2. Giải pháp hoàn thiện họat dộng nhập khẩu vật tư thiết bị
2.2. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ Nhập khẩu
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp đan xen chặt chẽ với nhau. Sau đây là một số giải pháp cho từng nghiệp vụ nhỏ trong chuỗi các nghiệp vụ.
2.2.1. Khâu mở L/C.
Khi chọn ngân hàng mở L/C công ty nên chọn ngân hàng của Việt nam để thuận tiện trong công việc và cũng dễ giải quyết những trục trặc phát sinh.
Công ty nên hạn chế việc sử dụng mở L/C chuyển nhượng đề phòng người được hưởng lợi từ thư tín dụng là một công ty trung gian không có hàng, L/C có thể sẽ được chuyển đến cho một công ty không đáng tin cậy.
Khi bên bán yêu cầu mở L/C, công ty không nên mở quá sớm hoặc mở quá muộn, cần phải mở L/C trước thời hạn giao hàng một khoảng thời gian hợp lý để vừa tạo điều kiện cho đối tác chuẩn bị hàng để giao vừa tránh ứ đọng vốn cho công ty.
Công ty cũng cần quy định ngày hết hạn của L/C sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý vừa tránh ứ đọng vốn cho công ty vừa tạo điều kiện cho người bán chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán. Hiện nay các ngân hàng đều quy định thời điểm giao bộ chứng từ thanh toán chậm nhất là 21 ngày sau khi giao hàng nhưung thời hạn hiệu lực của L/C công ty đang sử dụng thường ngắn hơn từ 5 đến 10 ngày. Do đó công ty cần tăng thời gian hiệu lực của L/C trong giới hạn của ngân hàng để tạo thuận lợi hơn cho đối tác ở xa trong việc chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán và trong trường hợp có sai sót còn kịp thời sửa đổi.
Để người bán chấp nhận L/C do công ty đề nghị mở và tránh phải sửa đổi L/C công ty nên đề nghị bên bán dự thảo trước một L/C nhằm tạo sự ăn khớp với hợp đồng trên cơ sở đó giúp công ty tránh được những sai sót khi mở L/C.
Công ty cũng cần nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ mở L/C để tránh các sai sót cá nhân nhỏ nhưng sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình mở thư tín dụng.
2.2.2. Khâu thuê phương tiện vận tải.
Hiện nay công ty đa phần đều mua hàng theo điều kiện CIF hoặc CNF. Khi mua hàng theo điều kiện này công ty dễ bị cách ly với thị trường, không khai thác được khả năng giảm giá từ các hợp đồng thuê tàu. Vì vậy, nếu công ty cứ tiếp tục nhập khẩu theo điều kiện này thì đối tác sẽ giành được quyền thuê tàu. Vì vậy để tránh những rủi ro có thể xảy ra như : hàng hóa bị mất mát, tàu thuê phải không đủ điều kiện, chất lượng, gây chậm trễ trong việc giao hàng, ảnh hưởng tới chất
lượng hàng hóa, trong hợp đồng hai bên cần quy định rõ về điều kiện của tàu thuê.
Mua bảo hiểm cho hàng hóa là cần thiết vì hàng hóa của công ty nhập khẩu chủ yếu bằng đường biển. Do đó rủi ro trong quá trình vận chuyển là rất lớn. Sau mỗi hợp đồng công ty đã rút ra được nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa để tránh các sai sót về sau.
Công ty cần chú trọng công tác đào tạo đội ngũ cán bộ làm nghiệp vụ mua bảo hiểm tránh để mắc phải các sai sót trong hợp đồng bảo hiểm cho hàng hóa.
Để có căn cứ mua bảo hiểm và tránh mắc phải các sai sót trong hợp đồng bảo hiểm. Công ty cần đề nghị bên xuất khẩu gửi sớm các thông tin trước khi tàu rời cảng bốc hàng như thông tin về thuê tàu, về kết quả giao hàng.
