Về tài khoản sử dụng:
Kế toán nên mở cho TK 131 – Phải thu khách hàng chi tiết cho từng khách hàng cụ thể . Như vậy, công ty có thể phản ánh và theo dõi các khoản nợ của khách hàng một cách sát sao, thuận tiện cho việc lập dự phòng phải t hu khó đòi. Cụ thể :
TK 131 – Chi tiết cho công ty TNHH công nghệ thương mại Sông Hồng TK 131 – Chi tiết cho công ty Cổ phần Hoàng Liên
TK 131 – Chi tiết cho công ty….
Kế toán cũng nên mở TK 156 – Giá mua hàng hóa chi tiết cho từng mặt hàng ô tô cụ thể để thuận thiện trong theo dõi hàng tồn kho, hàng bán ra và tránh tình trạng nhầm lẫn trong giao nhận hàng hóa. Cụ thể:
TK 15611 – Giá mua ô tô hãng DONGFONG TK 15612 – Giá mua ô tô hãng HOWO
TK 15613 – Giá mua ô tô hãng…..
Xử lý nợ phải thu khó đòi và lập dự phòng phải thu khó đòi:
Hoạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi là biện pháp quan trọng cần thiết để nâng cáo hiệu quả quản lý tài chính, bảo vệ tài sản công ty , đặc biệt trong cơ chế thị trường
Trình tự hoạch toán:
Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập.
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi: Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 1392 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi).
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 1392 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 138 - Phải thu khác.
- Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 711 - Thu nhập khác.
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” Về dự phòng bảo hành sản phẩm :
Để hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty , kế toán nên lập dự phòng bảo hành sản phẩm, bởi đây là loại chi phí thường xuyên phát sinh của công ty. Công ty nên lập dự phòng bản hành sản phẩm cho từng mặt hàng kinh doanh cụ thể , trong đó có mặt hàng ô tô. Thời gian trích lập có thể theo tháng hoặc theo quý, tổng mức trích lập dự phòng bảo hành của hàng hóa theo quy định đã cam kết với khách hàng nhưng tối đa không vượt quá 5% tổng doanh thu tiêu thụ hàng hóa. Sau khi lập dự phòng cho từng loại hàng hóa, công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng cho từng loại hàng hóa , công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết . Để lập dự phòng bảo hành sản phẩm, kế toán sử dụng:
- Về chứng từ: Bảng kê chi tiết dự phòng bảo hành sản phẩm cho từng loại hàng hóa , Hóa đơn GTGT , bảng kê bán lẻ và các chứng từ có liên quan khác.
- Về tài khoản: Khoản dự phòng sản phẩm được theo dõi trên TK 352 – Dự phòng phải trả.
- Trình tự hoạch toán: Cuối tháng, cuối quý , kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng để xác định số dự phòng bảo hành cần trích lập hoặc hoàn nhập. Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự
phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả Có TK 6411 - Chi phí bán hàng
Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 6412 - Chi phí bán hàng Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
- Sổ kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 511, TK 6411, TK 6412, TK 252 , bảng kê Nhập – Xuất – Tồn , sổ cái TK 511, TK 641 … để theo dõi khoản dự phòng bảo hành hàng hóa.
Về chính sách chiết khấu thanh toán , chiết khấu thương mại:
Để hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty, nên xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho mặt hàng kinh doanh của công ty để khuyến khích khách hàng và nhằm tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về chứng từ:
Hóa đơn GTGT điều chỉnh, bảng kê chi tiết doanh số và thuế GTGT của các khoản chiết khấu, bảng kê chi tiết danh sách các hàng hóa (số IMEI) đã xuất bán cho từng khách hàng.
- Về Tài khoản:
Khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán được phản ánh trên TK 521 .
- Trình tự hoạch toán:
Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT được khấu trừ (33311) (Nếu có) Có các TK 111, 112, 131,. . .
Cuối kỳ, kết chuyển số chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua phát sinh trong kỳ sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 - Chiết khấu thương mại.
Về sổ kế toán: