Là một đơn vị mới thành lập, nhƣng hầu hết ban lãnh đạo công ty đều là những cán bộ có trình độ, có nhiệt huyết với công việc. Luôn biết cách chia sẻ và cùng khắc phục khó khăn với các Chi nhánh, các Đội thi công cũng nhƣ những khó khăn của Ban QLDA.
Công trình Chi cục thuế Gia Lâm, các bên liên quan đã có văn bản thống nhất các nội dung cần thay đổi của Hồ sơ thiết kế và điều chỉnh tiến độ thi công công trình với CĐT.
Dự án Minh Giang – Đầm Và, cơ bản hoàn thành phần hạ tầng của dự án, đảm bảo có thể triển khai xây dựng phần thƣợng tầng để kịp bàn giao cho khách hàng theo đúng tiến độ. Đồng thời hoàn thành đƣợc công tác huy động vốn từ các nguồn khác nhau, đảm bảo phục vụ cho việc triển khai dự án đƣợc liên tục.
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án đầu tƣ tại Công ty cổ phần Sông Đà – HTC
Để đạt đƣợc các mục tiêu nhƣ trên, công ty phải có những giải pháp để khắc phục những nguyên nhân gây ra yếu kém trong công tác quản lý dự án. Khi các nguyên nhân đƣợc khắc phục, công tác quản lý dự án tại công ty sẽ đạt hiệu quả.
Trong bảng dƣới đây tác giả sẽ đƣa ra các giải pháp tóm tắt, điều kiện thực hiện và thứ tự ƣu tiên cho các nguyên nhân chính.
Bảng 3.1: Bảng tóm tắt các giải pháp cần thực hiện Vấn đề Các nguyên nhân chính Giải pháp Đánh giá Điều kiện thực hiện TT ƣu tiên Sự kém h iệu qu ả trong công tác quản lý dự án Khả năng tài chính không đáp ứng yêu cầu thi công.
- Xây dựng kế hoạch tài chính theo điều kiện thực tế và phải tính đến các yếu tố rủi ro có thể xảy ra. - Tập trung thanh quyết toán, thu hồi vốn những dự án đã bàn giao.
- Tập trung nguồn lực để hoàn thành các hạng mục sớm thu hồi vốn.
- Tránh đầu tƣ dàn trải dẫn đến nhiều hạng mục dở dang, kéo dài không thể hoàn thành.
Công tác quản lý, điều hành, giám sát yếu kém.
- Xây dựng Quy trình quản lý thi công/giám sát phù hợp.
- Nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm của cán bộ Ban QLDA.
- Xây dựng chƣơng trình đào tạo và bồi dƣỡng cho cán bộ trong công ty.
- Ký hợp đồng với đơn vị giám sát có năng lực tốt. - Yêu cầu cử những cán bộ giám sát có trình độ và trách nhiệm tại các dự án của Công ty.
Khả thi 2
Trình độ công nhân trực tiếp thi công thấp.
- Đào tạo, nâng cao ý thức, trách nhiệm với các tổ đội nhân công tham gia trực tiếp thi công.
- Cán bộ chuyên trách của Ban quản lý phải giám sát, hƣớng dẫn thƣờng xuyên.
- Công ty cần tuyển thêm công nhân có trình độ tay nghề tốt, ký hợp đồng để họ gắn bó.
Rất khả thi 3
Phƣơng pháp, thi công chƣa
phù hợp.
Thiếu máy,
thiết bị.
- Thi công phải đảm bảo đúng quy trình, quy phạm. Phƣơng pháp thi công phù hợp với điều kiện trang thiết bị hiện có, đảm bảo an toàn.
- Đầu tƣ thiết bị, máy để đáp ứng phù hợp yêu cầu công việc. Khả thi 4 Vật tƣ, vật liệu không đúng chủng loại thiết kế.
- Kiểm tra, khảo sát đơn giá vật liệu tại thời điểm triển khai dự án, tránh tình trạng bị động do có sự khan hiếm hoặc trƣợt giá.
- Kiểm soát chặt chẽ chất lƣợng vật liệu đầu vào, trách có sự thông đồng giữa tƣ vấn và nhà thầu.
Khả thi 5
Do khảo sát thiết kế, tính toán phƣơng án kỹ thuật.
- Cần có quy định rõ hơn để nâng cao trách nhiệm của đơn vị khảo sát, tƣ vấn thiết kế.
- Nâng cao năng lực của con ngƣời và trang thiết bị.
Tính khả thi không cao do phụ thuộc nhiều yếu tố bên ngoài 6 3.2.1. Nhóm các giải pháp chính 3.2.1.1. Kế hoạch tài chính
Công ty phải tập trung nguồn lực thực hiện các hạng mục có thể sớm bàn giao cho CĐT hoặc khách hàng để thu hồi vốn. Tránh đầu tƣ và thi công dàn trải dẫn đến nhiều hạng mục dở dang, không thể hoàn thành.
Với các công trình đã bàn giao, nhƣng chƣa quyết toán, công ty cần đẩy nhanh công tác thanh quyết toán. Theo số liệu của phòng Tài chính – Kế Toán công ty, tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2013 giá trị phải thu hồi 21,8 tỷ đồng.
Thực hiện: Công ty thành lập ngay một tổ làm công tác thanh quyết toán. Thành phần gồm: 01 cán bộ phòng Tài chính - kế toán, 02 cán bộ phòng Kế hoạch – Kỹ thuật chuyên trách phần hồ sơ thanh toán, 01 cán bộ Ban quản lý dự án (hoặc 01 cán bộ của đơn vị thi công trình trực tiếp công trình đó). Tổ phải chịu sự quản lý trực tiếp của đồng chí Phó tổng giám đốc phụ trách về tài chính. Thời gian hoạt động trong khoảng 2 tháng, tùy mức độ hiệu quả để công ty có quyết định điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế.
Ngoài ra, công ty cũng cần quan tâm đến các giải pháp trong quan hệ tín dụng giữa doanh nghiệp và ngân hàng. Hiện nay, ngoài các nỗ lực giảm lãi suất, các ngân hàng thƣơng mại còn chia sẻ khó khăn với các doanh nghiệp bằng cách liên doanh với doanh nghiệp để tham gia tài trợ doanh nghiệp thực hiện các dự án sản xuất, dịch vụ khả thi.
3.2.1.2. Trình độ của cán bộ ban quản lý
Ban QLDA phải là những ngƣời chủ thật sự nên phải có đủ trình độ, công tâm, khách quan, không nể nang với nhà thầu khi phát hiện sai sót. Do vậy công ty phải có kế hoạch tuyển chọn và đào tạo cán bộ tham gia công tác QLDA. Phải chọn những ngƣời có trình độ chuyên môn tốt, có tác phong làm việc khoa học, chuyên nghiệp và trung thực.
Đồng thời công ty cũng phải có chế độ đãi ngộ thỏa đáng, tăng thêm thu nhập cho họ, có kinh phí giao dịch để thực hiện nhiệm vụ. Nếu cán bộ Ban QLDA có năng lực, ý thức trách nhiệm thì việc thực hiện các dự án sẽ thuận lợi hơn, chất lƣợng công trình vì thế sẽ đƣợc bảo đảm tốt hơn.
Thực hiện: Ngoài việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý dự án nói riêng và cán bộ các phòng trong công ty nói chung, công ty cần xem xét năng lực, trình độ chuyên môn của một số cán bộ trong Ban QLDA để có cách bố trí công việc phù hợp. Hiện nay, có cán bộ không đƣợc
sắp xếp đúng với chuyên ngành đã đƣợc đào tạo, dẫn đến hiệu quả công việc thấp, thậm trí đã có sai sót trong khi điều hành công việc.
Với 02 dự án sẽ thực hiện trong quý 3 năm 2014, công ty cần tuyển thêm cán bộ kỹ thuật và 02 kỹ sƣ có trình độ chuyên môn cao về quản lý dự án nhằm đáp ứng yêu cầu công việc trong thời gian tới.
Thời gian thực hiện: 1 – 2 tháng.
3.2.1.3. Công tác thi công
- Trƣớc hết để bảo đảm chất lƣợng của dự án phải làm tốt khâu tuyển chọn nhà
thầu (với các hạng mục công ty không tự thực hiện) qua đấu thầu hoặc chỉ định thầu, nhà thầu phải đủ năng lực, tín nhiệm thực hiện đúng thiết kế các hạng mục của dự án (đối với những dự án lớn, phức tạp cần phải đƣợc thẩm tra và lấy ý kiến của tƣ vấn phản biện để có phƣơng án tối ƣu). Phải gắn trách nhiệm của nhà thầu cùng trách nhiệm của CĐT, khi công trình xảy ra mất an toàn, không đảm bảo chất lƣợng thì chủ đầu tƣ và nhà thầu thi công phải chịu trách nhiệm là chính, không đổ lỗi cho các đơn vị và tổ chức có liên quan.
- Đội ngũ công nhân của nhà thầu, công ty phải tiến hành thƣờng xuyên công tác kiểm tra, sát hạch tay nghề của công nhân, đồng thời hƣớng dẫn, đào tạo họ thông qua các khóa ngắn hạn tại công trƣờng về an toàn lao động, nâng cao tay nghề. Ý thức và trình độ tay nghề đƣợc nâng cao đồng nghĩa với tiến độ và chất lƣợng đƣợc đảm bảo. Ngoài ra, công ty phải có chế độ về tài chính tốt hơn để thu hút những công nhân có tay nghề cao. Hiện nay mức thu nhập của công nhân ngành xây dựng nói chung và trong công ty nói riêng là tƣơng đối thấp.
- Biện pháp thi công xây dựng công trình bảo đảm đúng quy trình quy phạm về kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn lao động. Phải phù hợp với điều kiện thực tế của dự án, của năng lực nhà thầu và đƣợc TVGS, CĐT (Ban QLDA) thông qua trƣớc khi thi công.
- Yêu cầu về chất lƣợng của các công trình ngày một cao vì thế thiết bị, vật tƣ phục vụ thi công phải luôn đƣợc bổ sung, cải tiến để theo kịp trình độ phát triển chung của ngành xây dựng.
- Vật liệu thi công phải đƣợc lên kế hoạch từ trƣớc khi triển khai dự án. Nếu có sự khan hiếm, hoặc tăng giá đột biến trên thị trƣờng các bên tham gia dự án phải trình CĐT và cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh giá (nếu trong hợp đồng các bên đã ký có điều khoản này). Không đƣợc phép tùy tiện thay thế bằng các loại vật liệu khác. Ban quản lý dự án phải có quy trình chặt chẽ để nghiệm thu, giám sát vật liệu đầu vào, tránh tình trạng cán bộ TVGS và nhà thầu có móc ngoặc để đƣa những vật liệu không đạt chất lƣợng vào dự án.
Thực hiện:
- Tuân thủ đúng các Quy trình thi công/giám sát đã ban hành.
- Công ty đang phụ thuộc nhiều vào các nhà thầu nhân công, dẫn đến thiếu tính chủ động trong công việc, là một trong những nguyên nhân các công trình chậm tiến độ. Để khắc phục, công ty phải chủ động tuyển chọn, đào tạo đội ngũ công nhân có tay nghề cao, ký hợp đồng lao động với họ. Muốn vậy, công ty phải có chính sách đãi ngộ tốt (đóng bảo hiểm, mức lƣơng phù hợp, có chế độ khi chờ việc…). Công ty cần phải thực hiện việc tuyển chọn trong thời gian sớm nhất.
- Để phát huy vai trò, chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, công ty phải giao cho phòng kết hợp với Ban QLDA kiểm tra, giám sát biện pháp thi công của các nhà thầu trƣớc khi triển khai thi công, đồng thời rà soát lại các dự án đang triển khai. Tránh tình trạng biện pháp thi công nhà thầu lập ra không đúng quy trình, quy phạm, xa rời với điều kiện thiết bị thực tế của nhà thầu hiện có. Đề xuất này cần phải đƣợc thực hiện sớm để giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra trong quá trình thi công.
- Công ty cần có kế hoạch đầu tƣ giàn giáo, cốppha, vận thăng và một số thiết bị, máy thi công khác để đáp ứng yêu cầu công việc tại các dự án. Hiện công ty thƣờng xuyên phải ký hợp đồng thuê ngoài với các loại vật tƣ, thiết bị nêu trên, điều này làm giảm tính chủ động trong triển khai công việc, trong dài hạn cũng không có lợi về mặt kinh tế. Để thực hiện đề xuất này, công ty cần phải kiểm tra, xem xét, tính toán giữa nhu cầu và thực tế. Đồng thời có lộ trình đầu tƣ hợp lý, tránh lãng phí trong quá trình đầu tƣ.
- Các điều khoản trong hợp đồng TVGS phải quy định rõ các điều khoản để nâng cao và ràng buộc trách nhiệm của họ khi giám sát công trình. Để giám sát có tính khách quan phải bảo đảm đơn vị giám sát độc lập với tổ chức thi công xây lắp. Ban QLDA cần phải xử lý nghiêm khắc nếu có trƣờng hợp giám sát kết hợp với đơn vị thi công xây lắp làm sai thiết kế, rút ruột công trình.
- Về công tác khảo sát thiết kế, nhà nƣớc cần phải có các quy định rõ về trách nhiệm của tổ chức này. Phải kiên quyết thực hiện việc xác định trách nhiệm của ngƣời khảo sát, tƣ vấn thiết kế đối với những sai sót trong công tác khảo sát thiết kế và dự toán giá trị công trình, khắc phục tình trạng khảo sát, thiết kế sơ sài qua loa, xa rời thực tế. Tập trung đầu tƣ nâng cao năng lực của các đơn vị tƣ vấn khảo sát thiết kế về con ngƣời và trang thiết bị, rà soát lại các đơn vị có nhiệm vụ tƣ vấn khảo sát thiết kế, những tổ chức và cá nhân không đủ tiêu chuẩn thì kiên quyết xử lý, tránh hiện tƣợng thuê hoặc mƣợn danh nghĩa để khảo sát thiết kế công trình.
3.2.2. Nhóm các giải pháp khác cho công ty
3.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy quản lý
- Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu các phòng ban của công ty một cách hợp lý nhất với lƣợng cán bộ vừa đủ, tăng cƣờng lực lƣợng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo gọn nhẹ và hiệu quả, tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo hƣớng chuyên môn hóa công việc, tức là các thành viên, các phòng ban đảm nhiệm một nhiệm vụ xác định. Giúp cho việc hoàn thành công việc đƣợc tốt nhất và nhanh nhất.
- Tăng cƣờng công tác tuyển dụng, đào tạo cán bộ công nhân viên thành những ngƣời có khả năng làm việc tốt hơn, thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ nhằm đáp ứng đƣợc sự thay đổi không ngừng của thị trƣờng.
- Xây dựng các chính sách khen thƣởng hợp lý nhằm thúc đẩy và phát huy đƣợc một cách tốt nhất khả năng của các thành viên trong công ty. Khi một ngƣời hay một nhóm nào đó làm tốt nhiệm vụ của mình, hoặc đƣa ra đƣợc các biện pháp thi công sáng tạo, tiết kiệm chi phí hoặc tạo ra lợi nhuận lớn cho công ty thì cần có mức thƣởng hợp lý.
3.2.2.2. Công tác đền bù giải phóng mặt bằng
- Công tác đền bù và giải phóng mặt bằng là một vấn đề phức tạp, liên quan đến nhiều vấn đề nhƣ phong tục tập quán, chỗ ở tái định cƣ của ngƣời dân, giá cả đền bù…vấn đề này không chỉ riêng công ty có thể thực hiện đƣợc, nó cần sự hỗ trợ của các cơ quan có liên quan.
- Để giải phóng mặt bằng hiệu quả và đạt thời gian nhanh chóng thì cần chọn
những ngƣời có kinh nghiệm trong vấn đề này, có những ngƣời có khả năng thuyết phục và am hiểu về phong tục tập quán, những ngƣời này sẽ giúp cho quá trình giải phóng mặt bằng và các thủ tục, hồ sơ đƣợc nhanh hơn.
- Công ty cần nghiên cứu và đƣa ra một giá cả đền bù hợp lý cho ngƣời dân,
đây là yếu tố quan trọng, mang tính quyết định. Vấn đề này muốn thực hiện tốt cần phải có sự hỗ trợ của của chính sách nhà nƣớc. Nếu xử lý không tốt sẽ dẫn đến khiếu kiện, tranh chấp kéo dài, ảnh hƣởng lớn tiến độ dự án.
- Xây dựng khu tái định cƣ (nếu có) hợp lý cho ngƣời dân trong diện đƣợc đền
bù, làm cho ngƣời dân có chỗ ở mới, hợp lý thì vấn đề đền bù sẽ đƣợc giải quyết nhanh chóng.
- Tăng cƣờng hơn nữa sự liên kết của công ty và các cơ quan hành chính có
liên quan làm cho thủ tục cũng nhƣ quá trình giải phóng mặt bằng đƣợc nhanh hơn và tiện lợi hơn không ảnh hƣởng tiến độ của dự án.
Ngoài những giải pháp đã nêu trên, để hoạt động quản lý dự án mang tính đồng bộ và có hiệu quả, công ty cũng cần phải lưu ý đến một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu của tổ chức: Các hoạt động quản lý của một
dự án phải đƣợc đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã nêu ra của dự án và phải đƣợc tiến hành quản lý để mục tiêu đó đƣợc thực hiện.