Từ hiện trạng về hệ thống kế toán của công ty ở trên thì tôi thấy rằng công ty chưa có một HTTT Kế toán tự động mà còn mang nặng tính chất thủ công và cần đến yếu tố của con người khá nhiều. Căn cứ vào các chứng từ mà người làm kế toán sẽ nhập liệu chứng từ vào các file excel có nội dung tương ứng. Các file Excel đó chính là các tập tin dữ liệu được lưu trữ trong máy tính của người làm kế toán và hằng ngày có thể khai báo, cập nhật hay truy xuất thông tin đó theo yêu cầu sử dụng. Nhưng với kế toán bằng Excel thì người làm kế toán phải tự tính toán, tổng hợp, kết chuyển số liệu bằng các câu lệnh Excel. Còn với một hệ thống kế toán tự động (phần mềm kế toán) bằng việc sử dụng máy tính trong việc xử lý các nghiệp vụ kế toán, các tài liệu cũng được cập nhật vào máy tính thông qua bàn phím giống như kế toán trên Excel nhưng nó lại được tổ chức lưu trữ trên thiết bị nhớ ngoài ở dạng các tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp này được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị CSDL. Sau đó, các thông tin của các tệp này sẽ được cập nhật vào các tệp sổ cái bởi chính chương trình máy tính mà không giống như kế toán bằng Excel vẫn cần nhiều đến yếu tố con người. Khi sử dụng phần mềm kế toán thì với một giao diện hỏi đáp đơn giản và thân thiện đã được
lập trình sẵn thì các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím máy tính như một thiết bị vào chuẩn, kết hợp với con chuột mà không cần đòi hỏi một kĩ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt nào về hệ thống. Nếu như kế toán trên Excel khi cần nhập liệu phải mở các file hay khi in sổ cần bôi đen sổ và sử dụng câu lệnh Excel mới có thể nhập được số liệu và in được sổ thì với một phần mềm kế toán (hệ thống kế toán tự động) có tất cả các chức năng trên một màn hình, kế toán viên chỉ cần nhập thông số, lựa chọn chức năng và nhấn chuột vào chức đó là có thể thực hiện được yêu cầu của mình.
Như vậy, hệ thống kế toán hiện tại của công ty đã ứng dụng được phần nào tin học vào trong hệ thống nhưng vẫn chưa có sự tự động hóa mà vẫn cần nhiều đến sự tác động của con người. Điểm khác biệt nhất giữa hệ thống kế toán tự động với hệ thống kế toán hiện tại của công ty chính là số liệu sẽ được tự động chuyển từ các sổ chi tiết và các sổ liên quan vào sổ cái, tự động tính toán và kết chuyển, lập ra các báo cáo bằng chương trình được lập trình sẵn trong hệ thống. So với một hệ thống kế toán tự động thì hệ thống hiện tại của công ty cũng có ưu điểm là sẽ giúp cho kế toán viên tiếp xúc được với bản chất của kế toán hàng ngày, ghi nhớ các nghiệp vụ và thành thạo các thao tác với Excel nhưng nhược điểm của nó lại khá lớn và gây ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của công ty như lãng phí thời gian, vật chất do thông tin không được xử lý một cách nhanh chóng và tiêu tốn bộ nhớ của cả con người lẫn máy tính.
2.3. Phân tích, Thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán cho Công ty cổ phần xâydựng và thương mại Đại Gia 191