Nhóm thu thập số liệu được các nghiên cứu viên tuyển chọn. Nhóm này là các sinh viên cao học và nhân viên của Trường Đại học Y tế Công cộng Hà Nội. Đây là các cán bộ đã được đào tạo về đạo đức nghiên cứu và các kỹ năng trong triển khai các nghiên cứu cộng đồng. Có 3 nhóm cùng đồng thời tiến
hành thu thập số liệu, mỗi nhóm sẽ bao gồm 2-3 cán bộ; mỗi nhóm sẽ có cán bộ của Cục Phòng chống HIV/AIDS hoặc CHAI hoặc Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS giám sát.
Tập huấn cho nhóm thu thập số liệu: Trước khi thu thập số liệu, tất cả các cán bộ thu thập số liệu được tập huấn 1 ngày về đề cương nghiên cứu, các biểu mẫu và quy trình nghiên cứu. Tập huấn này được thực hiện tại Hà Nội.
Ngoài ra, trước khi bắt đầu thực hiện nghiên cứu, nhóm nghiên cứu sẽ thực hiện thí điểm việc xem xét hồ sơ bệnh án và thu thập số liệu tại một cơ sở y tế để đảm bảo các công cụ thu thập số liệu là thích hợp và đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm thu thập sẽ thu thập số liệu một cách nhất quán. Những công cụ này đã được chỉnh sửa trước khi tiến hành quy trình thu thập số liệu chính thức của nghiên cứu.
Thu thập số liệu hồi cứu sẵn có của trẻ dưới 18 tháng tuổi sinh ra từ mẹ nhiễm HIV được làm PCR tại 29 tỉnh từ hồ sơ bệnh án, sổ quản lý trẻ dưới 18 tháng tuổi sinh ra từ mẹ nhiễm HIV:
- Mỗi trẻ tại mỗi PKNT sẽ có một mã số nghiên cứu riêng để xác định - Thu thập thông tin của trẻ bằng phiếu 2a hoặc 2b (Phụ lục 3)
- Để đảm bảo chất lượng dữ liệu, người giám sát kiểm tra tất cả các phiếu thu thập thông tin và 10% số phiếu sẽ được chọn ngẫu nhiên để thu thập lại (lần 2).
- Sau mỗi đợt thu thập số liệu tại 1 phòng khám, nhóm thu thập số liệu sẽ phản hồi ngay với phòng khám dựa trên các quan sát của nhóm. Phần phản hồi tập trung vào tầm quan trọng của việc quản lý trẻ phơi nhiễm với HIV và điều trị ARV để cải thiện chất lượng.