2.1. Đặc điểm chung về kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp gạch ngóiCẩm Trướng Cẩm Trướng Cẩm Trướng Cẩm Trướng
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò nguyên vật liệu tại XN
2.1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông thường trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn, nên việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.1.1.2. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu tại XN
Nguyên vật liệu có đặc điểm đa dạng, nhiều chủng loại, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và toàn bộ giá trị NVL được dịch chuyển môn lần trong kỳ.
Trong quá trình sản xuất dưới tác động của yếu tố lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi toàn bộ hình dạng vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó, giá trị củ nó là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất.
Với đặc thù của đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất với nhiều loại sản phẩm gạch khác nhau. Do vậy, nguyên vật liệu tại XN gạch ngói Cẩm Trướng khá đa dạng và phong phú, có khi cùng một loại nguyên vật liệu lại chế biến ra các sản phẩm khác nhau, hoặc cần phải nhiều nguyên vật liệu khác nhau để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh.
Nguyên vật liệu tại XN là tất cả những loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa cần thiết để sản xuất ra những sản phẩm thông qua quá trình hoạt động sản xuất của XN. Những nguyên vật liệu này chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, gần như không tái sử dụng.
Giá trị những NVL này được tính hết một lần vào chi phí sản xuất. Sản xuất ra sản phẩm gạch cần rất nhiều thứ nguyên vật liệu, đa dạng về chủng loại điều này đòi hỏi XN phải tính toán một cách chi tiết chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức cung ứng, thu mua kịp thời đầy đủ cho sản xuất. Trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm của XN thì chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất (khoảng 75% đến 80% tổng chi phí). Vì thế, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Nên vấn đề đẩy nhanh tiến độ luân chuyển nguyên vật liệu cũng như vòng quay nguyên vật liệu, tiết kiệm những hao hụt của nguyên vật liệu không cần thiết là một trong những vấn đề mà XN quan tâm.
Để đảm bảo nguyên vật liệu trong quá trình thu mua vận chuyển tại XN nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của sản xuất. XN đã tổ chức bộ phận quản lý nguyên vật liệu, bộ phận này chịu trách nhiệm tiếp nhận NVL và quản lý khâu cung ứng cho bộ phận sản xuất. Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong bộ phận được phân công rõ ràng, vì thế công việc luôn đáp ứng được về chất lượng và tiến độ. Việc đảm bảo vật tư đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho sản xuất vẫn ổn định khi xảy ra trục trặc trong khâu thu mua trong khoảng 15 ngày. Việc thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu cũng được XN hết sức chú trọng từ số lượng đến chất lượng. Vì nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đầu ra của sản phẩm.
2.1.2. Phân loại và quản lý nguyên vật liệu tại XN
2.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu tại XN
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu có rất nhiều loại với tính năng lý hóa khác nhau, công dụng và mục đích sử dụng cũng khác nhau, nguồn hình thành khác nhau. Để quản lý và đảm bảo đáp ứng yêu cầu về nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, đòi hỏi nhà quản lý phải nhận biết được từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Do đó, phân loại nguyên vật liệu là bước đầu tiên rất cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu.
Việc phân loại nguyên vật liệu chỉ có tính chính xác tương đối. Cùng một loại nguyên vật liệu ở doanh nghiệp này, nó là nguyên vật liệu chính nhưng ở doanh nghiệp khác nó là nguyên vật liệu phụ.
Do vậy, việc phân loại nguyên vật liệu phải tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp cụ thể, tùy thuộc từng ngành sản xuất và nội dung kinh tế, chức năng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu trong Xí nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ, mỗi loại có những tính năng, tác dụng khác nhau trong sản xuất, biến động một cách thường xuyên liên tục trong quá trình sản xuất. Do vậy, để tiến hành quản lý và hạch toán nhất thiết phải phân loại nguyên vật liệu.
Thực tế, XN gạch ngói Cẩm Trướng sản xuất vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu trong XN được phân loại trong nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý, cụ thể như sau:
- Vật liệu chính (TK 1521): Đất sét, than cám…
- Vật liệu phụ (TK 1522): Cát vàng, cát đen, than tổ ong, bột chịu lửa… - Nhiên liệu (TK 1523): Dầu Diezen, mỡ máy, dầu thủy lực, than đốt…
2.1.2.2. Quản lý nguyên vật liệu tại XN
Để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, thực hiện tốt chức năng của kế toán nguyên vật liệu thì kế toán nguyên vật liệu trong XN cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị XN.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp kế toán chi tiết NVL của XN để ghi chép, phân loại, tổng hợp về tình hình hiện có và sự biến động của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia kiểm kê NVL, xử lý kết quả kiểm kê theo quyết định của các cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác, trung thực của thông tin kế toán. Đồng thời, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng NVL.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Ghi chép phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng và giá trị thực tế của NVL nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL, sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh đầy đủ chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất để XN có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế mức tối thiểu thiệt hại có thể xảy ra.
2.1.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại XN
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu giúp phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, tính toán, ghi chép số liệu theo đúng trình tự và thời gian đã diễn ra. Từ đó lập, lên cấc sổ sách phản ánh tình hình thu mua, phân phối và sử dụng nguyên vật liệu trong XN.
2.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
XN tiến hành nhập kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Vật liệu của XN gồm nhiều chủng loại được nhập mua từ các tỉnh thành khác về nhập kho. Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu về nhập kho theo công thức:
Trị giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho
= Giá muatheo hóa đơn
+ Các loại thuếkhông được hoàn lại
+ thu muaChi phí - (chiết khấu thương mại,Các khoản giảm trừ giảm giá hàng mua)
Do XN tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên phiếu nhập không có thuế GTGT.
Chi phí thu mua như sau: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói, chi phí bảo quản (nếu có) từ nơi mua đến XN, tiền thuê kho…
Các khoản giảm trừ: khi mua với số lượng lớn XN được hưởng chiết khấu thương mại, hoặc giảm giá, nguyên vật liệu không đúng quy cách, chủng loại thì được trả lại cho người bán.
Việc sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì nhiệm vụ của phòng kế toán tài chính là thường xuyên phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu để lên các sổ chi tiết thuận tiện cho việc theo dõi và báo cáo tình hình cho Ban lãnh đạo XN. Hầu hết, nguyên vật liệu nhập kho về số lượng và chủng loại đa số là đáp ứng được yêu cầu của XN.
Qua thời gian thực tập tại XN gạch ngói Cẩm Trướng, em xin trích một ví dụ minh họa kinh tế phát sinh trong tháng 06 năm 2013 như sau:
Tồn đầu tháng: TK 152:
- Đất sét (TK 1521): 1.020 m3, đơn giá: 48.000 đ/m3 - Than cám (TK 1521): 1,02 tấn, đơn giá: 825.000 đ/tấn
Hóa đơn GTGT số hiệu VN2013 mã hóa đơn số 0022561 ngày 03/06. Mua 9.000 m3 đất sét của UBND huyện Yên Định, giá mua chưa thuế 49.308 đồng/m3. Thuế GTGT 10%, XN đã thanh toán chuyển khoản. (Phiếu nhập kho số 101)
2.1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
XN tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương phương pháp bình quân gia quyền.
Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NVL tồn trước lần nhập đó + NVL lần nhập đóGiá trị thực tế Số lượng thực tế NVL tồn trước lần nhập đó + NVL lần nhập đóSố lượng thực tế
Theo ví dụ trên ta tính được:
- Đơn giá bình quân đất sét (TK 1521):
Tồn đầu tháng: 1.020 m3, đơn giá: 48.000 đồng/m3
Nhập trong tháng ngày 10/06/2013: 9.000 m3, đơn giá: 49.308 đồng/m3. ĐG bình quân
của đất sét =
1.020 x 48.000 + 9.000 x 49.308
= 49.175 đồng/m3
1.020 + 9.000 - Đơn giá bình quân của than (TK1521):
Tồn đầu tháng: 1,02 tấn, đơn giá: 825.000 đồng/tấn
Nhập trong tháng: 12 tấn, đơn giá: 850.000 đồng/tấn
ĐG bình quân
của than =
1,02 x 825.000 + 12 x 850.000
= 848.000 đồng/tấn 1,02 + 12
Từ đó ta tính được đơn giá xuất kho của đất và than như sau: - Đất sét xuất kho giá: 49.175 đồng/m3
- Than cám xuất kho giá: 848.000 đồng/tấn
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp gạch ngóiCẩm Trướng Cẩm Trướng Cẩm Trướng Cẩm Trướng
2.2.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu XN gạch ngói Cẩm Trướng
2.2.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại XN
Theo quy định chung của công tác kế toán mọi NVL mua về đều phải làm thủ tục nhập kho.
