Kế toán sử dụng các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung: sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng.
- Sổ Cái: TK 511, TK 711, TK 515 - Sổ Cái TK 632, TK 641, TK 642 - Sổ Cái TK911, TK 421
Trình tự ghi chép vào sổ sách kế toán:
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ xảy ra thì Các chứng từ đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, ... đợc kế toán tiêu thụ tập hợp sau đó dùng các chứng từ tập hợp đợc để vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết các TK 511, TK 521, TK 531 chi tiết cho từng thành phẩm bán ra. Đồng thời khi xuất hàng bán thì thủ kho dựa vào phiếu xuất kho để ghi thẻ kho, kế toán phải ghi nhận giá vốn hàng bán, thu thập phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết TK 632. Nếu có phát sinh các chi phí khác về bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì kế toán tập hợp các hoá đơn chứng từ có liên quan để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 641, 642. Kế toán có thể căn cứ vào chứng từ kế toán là đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, ... để vào Sổ nhật ký chung. Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung để kế toán tiến hành vào Sổ cái của TK511, TK 521, TK 531, 632,641, 642.
Quy trình luân chuyển chứng từ của phần hành kế toán tiêu thụ nh sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu
Sau đây là cách hạch toán và ghi chép sổ sách của kế toán tiêu thụ trong Nhà máy:
*Hạch toán doanh thu và giá vốn thành phẩm tiêu thụ: Hoá đơn GTGT này lập thành 3 Liên:
- 01 liên lu kho
- 01 liên ngời mua giữ
- 01 liên lu phòng Kế toán làm căn cứ để hạch toán
Sau khi nhận đợc hoá đơn GTGT từ nhân viên bán hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành lập phiếu xuất kho hàng bán, phiếu xuất kho đợc lập thành 02 bản, có xác nhận của kế toán trởng và Giám đốc. Sau khi lập phiếu xuất kho, thủ kho xuất kho thành phẩm cho nhân viên bán để nhân viên bán hàng tiến hàng giao hoá đơn và thành phẩm bán cho khách hàng. Phiếu xuất kho đợc lu tại kho để thủ kho vào thẻ kho và đồng thời, thủ kho giao 01 bản phiếu xuất kho cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng tập hợp phiếu xuất kho, đến cuối ngày chuyển lên cho kế toán bán hàng.
Ngày 26 tháng 09 năm 2010 thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0060986 tiến hành xuất kho hàng bán cho DNTN Đạt Phong theo phiếu xuất kho số 12.
ở kho, sau khi xuất hàng và giao phiếu xuất kho cho nhân viên bán hàng, thủ kho dựa vào phiếu xuất kho lu lại kho để lên thẻ kho. Mỗi chứng từ Sổ chi tiết TK 155,511, 521,531,632,641,… Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 511, 521, 531,632, 911.. Bảng cân đối số phát sinh
BáO CáO TàI CHíNH
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán: Phiếu xuất
kho, Hoá đơn giá trị gia tăng…..
Thẻ kho, Sổ chi tiết bán hàng
xuất đợc ghi vào một dòng cuối ngày, mỗi thẻ kho đợc lập ra cho một loại thành phẩm, mỗi loại thành phẩm đợc theo dõi chặt chẽ trên từng thẻ, căn cứ vào số tồn đầu ngày tổng nhập, tổng xuất trong ngày từ đó tính ra số tồn kho cuối ngày rồi ghi vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho tiến hành tập hợp phiếu xuất kho gửi về phòng kế toán giao cho kế toán thành phẩm. Định kỳ kế toán xuống kho để kiểm tra lại số lợng và ký xác nhận vào thẻ kho, đối chiếu với số liệu của bảng chi tiết tài khoản 155 và tiến hành kiểm kê lại số lợng tồn kho trong kỳ.
Căn cứ vào số liệu trên phiếu xuất kho số 12 ngày 26/09/2010, thủ kho tiến hành lên thẻ kho.
Tại phòng Kế toán: Kế toán thành phẩm căn cứ chứng từ xuất hàng hoá để vào “Sổ chi tiết thành phẩm” để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho chi tiết cho từng loại thành phẩm theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Nhà máy hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên việc nhập đợc ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhà máy đã áp dụng ph- ơng pháp thực tế đích danh để tính giá của hàng xuất ra xác định là bán. Giá vốn của thành phẩm xuất kho để bán chính là giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm đó nhập kho.
Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình của từng loại thành phẩm, theo cả 2 chỉ tiêu số lợng nhằm nắm bắt đợc biến động của từng loại thành phẩm và giá trị, số liệu trên sổ chi tiết đợc làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của Thủ kho. Đồng thời kế toán phải tiến hành việc chỉ đạo, kiểm tra thờng xuyên việc ghi chép ở kho, thờng xuyên đối chiếu giữa số liệu của phòng kế toán và ở kho nhằm mục đích phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch từ đó có đề xuất những biện pháp xử lý thích hợp. Hơn nữa số liệu trên sổ kế toán chi tiết còn dùng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng trên sổ chi tiết thành phẩm của từng loại thành phẩm để vào Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm cho cả tháng hoạt động. Sau khi lập xong Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm, Kế toán tiến hành cộng tổng của sổ và làm căn cứ đối chiếu với sổ Cái tài khoản 632, ...
Khi kế toán bán hàng nhận đợc phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng từ nhân viên bán hàng thi kế toán bán hàng tiến hành lên sổ chi tiết của giá vốn. Kế toán mở sổ chi tiết giá vốn cho từng loại xe để tiện theo dõi giá vốn của các loại bạt nhựa kịp thời đề xuất lên Kế toán trởng những biến động trong kỳ kinh doanh, sổ này đợc làm căn cứ vào Bảng
tổng hợp chi tiết Giá vốn.
Khi hạch toán giá vốn bán hàng của loại bạt nhựa TP 24 kế toán cần căn cứ vào chứng từ kế toán là phiếu xuất kho thành phẩm số 12 ngày 26/09/2010 để tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 6321 - chi tiết chi giá vốn hàng bán bạt nhựa TP 24. Sổ Chi tiết tài khoản 6321 - Giá vốn hàng bán – bạt nhựa TP 24 đợc lên nh sau:
Sau khi lập Sổ chi tiết Tài khoản 6321 cho loại bạt nhựa TP 24, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng của sổ chi tiết tài khoản 6321 để tiến hành lên Bảng tổng hợp chi tiết Tài khoản 632. Bảng tổng hợp TK 632 đợc tổng hợp lại từ các sổ chi tiết khác của từng loại xe. Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 632 đ- ợc lập ra để tổng hợp giá vốn của các loại thành phẩm trong kỳ kinh doanh và số liệu trên bảng đợc làm căn cứ đối chiếu với sổ cái tài khoản 632.
Cụ thể: Sổ chi tiết tài khoản 632, Bảng Tổng hợp chi tiết của tài khoản 632, Sổ cái TK 632 trong tháng 09/2010 đợc kế toán lập nh sau:
Cuối kỳ kinh doanh, tiến hành bút toán kết chuyển giá vốn của toàn bộ thành phẩm tiêu thụ trong kỳ của công ty để tiến hành xác định kết quả kinh doanh:
Bút toán kết chuyển nh sau: Nợ TK 911: 3.058.230.000
Có TK 632: 3.058.230.000
Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu sổ sách kế toán. Số liệu trên Sổ cái TK 632 đợc kế toán bán hàng đối chiếu lại với Bảng tổng hợp chi tiết TK 632. Kế toán tiến hàng đối chiếu để xử lý kịp thời khi phát hiện chênh lệch.
Đồng thời với việc lên sổ sách hạch toán giá vốn, kế toán bán hàng còn phải theo dõi chi tiết cho doanh thu của từng sản phẩm của nhà máy, khi vào sổ sách kế toán của nghiệp vụ bán hàng, kế toán lên đồng thời cả sổ sách chi tiết của giá vốn và của doanh thu nếu đã xác định đợc doanh thu để tránh nhầm lẫn, sai sót hoặc quên nghiệp vụ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0060986 để kế toán tiến hành lên Sổ chi tiết của TK 5111- Doanh thu bán bạt nhựa TP 24, Sổ chi tiết đợc mở cho từng doanh thu của từng thành phẩm để kế toán thuận tiện trong việc theo dõi lợi nhuận của từng loại thành phẩm.
Khi kế toán lập bảng chi tiết doanh thu cho từng thành phẩm, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữ Sổ chi tiết doanh thu của từng loại thành phẩm với Sổ chi tiết bán hàng của nhân viên bán hàng chuyển lên để điều chỉnh
đúng doanh thu, phát hiện sai sót trong nghiệp vụ bán hàng. Cuối tháng kế toán cộng tổng của tất cả các Sổ chi tiết doanh thu đã mở cho từng loại thành phẩm để tiến hàng lập Bảng tổng hợp chi tiết của TK 511. Bảng tổng hợp này nhằm theo dõi một cách tổng quát về số doanh thu đạt đợc của từng thành phẩm trong kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cũng nh lên Sổ cái TK 632, khi chứng từ là Hoá đơn GTGT đợc làm căn cứ lên sổ chi tiết tk 511 và Sổ nhật ký chung thì kế toán tiến hành lập Sổ Cái dựa trên Sổ Nhật ký chung. Kế toán căn cứ vào số liệu ghi trên Sổ Nhật ký chung theo từng nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh để tiến hành lên Sổ cái TK 511, Sổ cái TK 511 đợc lập để theo dõi tổng hợp doanh thu của tất cả các thành phẩm của công ty trong kỳ kinh doanh.
Đồng thời tiến hành bút toán kết chuyển doanh thu của toàn bộ thành phẩm tiêu thụ trong kỳ của công ty sang TK 911 để kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh vào cuối tháng
Bút toán kết chuyển nh sau:
Nợ TK 511: 4.162.480.000 Có TK 911: 4.162.480.000
Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu sổ sách kế toán. Số liệu trên Sổ cái TK 511 đợc kế toán bán hàng đối chiếu lại với Bảng tổng hợp chi tiết TK 511. Kế toán tiến hàng đối chiếu để xử lý kịp thời khi phát hiện chênh lệch.
Dựa vào Sổ chi tiết TK 5111 chi tiết cho loại bạt nhựa TP 24 và các Sổ chi tiết doanh thu bán hàng của các loại bạt nhựa khác, kế toán tiến hành lập Sổ chi tiết TK 511và Bảng Tổng hợp chi tiết TK 511, Sổ cái TK 511 của tháng 09 năm 2010 :
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng
Khi kế toán nhận đợc chứng từ liên quan đến các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nh Hoá đơn GTGT mua vào, bảng chấm công của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp, … thì kế toán tiến hành hạch toán theo quy định và lên sổ sách kế toán liên quan.
Hạch toán chi phí bán hàng .
Thực tế tại công ty, chi phí bán hàng bao gồm các khoản sau:
- Chi phí nhân viên (TK 6411) : Khoản phải trả cho
nhân viên bán hàng
- Chi phí khấu hao TSCĐ (TK 6414): Phản ánh chi
phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí bằng tiền khác (TK 6418)
Trên cơ sở các phiếu chi về bán hàng, kế toán tập hợp vào sổ chi tiết TK 6411, TK 6414, TK 6417, Tk 6418.
Căn cứ vào các sổ chi tiết, kế toán tập hợp lại và lên Bảng tổng hợp chi tiết TK 641. Căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan nh Phiếu chi, hoá đơn mua hàng,… kế toán tiến hành lên Sổ Nhật ký chung và từ Sổ Nhật ký chung kế toán làm căn cứ vào Sổ Cái Tk 641.
Khi phát sinh các chi phí liên quan đến bán hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 641:
Có TK liên quan…
Kế toán ghi sổ sách và theo dõi các khoản chi trên sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 641, sổ cái của tài khoản 641. Nh vậy căn cứ vào các bảng phân bổ: bảng phân bổ tiền lơng, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ và các chứng từ gốc có liên quan nh chi phí về điện nớc, cớc phí điện thoại, Fax, … kế toán phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
Cụ thể: ngày 05/12/2010 thanh toán tiền internet cho bộ phận bán hàng tháng 08/2010 theo phiếu chi số 666 ngày 05/09/2010
Đơn vị: Nhà máy sản xuất bao bì bạt nhựa Tú Phơng Mẫu số 01-TT
Địa chỉ: Phú Thị - Gia Lâm- Hà Nội
Ban hành theo QĐ số: 48/2006-QĐ-BTC MST : 0100942205-02 ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Trởng BTC PHIếU CHI Ngày 05 tháng 09 năm 2010 Số CT: PC 666 TK Nợ: 641, 133 TK Có: 111 Ngời nhận tiền: Nguyễn Văn Toàn - Viettel telecom
Địa chỉ: Hoàng Quốc Việt - Hà Nội
Lý do : Thanh toán tiền internet tháng 08/2010 Số tiền: 500.000
Bằng chữ: Năm trăm nghìn đồng Kèm theo : 01 Chứng từ gốc
Ngày 05 tháng 09 năm 2010 Kế toán thanh toán Ngời nhận tiền Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
(Ký, Họ tên) (Ký , họ tên)
Khi xảy ra nghiệp vụ thanh toán tiền internet dùng cho bộ phận khách hàng, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết cho tài khoản chi phí bán hàng - chi phí dịch vụ mua ngoài. Căn cứ vào số liệu của phiếu chi, kèm theo hoá đơn thông báo chi phí internet của Công ty Viettel telecom kế toán lên Sổ chi tiết của tài khoản 6417 nh sau:
NHà MáY SảN XUấT BAO Bì BạT NHựA Tú PHƯƠNG Sổ CHI TIếT TàI KHOảN
Từ ngày 01/09/2009 đến ngày 30/09/2010
TK6417 -Chi phí Bán hàng- chi phí dịch vụ mua ngoài
Ngày Số CT Nội dung TK Đ.Ư Nợ Có Số d đầu kỳ - - Số phát sinh trong kỳ 50,256,800 50,256,800
05/09 PC666 Thanh toán tiền internet tháng 08/2010 111 500,000 08/09 PC671 TT tiền xăng xe ôtô 29H-4074(Phạm trờng Sơn) 111 1,239,091 08/09 PC675 TT tiền điện thoại tháng 08/2010 111 1,300,000 15/09 PC679 TT tiền mua 01 chuột máy vi tính(Trần Văn Thái) 111 122,000 18/09 PC687 TT tiền đổ mực, tiền bảo dỡng máy in(Giang) 111 200,000
– – – – – –
31/09 KCCP Kết chuyển chi phí tk 6417 911 50,256,800
Số D cuối kỳ - -
Ngày 30 tháng 09 năm 2010
Kế toán ghi sổ Kế Toán Trởng
Cuối tháng, Căn cứ vào các dòng trên Sổ nhật ký chung nh dòng thứ 82, 109, 112, 145, 160 … kế toán tiến hành lên sổ Cái TK 641. Sau đây là sổ Cái của TK 641 trong tháng 09 năm 2010:
NHà MáY SảN XUấT BAO Bì BạT NHựA Tú PHƯƠNG Sổ CáI TK 641 Từ ngày 01/09/2010 đến ngày 30/09/2010 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK Đ.Ư Số Tiền Số CT Ngày Trang STT Nợ Có Số d đầu tháng Số phát sinh trong tháng 05/09 PC 666 05/09 TT internet tháng 08/2010 82 1111 500,000 08/0 9 PC 671 08/09
TT tiền xăng xe ôtô 29H-
4074 109 1111 1,239,091
08/0
9 PC675 08/09
TT tiền điện thoại tháng
08/2010 112 1111 1,300,000
15/09 9
PC
679 15/09
TT tiền mua chuột máy vi
tính 145 1111 122,000
18/09 9
PC
687 18/09
TT tiền đổ mực in, bảo d-
ỡng 160 1111 200,000