Qua quá trình thực tập tại Công ty, tôi đã tìm hiểu được thực trạng hệ thống kế toán tại công ty như sau:
.
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ luân chuyển thông tin khái quát tại phòng Kế toán
Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp
Trên đây là sơ đồ mô tả dòng thông tin đi vào và đi ra một cách khái quát tại phòng Kế toán. Dòng thông tin đi vào là các chứng từ như hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, các báo cáo phân tích, tổng hợp…phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì được gửi từ các phòng Xuất - Nhập khẩu, phòng Kinh doanh và phòng Dự án tới phòng Kế toán. Thông tin ra là các báo cáo gửi phòng Giám đốc. Với hệ thống kế toán hiện tại của công ty thì công việc của các nhân viên kê toán là:
1. Xây dựng các danh mục như Hệ thống tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp… 2. Cập nhật số dư đầu kì của các tài khoản
3. Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh 4. Làm các bút toán cuối kì, khóa sổ kế toán.
Tất cả các công việc trên đều thực hiện trên Excel từ việc lập ra các bảng biểu danh mục như hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, sổ kế
toán…cho đến cập nhập số liệu và làm các bút toán bằng cách nhân viên kế toán phải tự nhập số liệu vào từng ô tương ứng và viết các câu lệnh excel mới có thể tính toán, kết chuyển sau đó phải chọn đường dẫn để lưu các file dữ liệu. Việc in sổ kế toán cần phải bôi đen toàn bộ khung sổ kế toán cần in rồi sử dụng công thức trong excel để in ra.
Sau đây là việc lập ra các bảng biểu, danh mục.
Hình 2.1. Mô tả lập danh mục nhà cung cấp của kế toán trong công ty
Nguồn: Dữ liệu tại phòng Kế toán của Công ty
Để đặt tên cho mã nhà cung cấp, danh mục nhà cung cấp thì cần bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp (danh mục nhà cung cấp) đến cột địa chỉ và từ dòng đầu tiên của danh mục đến hàng cuối cùng của danh mục. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3 hoặc vào Insert/Name/Define name sẽ hiện ra cửa sổ để đặt tên cho vùng mã nhà cung cấp, danh mục nhà cung cấp như sau:
Nguồn: Dữ liệu tại phòng Kế toán của Công ty
Xây dựng danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa… cũng làm tương tự như vậy. Khi làm bút toán cuối kì, nhân viên kế toán phải lấy số liệu từ các sổ chi tiết có liên quan khác ghi vào sổ nhật ký chung như lấy số tổng cộng khấu hao trong kì bên sổ ghi theo dõi Tài sản cố định của từng tháng để hạch toán sang sổ nhật kí chung của tháng đó. Sổ kế toán của mỗi tháng trong kì là một sheet.
Hình 2.3. Mô tả bút toán cuối kì của kế toán trong công ty
Nguồn: Dữ liệu tại phòng Kế toán của Công ty
Theo kết quả điều tra từ các phiếu điều tra trắc nghiệm gửi phòng Kế toán trong quá trình thực tập vừa qua cho thấy nhân viên kế toán của công ty nhận thấy việc kế toán trên excel mất nhiều thời gian hơn việc sử dụng một phần mềm kế toán chuyên biệt. Bởi vì, hàng ngày nhân viên kế toán phải nhập số liệu vào các file excel và phải nhập công thức excel một cách chính xác để tính toán, kết chuyển ra số liệu báo cáo vào cuối kì. Đó còn chưa tính tới thời gian chờ đợi mở các file excel vì dữ liệu được lưu trữ sẽ rất nặng và mất thời gian sắp xếp, nhớ nơi lưu trữ để tìm kiếm các file do phải chia thành nhiều file. Và còn có nguy cơ đánh mất dữ liệu vì một thao tác lỗi nào đó hoặc không nhớ nơi lưu trữ file. Kế toán trưởng nhận thấy việc tính toán, kết chuyển,
hạch toán lỗ lãi và làm báo cáo tài chính định kì sẽ không dễ dàng nếu như không có nhiều năm kinh nghiệm làm kế toán bằng Excel. Không những phải thành thạo Excel, ghi nhớ các công thức Excel mà còn phải thận trọng, có kinh nghiệm khi nhập số liệu, nhập công thức vì chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng dẫn tới số liệu được tính toán sẽ sai từ đầu cho tới cuối. Cần phải thận trọng tính toán đúng ngay từ bước đầu là đặc trưng cơ bản của kế toán vì số liệu trong kế toán có tính kế thừa rất cao. Chính vì vậy mà ngay từ đầu kì đã nhập số liệu và nhập công thức tính toán sai thì hiển nhiên các báo cáo cuối kì cũng không thể đúng.
Cũng theo kết quả điều tra từ quá trình thực tập thì cả 2 nhân viên kế toán của công ty đều có mong muốn dùng một phần mềm kế toán chuyên dụng thay cho việc kế toán một cách nặng nhọc bằng Excel. Theo ý kiến của họ thì kế toán bằng Excel sẽ giúp họ hàng ngày nghi nhớ được cách thức ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng lại rất tiêu tốn và lãng phí thời gian, bộ nhớ của cả con người và máy tính, công việc kế toán vào cuối kì rất nặng nhọc trong khi có thể thay thế bằng một phần mềm kế toán tiện dụng và thuận lợi cho công việc kế toán.
2.2.3. Đánh giá thực trạng HTTT Kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thươngmại Đại Gia 191