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất được giao cho bộ phận sản xuất lập yêu cầu nhập vật liệu cho sản xuất. Quản đốc phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật tư của Công ty để lập kế hoạch thu mua vật tư cho sản xuất, viết “Giấy đề nghi mua hàng”, có chữ ký của cán bộ thu mua vật tư, trưởng phòng vật tư và Giám đốc, rồi giao cho cán bộ của phòng vật tư đi mua hàng.
- Đối với vật liệu mua ngoài theo hợp đồng thì Giám đốc tiến hành làm hợp đồng trước với bên bán, có sự thoả thuận giữa 2 bên trên cơ sở này cán bộ thu mua vật tư theo yêu cầu sẽ đi mua hàng và nhận hàng, hoặc căn cứ vào điều khoản hợp đồng đã quy định có thể bên bán sẽ giao hàng tại kho của Công ty. Hợp đồng này có thể được thực hiện nhiều lần trong thời hạn.
- Đối với vật liệu không theo hợp đồng: Thì sau khi có giấy đề nghị mua hàng với đầy đủ chữ ký, cán bộ phòng vật tư sẽ vay tiền đề nghi tạm ứng hoặc đến nơi cung cấp vật tư mua theo hình thức chưa thanh toán
Hàng ngày, khi vật tư đã về đến kho của Công ty, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư, đánh giá về số lượng, quy cách vật tư xem có đạt yêu cầu hay không trên cơ sở số lượng và giá trị ghi ở hoá đơn GTGT
do cán bộ thu mua vật tư đem về. Nếu vật tư đảm bảo yêu cầu thì lập biên bản kiểm nghiệm (Có đầy đủ chữ ký), sau khi biên bản kiểm kê vật tư được hoàn thành thì cán bộ có trách nhiệm thu mua vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán hàng và các chứng từ kèm theo để viết phiếu nhập kho có chữ ký của Giám đốc công ty, kế toán trưởng, phụ trách bộ phận, người giao hàng và thủ kho. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho, 1 liên giữ lại phòng kế toán, 1 liên kèm theo hoá đơn làm căn cứ đi thanh toán, có thể lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, cùng kho. Sau khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ các chứng từ liên quan bàn giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghhi sổ kế toán.
Như vậy, thủ tục nhập kho NVL gồm các chứng từ sau: - Giấy đề nghị mua hàng
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho, thẻ kho
Ta có sơ đồ thủ tục nhập kho:
Sơ đồ 2.1: Thủ tục xuất kho tại XN gạch ngói Cẩm Trướng
Qua thời gian thực tập tại XN, em xin trích một số nghiệp vụ mua NVL về nhập kho trong tháng 06 năm 2013:
Tồn đầu tháng: TK 152:
- Đất sét (TK 1521): 1.020 m3, đơn giá: 48.000 đ/m3 - Than cám (TK 1521): 1,02 tấn, đơn giá: 825.000 đ/tấn Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng:
Ngày 06/06/2013: Hóa đơn GTGT số hiệu VN2013 mã hóa đơn số 0022561 ngày 03/06. Mua 9.000 m3 đất sét của UBND huyện Yên Định, giá mua chưa thuế 49.308 đồng/m3. Thuế GTGT 10%, XN đã thanh toán chuyển khoản. (Phiếu nhập kho số 101)
Ngày 10/06/2013: Hóa đơn GTGT số hiệu VN2013N, mã hóa đơn số 0148675. Mua 12 tấn than cám của CTCP Đông Bắc, giá mua chưa thuế là 850.000 đồng/tấn, thuế GTGT 10%. XN thanh toán bằng tiền mặt (Phiếu Nhập kho số 102).
Các thủ tục nhập kho cần tiến hành như sau:
HS: Trương Thị Thoa 31 Lớp: 44K
Nhập NVL Biên bản kiểm
nghiệm vật tư
Phiếu nhập
Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT số 0022561 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT-3LL
Ký hiệu: VH/11P Số:0022561 Liên 02: Giao cho khách hàng
Ngày 06 tháng 06 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Ủy ban nhân dân huyện Yên Định
Địa chỉ: Yên Định – Thanh Hóa MST: 0301103241-1
Số tài khoản: 0211000216155 – Tại Ngân hàng: