- Quy trỡnh hoạt động xuất khẩu: Thời gian hiệu quả luụn là yếu tố được cỏc nhà sản xuất chỳ trọng. Với tiờu chớ tụn trọng khỏch hàng, khụng để khỏch hàng chờ đợi, thỡ việc đỳng thời gian giao hàng luụn là một yờu cầu đặt ra với cụng ty Volex. Cụng ty đó xõy dựng một quy trỡnh xuất khẩu cú sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận, phũng ban giỳp cho cụng việc được tiến hành nhanh chúng nhờ đú sản phẩm sớm đến tay khỏch hàng trong điều kiện tốt nhất.
Về cơ bản, quy trỡnh xuất khẩu của cụng ty cũng cú những điểm giống với cỏc cụng ty khỏc theo đỳng quy định làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Nhưng sự vận dụng trong mỗi khõu thể hiện tớnh linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động của cụng ty. Điểm khỏc so với nhiều cụng ty khỏc hiện nay đú là cụng ty ỏp dụng hệ thống khai hải quan điện tử tức là nhõn viờn xuất nhập khẩu chỉ cần khai hải quan dựa vào mẫu trờn mỏy tớnh cú kết nối internet sau đú gửi cho cơ quan hải quan để làm thủ tục. Điều này tạo điều kiện cho cụng việc được tiến hành nhanh chúng, dễ dàng cho việc kiểm tra của cụng ty cũng như của cơ quan hải quan đồng thời giảm đỏng kể những chi phớ phỏt sinh khỏc.
Sơ đồ 2.1: Quy trỡnh của hoạt động xuất khẩu
(Nguồn: Phũng mua – bỏn cụng ty Volex)
Mỗi khõu trong chuỗi này được thực hiện một cỏch chớnh xỏc, kiểm tra sai sút trong quỏ trỡnh thực hiện. Trong cỏc khõu này việc làm thủ tục hải quan là phức tạp nhất, đũi hỏi độ chớnh xỏc cao nếu khụng lụ hàng sẽ khụng được cơ quan hải quan duyệt trỡnh cho xuất khẩu. Cỏc chứng từ cần khớp với hợp đồng, P/O, húa đơn bỏn hàng, húa đơn vận tải…
Cỏc khõu tạo thành một quy trỡnh liờn hoàn thống nhất với nhau. Trong đú việc khõu làm thủ tục hải quan thường gặp nhiều rủi ro nhất. Do việc khai hải quan điện tử cũn mới nờn khụng trỏnh khỏi những sai sút trong hệ thống cũng như với nhõn viờn làm thủ tục khai hải quan. Nhiều khi tờ khai hải quan khụng được gửi tới kịp thời để tiến hành việc giao hàng do lỗi mạng, hay sai sút của đối tỏc trờn tờ khai làm chậm tiến độ. Cụng ty cũng đó cú những biện phỏp khắc phục như nõng cao hệ thống đường truyền mạng, tiếp tục đào tạo kỹ năng khai hải quan, nõng cao năng lực giải quyết cụng việc của nhõn viờn xuất nhập khẩu.
- Phương thức thanh toỏn: Thanh toỏn bằng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T) là phương thức mà cụng ty sử dụng chủ yếu. Trong thời hạn trả sau thường là 30, 60 hoặc 90 ngày. Đõy là một phương thức thanh toỏn đơn giản, thủ
tục nhanh gọn, khụng cú tớnh ràng buộc trỏch nhiệm đối với ngõn hàng chuyển tiền vỡ họ chỉ đứng ra với vai trũ trung gian.
Sơ đồ 2.2. Quy trỡnh chuyển tiền:
1
2 4
3
(Nguồn: Phũng xuất nhập khẩu cụng ty Volex)
1. Cụng ty Volex giao hàng húa cựng với cỏc chứng từ cho người mua
2. Người mua kiểm tra hàng húa, bộ chứng từ. Nếu phự hợp lập thủ tục chuyển tiền
3. Ngõn hàng nhận chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua Ngõn hàng nhận trả tiền
4. Ngõn hàng trả tiền- thanh toỏn tiền cho Cụng ty Volex
Phương thức này rủi ro cao do phụ thuộc vào thiện chớ của người mua hàng. Tuy nhiờn Volex vẫn sử dụng phương thức này ngay cả với hàng húa nhập khẩu để phục vụ cho sản xuất vỡ cỏc khỏch hàng của cụng ty đều là những khỏch hàng cú uy tớn, đối tỏc lõu bền, giữa họ cú sự tin tưởng lẫn nhau và làm ăn lõu dài.