Công ty khi ký kết hợp đồng bảo hiểm với các công ty bảo hiểm cần thỏa thuận với công ty bảo hiểm để ký thêm hình thức bảo hiểm “thông báo bổ sung sau”. Giấy này cũng có giá trị như một đơn bảo hiểm kèm với đơn bảo hiểm ban đầu. Chúng được sử dụng khi công ty phát hiện thêm các rủi ro với hàng hóa và muốn bổ sung thêm vào điều kiện bảo hiểm các rủi ro đó. Chúng cũng là căn cứ để khiếu nại người bảo hiểm khi có tổn thất do các rủi ro đã được bảo hiểm xảy ra đối với hàng hóa.
Nếu công ty được quyền mua bảo hiểm thì nên chọn một công ty bảo hiểm lớn có uy tín và khả năng tài chính vững mạnh. Việc công ty giành được quyền mua bảo hiểm vừa tạo điều kiện cho công ty trong việc ký kết hợp đồng bảo hiểm và thanh toán tiền bảo hiểm vừa tạo điều kiện phát triển ngành bảo hiểm xuất nhập khẩu của Việt nam.
Nếu trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về người bán thì công ty cần thỏa thuận chặt chẽ trong hợp đồng mua bán về việc lựa chọn công ty bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, địa điểm thanh toán tiền bảo hiểm. Người bán phải mua bảo hiểm của các công ty có uy tín, địa điểm thanh toán tiền bảo hiểm tại Việt nam, điều kiện bảo hiểm phải phù hợp với hàng hóa và điều kiện vận chuyển.
2.2.4. Khâu làm thủ tục hải quan.
Để hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan , công ty cần tiến hành các biện pháp như :
- Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ hải quan cho các cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách chuyên môn hóa những người làm công tác thủ tục hải quan. - Chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu để làm thủ tục hải
quan thật kỹ càng tránh bị cán bộ hải quan bắt lỗi do số liệu không khớp với nhau. Công ty cần quy định rõ các loại chứng từ cần có trong bộ chứng từ thanh toán mà người bán gửi cho công ty, số lượng của từng loại để công ty làm thủ tục hải quan. - Ngoài các chứng từ cần có theo quy định của Hải quan công ty cũng cần chuẩn bị
sẵn các chứng từ khác mang theo khi làm thủ tục hải quan và khi kiểm tra hàng ở cảng để có thể xuất trình cho cán bộ Hải quan khi có yêu cầu như hợp đồng nội, hợp đồng ngoại, packing list, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm tra số lượng, chất lượng.
2.2.5. Khâu nhận hàng nhập khẩu.
Công ty cần phải tuyển chọn và đào tạo các cán bộ nhận hàng có kinh nghiệm và hiểu biết về khâu giao nhận có tinh thần trách nhiệm, năng động, sáng suốt để giải quyết các tình huống phát sinh khi nhận hàng.
Trong quá trình nhận hàng, công ty cần phải thường xuyên theo dõi kịp thời để phát hiện các sai sót do phương tiện vận tải gây ra để có biện pháp xử lý kịp thời. Công ty cần đề nghị cơ quan giám định kiểm tra tính phù hợp của hàng hóa với giấy chứng nhận số lượng, chất lượng ở cảng bốc hay không. Nếu có hư hỏng, tổn thất cần phải lập ngay biên bản để khiếu nại các bên có liên quan.
2.2.6. Khâu kiểm tra hàng nhập khẩu.
Trước quá trình kiểm tra hàng hóa, công ty cần chú ý tới việc kiểm tra việc chuẩn bị hàng hóa của người bán xem hàng có đầy đủ số lượng, đúng quy cách chủng loại và có đảm bảo chất lượng hay không, nguồn hàng có đủ uy tín, có khả năng cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt và số lượng lớn hay không. Nếu đây là nguồn hàng có quan hệ mua bán thường xuyên thì công ty có thể không phải mất nhiều thời gian giám sát người bán. Nhưng nếu là nguồn hàng mới thì công ty cần phải giám sát chặt chẽ hơn.
Trong quá trình nhận hàng, công ty cần phải tiến hành kiểm tra hàng hóa nhập khẩu để phát hiện kịp thời các sai sót để có biện pháp xử lý. Công ty cũng
cần đề nghị cơ quan giám định kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa nhập khẩu xem có phù hợp với hợp đồng hay không và lập biên bản giám định để công ty có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan.
2.2.7. Khâu thanh toán quốc tế.
Công ty nên thỏa thuận với đối tác về thời gian giao bộ chứng từ phải phù hợp với sự vận động của hàng hóa làm sao cho chứng từ đến trước khi hàng cập cảng để công ty có bộ chứng từ đi nhận hàng.
Công ty cần yêu cầu đối tác giao bộ chứng từ trong thời gian hiệu lực của L/C. Công ty cần xác định thời gian hiệu lực của L/C sao cho hợp lý, tránh để ứ đọng vốn gây khó khăn cho việc chuẩn bị và xuất trình chứng từ thanh toán của người bán.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thanh toán, công ty cần tạo quan hệ tốt với người bán, từ đó công ty có thể thỏa thuận các điều kiện thanh toán có lợi hơn.
2.2.8. Tăng cường giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Hoạt động giám sát thực hiện hợp đồng của công ty nên tập trung vào một số vấn đề chủ yếu dễ xảy ra sai sót. Công ty không chỉ giám sát quy trình thực hiên hợp đồng nhập khẩu về phía công ty mà còn phải giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngoài. Công ty cần phải giám sát chặt chẽ ngày giao hàng tại cảng xuất, thời gian vận chuyển, thời gian hàng về đến cảng thông qua nhà xuất khẩu.
Công ty cũng cần giám sát các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ khâu xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mở L/C đến các khâu nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán cho đối tác. Nếu công ty không giám sát chặt chẽ ngay từ đầu các khâu thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì có thể sẽ xảy ra những tranh chấp, khiếu nại giữa các bên dẫn đến tốn kém về thời gian và tiền bạc.
Công ty lên tạo cơ chế tự chủ cho các phòng xuất nhập khẩu trong việc thực hiện hợp đồng nhưng cũng vừa phải đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất của ban giám đốc đối với việc thực hiện hợp đồng của các phòng ban. Cần tạo ra một cơ chế
phối hợp hoạt động giữa các phòng ban nhất là phòng xuất nhập khẩu và phòng kế toán tài chính để giải quyết các vấn đề phát sinh trong việc thực hiện hợp đồng.
Cần tăng cường sử dụng công nghệ thông tin trong việc giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu để vừa giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho hoạt động giám sát và điều hành vừa nâng cao tính chính xác, kịp thời của các quyết định lãnh đạo của các trưởng phòng xuất nhập khẩu. Góp phần tăng hiệu lực của các quyết định quản trị.
2.3. Giải pháp nâng cao công tác chyên môn cho nhân lực .
Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh gọn nhẹ, năng động, hiệu quả với một đội ngũ cán bộ, người lao động có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm là một yếu tố quyết định tới sự thành công và phát triển của bất cứ một doanh nghiệp nào.
Tuyển chọn, bố trí đúng người, đúng việc trên cơ sở lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Công ty phải có chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho phù hợp để có thể thu hút đào tạo được nhiều cán bộ có đủ khả năng làm việc cho công ty. - Công ty phải có chế độ đãi ngộ thỏa đáng, đảm bảo không ngừng nâng cao quyền
lợi của người lao động, đồng thời không ngừng cải thiện môi trường, điều kiện làm việc.
- Tổ chức đào tạo, nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn cho người lao động thông qua việc gửi đi đào tạo theo các chương trình, chỉ tiêu kế hoạch hàng năm. - Tổ chức học tập nâng trao đổi ý kiến tiếp thu kinh nghiệm trong đội ngũ người lao
động. Tổ chức thi tuyển, thu hút được người lao động có trình độ, năng động, sáng tạo.
- Chú trọng đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế cận thay thế cho các cán bộ sắp nghỉ hưu.
Để khuyến khích cán bộ nhân viên hăng hái làm việc, cần thực hiện các biện pháp như:
- Thưởng phần trăn theo doanh số bán hàng.
- Trích thưởng một tỷ lệ phần trăm nhất định trong tổng lợi nhuận của thương vụ. Điều này đã được thể hiện trong quy chế haọch động của công ty.
- Khoán kinh doanh đến từng bộ phận trong công ty và cho phép các đơn vị được chi trả lương vượt mức mặt bằng chung của công ty nếu đơn vị đó có lợi nhuận.
- Tạo bầu không khí dân chủ, đoàn kết. Xây dựng mối quan hệ thân thiện giữa ban lãnh đạo với người lao động.
- Xây dựng các hình thức khuyến khích về mặt tinh thần thông qua các chương trình thi đua theo 6 tháng, 1 năm.
2.4. Giải pháp nâng cao nhiệu quả hoạt động Nhập khẩu .2.4.1. Giảm chi phí nhập khẩu. 2.4.1. Giảm chi phí nhập khẩu.
Giảm chi phí nhập khẩu sẽ giúp gia tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. Tạo ưu thế cạnh tranh với các công ty khác trên thị trường. Để có thể giảm chi phí nhập khẩu có một số giải pháp sau:
- Phát triển thị trường, chọn lọc đối tác: Công ty cần mở rộng, thu thập thông tin về các nhà phân phối ở các thị trường. Trên cơ sở giá cả và chất lượng của hàng hóa cùng với chi phí vận chuyển để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất với giá hợp lý nhất. - Chuẩn hóa quy trình nhập khẩu theo hướng nhanh, chính xác: các khâu trong
nghiệp vụ nhập khẩu liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu thực hiện nhanh gọn, chính xác công ty sẽ tiết kiệm được cả thời gian lẫn tiền bạc. Do không mất thời gian lãng phí, cũng như phí lưu kho, phạt sai phạm thêm nữa còn nâng cao cả uy tín của công ty đối với bạn hàng cả trong và ngoài nước.
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên, tinh giảm bộ máy hoạt động theo hướng hiệu quả.
2.4.2. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn công ty cần làm tốt công tác quản trị tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định và tài sản lưu động. Công ty cần phải lựa chọn một phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn, tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn, tăng nhanh tốc độ lưu chuyển vốn như hàng tồn kho, tiền mặt, mua sắm, xây dựng thêm các tài sản cố định hư hỏng hoặc không sử dụng, khai thác tối đa công suất sử dụng tài sản cố định để giảm chi phí cố định bình quân trên sản phẩm.
Công ty cũng cần thường xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn để đưa ra phương án xử dụng vốn một cách hợp lý. Bên cạnh đó công ty cũng lên tăng cường công tác huy động vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh như vay tín dụng ngân hàng, mua hàng trả chậm, phát hành các loại trái phiếu, cổ phiếu
Bên cạnh đó công ty cũng lên liên doanh, liên kết với các đơn vị tổ chức trong và ngoài nước để tăng cường vốn cho kinh doanh.
KẾT LUẬN
Kể từ khi thành lập đến nay, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty vật tư và xuất nhập khẩu MASIMEX đã thu được nhiều thành tựu to tớn, đón góp vào việc đẩy mạnh phát triển và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế. Điều này khẳng định được sự tồn tại và phát triển vững vàng của công ty trong nền kinh tế thị trường cũng như phương hướng chỉ đạo đúng đắn, tích cực, sáng tạo của ban giám đốc và các cán bộ quản lý trong công ty.
Với mong muốn đặt ra ban đầu khi chọn đề tài : Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị của công ty cổ phần vật tư và xuất nhập khẩu Masimex”. Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu em đã hiểu được những nguyên nhân thành công của công ty MASIMEX với ngành hành vật tư thiết bị trong thời gian qua. Đồng