hai nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT
Ngày 06 tháng 06 năm 2013
Người lập phiếu
(Ký và họ tên) Người giao hàng
(Ký và họ tên) Thủ kho
(Ký và họ tên) Kế toán trưởng
(Ký và họ tên)
(Nguồn: P.Kế toán)
Tiếp đó kế toán viết ủy nhiệm chi thanh toán cho nhà cung cấp theo chỉ thị thanh toán luôn của Giám đốc XN.
Biểu số 2.4: Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI
PAYMENT ORDER
Số/seq No: ………. Ngày/date: 06/06/2013
Số tiền bằng số/Amount in figures: 488.149.200 VNĐ
Số tiền bằng chữ/ Amount in words: bốn trăm tám mươi tám triệu, một trăm bốn mươi chín nghìn, hai trăm đồng.
Nội dung/Remarks: Thanh toán tiền mua đất sét Đơn vị yêu cầu: XN gạch ngói Cẩm Trướng
Số TK: 3512205051069
Tại ngân hàng: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn – chi nhánh Yên Định
Đơn vị được hưởng: UBND huyện Yên Định
Số TK: 02110000216155
Tại ngân hàng: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn – chi nhánh Yên Định
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Chủ TK
(Ký,họ tên)
Ngân hàng gửi Ngân hàng nhận
Giao dịch viên (Ký, họ tên) Kiểm soát (Ký, họ tên) Giao dịch viên (Ký, họ tên) Kiểm soát (Ký, họ tên) (Nguồn: P.Kế toán)
Tương tự, đối với ngày 10 tháng 06 năm 2013 theo hóa đơn GTGT số 0148675 ta có:
Biểu số 2.5: Trích hóa đơn GTGT số 0148675
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT-3LL
Ký hiệu: VH/11P Số: 0148675 Liên 02: Giao cho khách hàng
Ngày 10 tháng 06 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CTCP than Hà Bắc
Địa chỉ: Nam Định
MST: 06734041778-1
Số tài khoản: 0024893021 Tại Ngân hàng:
Họ và tên người mua hàng: Mai Huy Cường
Tên đơn vị: XN gạch ngói Cẩm Trướng
Địa chỉ: Định Công – Yên Định – Thanh Hóa MST: 2800221971
Số tài khoản: 35122051069 Tại Ngân hàng: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Mãsố ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3=1x2
01 Than cám Tấn 12 850.000 10.200.000
Cộng tiền hàng: 10.200.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.020.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 11.220.000
Số tiền (viết bằng chữ): mười một triệu, hai trăm hai mươi nghìn đồng.
Người mua hàng
(Ký và họ tên) Người bán hàng
(Ký và họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký và họ tên)
Biểu số 2.6: Trích Biên bản kiểm nghiệm vật tư than
Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng Bộ phận: Kho
Mẫu số 03 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, HÀNG HÓA
Ngày 10 tháng 06 năm 2013
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0148675 ngày 10 tháng 06 năm 2013 của UBND huyện Yên Định
Ban kiểm nghiệm bao gồm:
Ông: Phạm Văn Hoài - Phòng kinh doanh - Trưởng ban Bà: Vũ Thị Hoa - Phòng kế toán tài chính -Ủy viên Ông: Đặng Văn Hồng - Thủ kho - Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo hóa đơn
Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 Than cám Toàn bộ Tấn 12 12 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách, phẩm chất, đủ số lượng, đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Ngày 10 tháng 06 năm 2013
Giám đốc
(Ký và họ tên) Kế toán trưởng(Ký và họ tên) (Ký và họ tên)Trưởng ban
(Nguồn: P.Kế toán)
Biểu số 2.7: Trích mẫu Phiếu nhập kho số 101
Đơn vị: Nhà máy gạch Tuynel Sơn Trang Địa chỉ: Hoằng Trung – Hoằng Hóa – TH
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 08 tháng 03 năm 2013
Số: 102 Nợ: 156 Có: 331
- Họ và tên người giao hàng: Anh Huy
- Lý do nhập kho: Mua hàng nhập kho
- Nhập tại kho: K3 Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
CT
Thực nhập
1 Gạch 4 lỗ Viên 4.000 4.000 1.420 5.680.000
Gạch 6 lỗ quay ngang Viên 5.000 5.000 3.000 15.000.000
Cộng 20.680.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu sáu trăm tám mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT
Ngày 08 tháng 03 năm 2013 Người lập phiếu (Ký và họ tên) Người giao hàng (Ký và họ tên) Thủ kho (Ký và họ tên) Kế toán trưởng (Ký và họ tên) (Nguồn: P.Kế toán)
Kế toán viết Phiếu chi thanh toán cho nhà cung cấp theo chỉ thị thanh toán luôn của Giám đốc XN.
Biểu số 2.8: Phiếu chi số 101
Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng Địa chỉ: Yên Định – Thanh Hóa
Mẫu số: 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 10 tháng 06 năm2013 Số: 101 Nợ: 1521, Có: 1331 111
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Mạnh Cường
Địa chỉ: CTCP than Đông Bắc
Lý do chi: Trả tiền mua hàng theo hóa đơn GTGT số 0148675
Số tiền: 11.220.000 đ
Viết bằng chữ: (Mười một triệu, hai trăm hai mươi nghìn đồng).
Kèm theo: 01 chứng từ gốc hóa đơn GTGT.
Ngày 10 tháng 06 năm2013
Giám đốc
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên) Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người nhận tiền
(Ký, họ tên)
(Nguồn: P.Kế toán)
Biểu số 2.9: Bảng kê nhập nguyên vật liệu trong tháng
Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng
Địa chỉ: Yên Định – Thanh Hóa
BẢNG KÊ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG THÁNG
Tháng 06 năm 2013
Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng
Địa chỉ: Định Công - Yên Định – Thanh Hóa
STT Chứng từ Diễn giải Tên vật
tư Đvt SL ĐG Thành tiền
SH NT
01 PN101 06/06 Mua đất sét Đất sét m3 9.000 49.308 443.772.000 02 PN102 10/06 Mua than cám Than cám Tấn 12 850.000 10.200.000
Cộng 453.972.000 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) HS: Trương Thị Thoa 39 Lớp: 44K
2.2.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại XN
Hàng ngày căn cứ vào nhu cầu sản xuất của từng phân xưởng cần sử dụng những loại nguyên vật liệu gì, quản đốc phân xưởng đó sẽ làm thủ tục xin lĩnh vật tư đưa cho phòng vật tư xét duyệt, phòng vật tư sẽ xuống kho cùng thủ kho đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần xuất với số tồn trong kho. Sau đó đưa cho Giám đốc ký duyệt và chuyển lên phòng kế toán để viết phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên đưa cho thủ kho giữ để vào thẻ kho, 1 liên giao cho người lĩnh vật tư giữ, 1 liên để lại phòng kế toán. Người nhận hàng sẽ cùng thủ kho xuống nhận hàng, thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho, cả thủ kho và người nhận hàng đều phải ký vào phiếu xuất kho. Định kỳ chuyển phiếu xuất kho và chứng từ liên quan cho phòng kế toán để tính giá trị từng loại nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng, đồng thời người kế toán ghi vào sổ sách kế toán.
Đối với vật liệu xuất bán thì nhân viên phòng Vật tư sẽ lập hóa đơn làm 3 liên giao cho khách hàng liên số 2. Căn cứ vào hóa đơn đã lập sẽ lập lệnh xuất kho để giao cho Thủ kho làm căn cứ xuất nguyên vật liệu ghi thẻ kho. Định kỳ phòng Vật tư gửi các chứng từ liên quan đến xuất bán vật tư cho phòng kế toán như hóa đơn, thủ kho gửi Thẻ kho và các lệnh xuất hàng kèm theo.
Việc vào thẻ kho được thủ kho thực hiện khi có nghiệp vụ xuất hàng ngày, Thủ kho chỉ theo dõi trên thẻ kho về mặt số lượng của vật tư, căn cứ vào các phiếu nhập xuất, lệnh xuất của phòng vật tư chuyển đến.
Ta có sơ đồ thủ tục xuất kho như sau:
Sơ đồ 2.2: Thủ tục xuất kho tại XN gạch ngói Cẩm Trướng
Qua thời gian thực tập tại XN, em xin trích một số nghiệp vụ mua NVL về nhập kho trong tháng 06 năm 2013:
Tồn đầu tháng: TK 152:
- Đất sét (TK 1521): 1.020 m3, đơn giá: 48.000 đ/m3 - Than cám (TK 1521): 1,02 tấn, đơn giá: 825.000 đ/tấn Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng:
Ngày 15/06/2013: Phiếu xuất kho số 111, xuất 8.670 m3 đất sét cho bộ phận sản xuất dùng cho sản xuất sản phẩm.
Ngày 16/06/2013: Phiếu xuất kho số 112, xuất 4 tấn than cho bộ phận sản xuất dùng cho sản xuất sản phẩm.
Ngày 20/06/2013: Phiếu xuất kho số 113, xuất 2 tấn than cho bộ phận sản xuất dùng cho sản xuất sản phẩm.
Các thủ tục xuất kho cần tiến hành như sau: Phiếu xuất
kho Phiếu báo
Biểu số 2.10: Trích Phiếu xuất kho số 111
Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng Bộ phận: Kho
Mẫu số: 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)