1.1. Định hướng hoạt động kinh doanh của công ty.
Để công ty không ngừng phát triển trong xu thế đổi mới toàn diện của đất nước và trở thành một công ty mạnh. Ban lãnh đạo công ty đã đề ra những phương hướng cụ thể để phá triển trong những năm tới như sau:
- Từng bước phát triển, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu.
Công ty phấn đấu tăng trưởng và phát triển với nhịp độ nhanh hơn, vững chắc và hiệu quả hơn. Liên doanh liên kết, khai thác triệt để cơ sở vật chất và lao động tại công ty. Đầu tư sản xuất, đa dạng hóa các mặt hàng nhập khẩu sao cho bắt kịp yêu cầu của thị trường.
Tăng kim ngạch kinh doãnh uất nhập khẩu, tìm thêm nhiều thị trường tiềm năng. Nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường.
- Mở rộng và khai thác thị trường.
Đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải đảm bảo an toàn, có hiệu quả, khai thác thế mạnh của các mặt hàng truyền thống, đẩy mạnh xuất khẩu, chuyển dần cơ cấu, mở rộng liên doanh liên kết. Công ty cần có thêm các cơ chế
khuyến khích, biện pháp cụ thể, nhạy bén để nắm bắt nhu cầu phát triển kinh tế, nắm vững chính sách xuất nhập khẩu, chính sách thuế, luật thương mại.
- Xây dựng chiến lược kinh doanh xuất nhập khẩu.
Kết hợp chặt chẽ giữa nhu cầu thị trường với tiềm lực của công ty để đề ra những phương hướng kinh doanh và mục tiêu cụ thể. Đồng thời trong quá trình thực hiện mục tiêu phải luôn điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với tình hình biến động của thị trường và các chính sách của nhà nước về xuất khẩu. mục tiêu chiến lược của công ty là mở rộng quy mô kinh doanh mà đặc biệt là từng bước chuyển đổi hơn nữa các hình thức kinh doanh của công ty từ chủ yếu là trung gian sang trực tiếp kinh doanh.
- Mở rộng nguồn hàng xuất nhập khẩu.
Từng bước nghiên cứu tìm tòi những cơ hội kinh doanh mới, những nguồn hàng từ phía đầu nội cũng như đầu ngoại. Khuyến khích các phòng kinh doanh chủ động hơn nữa trong việc tìm kiếm khách hàng và phát triển kinh doanh. - Ổn định bộ máy tổ chức, rà soát và hoàn thiện các quy định, quy chế quản lý nội
bộ của công ty. Xây dựng quy chế trả lương của công ty cho phù hợp với năng lực , trình độ, tính chất công việc ở từng vị trí. Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho từng vị trí.
Sau đây là các mục tiêu hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2011.
BẢNG 24. PHƯƠNG HƯỚNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NĂM 2011.
Chỉ tiêu Năm Kim ngạch xuất nhập khẩu dự kiến ( nghìn USD) Sản xuất bao bì (tấn) Doanh số ( triệu VNĐ) Lợi nhuận ( triệu VNĐ) Lương cho nhân viên ( triệu VNĐ) 2011 14.500 1.500 240.000 1.500 5.5
Nguồn: báo cáo tóm tắt phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2011.
Trước xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng trên toàn thế giới, công ty MASIMEX đã xác định phương hướng cụ thể cho hoạt động nhập khẩu vật tư máy móc trong thời gian tới như sau:
- Hướng tới nhập khẩu thêm nhiều vật tư thiết bị mới mà nhu cầu trong nước đang phá triển nhanh và giảm nhập khẩu những mặt hàng mà nhu cầu trong nước suy giảm.
- Chú trọng nhập khẩu những thiế bị đồng bộ, hiện đại tránh nhập khẩu những thiết bị đã quá lỗi thời.
- Bên cạnh việc duy trì hoạt động nhập khẩu ủy thác công ty cần chủ động nhập khẩu trực tiếp từ các thị trường để bán lại cho các doanh nghiệp trong nước.
- Mở rộng quan hệ kinh doanh với các đối tác thuộc ngành, lĩnh vực khác trong nền kinh tế, không chỉ tập trung vào các ngành mũi nhọn như luyện thép, xây dựng. - Duy trì sự phát triển nhanh và bền vững trong những năm gần đây, nâng cao năng
lực cạnh tranh thông qua hoàn thiện các sản phẩm, dịch vụ cung cấp và giảm giá thành sản phẩm dịch vụ.
- Tìm kiếm thêm các nguồn hàng nhập khẩu mới bên cạnh việc duy trì các nguồn hàng truyền thống, tìm kiếm thêm bạn hàng trong nước bên cạnh các bạn hàng truyền thống.
- Hoàn thiện hệ thống quản lý hoạt động nhập khẩu, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiến tiến ISO vào quản lý hoạt động nhập khẩu, áp dụng công nghệ thông tin ngày càng mạnh mẽ và sâu rộng vào các hoạt động nhập khẩu của công ty cũng như các hoạt động xúc tiến quảng bá.
- Nâng cao năng lực cho các cán bộ làm nghiệp vụ nhập khẩu thông qua đào tạo và đào tạo lại nghiệp vụ, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên làm nghiệp vụ nhập khẩu.
2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị.
Kinh doanh trong cơ chế thị trường mang lại cho công ty nhiều cơ hội nhưng cũng đồng hành với nhiều rủi ro. Vì vậy để tồn tại và phát triển , công ty
MASIMEX phải có một chiến lược kinh doanh đúng đắn, tổ chức bộ máy phù hợp, nắm bắt được những cơ hội kinh doanh mới đồng thời thực hiện tốt những nghiệp vụ ngoại thương. Trên cơ sở những phương hướng và mục tiêu mà công ty
đã đề ra và căn cứ vào những khó khăn mà công ty đã và đang gặp khải, sau đây là một số biện pháp để thúc đẩy hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty.
2.1. Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu .2.1.1. Xây dựng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu phù hợp. 2.1.1. Xây dựng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu phù hợp.
Trong tình hình hiện nay, việc nhập khẩu hàng hóa phục vụ tiêu dùng không còn khả năng phát triển được nữa mà phải giảm dần vì sản xuất trong nước đã gần như thay thế được hàng tiêu dùng ngoại nhập. Ngược lại, trước yêu cầu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa, sản xuất trong nước đòi hỏi phải nhập khẩu nhiều vật tư, máy móc, thiế bị cần thiết và có chất lượng cao, kỹ thuật tiên tiến mà trong nước không có khả năng tự cung cấp.
Mặt hàng nhập khẩu của công ty cần phải được xây dựng một cách phù hợp về cơ cấu với nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước. Mặt hàng được chú trọng nhất là nguyên liệu, vật tư, kỹ thuật cho sản xuất hàng công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp và nguyên liệu cung cấp cho các đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu, máy móc phục vụ xây dựng. Đây là những ngành kinh tế đang phá triển mạnh và có nhu cầu về nguyên liệu, vật tư, thiết bị kỹ thuật lớn phục vụ cho việc phát triển đồng bộ và hiện đại hóa các ngành sản xuất trong nước cả trong thời điểm hiện tại và tương lai.
Điều cốt yếu là phải chọn lựa được những mặt hàng khác nhau với các xu hướng biến động khác nhau để lập kế hoạch mặt hàng. Trong quá trình thực hiện các kế hoạch kinh doanh, nhiều khi mặt hàng nhập khẩu thay đổi không đúng với kế hoạch, do nhu cầu mới nảy sinh trên thị trường. Nếu công ty nhạy bén thì có thể nhanh chóng nắm bắt được những cơ hôi đó và có thể gia tăng khối lượng và giá trị hàng nhập khẩu.
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, tìm được một chỗ đứng trong hàng ngũ những người cung ứng cho các doanh nghiệp sản xuất là cả một nghệ thuật. Công ty đã thực sự đầu tư thời gian, công sức và vật chất cho hoạt động tìm kiến bạn hàng. Hiện nay công ty đang đóng vai trò là nguồn cung ứng chính cho một vài doanh nghiệp sản xuất.
Để mở rộng thị trường nhập khẩu cũng nhưu phát triển nguồn hàng nhập khẩu. Với phương thức chính là nhập ủy thác cho các khách hàng nội địa, công ty có thể thực hiện nghiên cứu nhu cầu trong nước để tìm ra các khách hàng tiềm năng. Sau đó thực hiện liên hệ chào hàng tới những khách hàng này. Khi đã có yều cầu từ phía khách hàng, công ty có thể sử dụng nhiều kênh thông tin qua mạng, qua các đại lý ở nước ngoài để thu thập thông tin của các nguồn hàng có khả năng đáp ứng yêu cầu nhập khẩu. Sau đó cân đối một mức giá cả hợp lý trước khi thựuc hiện hợp đồng.
Bên cạnh đó công ty cần thiết lập quan hệ của mình với những công ty, đối tác nước ngoài khác qua các hôi chợ xúc tiến thương mại.
Công ty có thể giao quyền chủ động tìm kiếm nguồn hàng xuống cho các phòng xuất nhập khẩu để họ hoạt động hiệu quả hơn trong việc tìm kiếm, mở rộng mạng lưới khách hàng.
Mở các văn phòng đại diện ở ngước ngoài, phối hợp hoạt động với Phòng thương mại công nghiệp Việt nam để xúc tiến hoạt động thương mại.
2.1.3. Tìm ra các biện pháp cạnh tranh có hiệu quả hơn.
Trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp sẽ vấp phải sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác. Vì vậy công ty phải xây dựng một chiến lược cạnh tranh năng động, đảm bảo thích nghi với môi trường bên trong và bên ngoài. Công ty có thể sử dụng các yếu tố cạnh tranh như giá cả, chất lượng, và dịch vụ. Ngoài ra công ty phải thường xuyên cập nhật thông tin về đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu những mặt mạnh, yếu của họ để đề ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn để có thể tạo được ưu thế trước những đối thủ cạnh tranh.
2.2. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu .
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp đan xen chặt chẽ với nhau. Sau đây là một số giải pháp cho từng nghiệp vụ nhỏ trong chuỗi các nghiệp vụ.
2.2.1. Khâu mở L/C.
Khi chọn ngân hàng mở L/C công ty nên chọn ngân hàng của Việt nam để thuận tiện trong công việc và cũng dễ giải quyết những trục trặc phát sinh.
Công ty nên hạn chế việc sử dụng mở L/C chuyển nhượng đề phòng người được hưởng lợi từ thư tín dụng là một công ty trung gian không có hàng, L/C có thể sẽ được chuyển đến cho một công ty không đáng tin cậy.
Khi bên bán yêu cầu mở L/C, công ty không nên mở quá sớm hoặc mở quá muộn, cần phải mở L/C trước thời hạn giao hàng một khoảng thời gian hợp lý để vừa tạo điều kiện cho đối tác chuẩn bị hàng để giao vừa tránh ứ đọng vốn cho công ty.
Công ty cũng cần quy định ngày hết hạn của L/C sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý vừa tránh ứ đọng vốn cho công ty vừa tạo điều kiện cho người bán chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán. Hiện nay các ngân hàng đều quy định thời điểm giao bộ chứng từ thanh toán chậm nhất là 21 ngày sau khi giao hàng nhưung thời hạn hiệu lực của L/C công ty đang sử dụng thường ngắn hơn từ 5 đến 10 ngày. Do đó công ty cần tăng thời gian hiệu lực của L/C trong giới hạn của ngân hàng để tạo thuận lợi hơn cho đối tác ở xa trong việc chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán và trong trường hợp có sai sót còn kịp thời sửa đổi.
Để người bán chấp nhận L/C do công ty đề nghị mở và tránh phải sửa đổi L/C công ty nên đề nghị bên bán dự thảo trước một L/C nhằm tạo sự ăn khớp với hợp đồng trên cơ sở đó giúp công ty tránh được những sai sót khi mở L/C.
Công ty cũng cần nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ mở L/C để tránh các sai sót cá nhân nhỏ nhưng sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình mở thư tín dụng.
2.2.2. Khâu thuê phương tiện vận tải.
Hiện nay công ty đa phần đều mua hàng theo điều kiện CIF hoặc CNF. Khi mua hàng theo điều kiện này công ty dễ bị cách ly với thị trường, không khai thác được khả năng giảm giá từ các hợp đồng thuê tàu. Vì vậy, nếu công ty cứ tiếp tục nhập khẩu theo điều kiện này thì đối tác sẽ giành được quyền thuê tàu. Vì vậy để tránh những rủi ro có thể xảy ra như : hàng hóa bị mất mát, tàu thuê phải không đủ điều kiện, chất lượng, gây chậm trễ trong việc giao hàng, ảnh hưởng tới chất
lượng hàng hóa, trong hợp đồng hai bên cần quy định rõ về điều kiện của tàu thuê.
Mua bảo hiểm cho hàng hóa là cần thiết vì hàng hóa của công ty nhập khẩu chủ yếu bằng đường biển. Do đó rủi ro trong quá trình vận chuyển là rất lớn. Sau mỗi hợp đồng công ty đã rút ra được nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa để tránh các sai sót về sau.
Công ty cần chú trọng công tác đào tạo đội ngũ cán bộ làm nghiệp vụ mua bảo hiểm tránh để mắc phải các sai sót trong hợp đồng bảo hiểm cho hàng hóa.
Để có căn cứ mua bảo hiểm và tránh mắc phải các sai sót trong hợp đồng bảo hiểm. Công ty cần đề nghị bên xuất khẩu gửi sớm các thông tin trước khi tàu rời cảng bốc hàng như thông tin về thuê tàu, về kết quả giao hàng.
Công ty khi ký kết hợp đồng bảo hiểm với các công ty bảo hiểm cần thỏa thuận với công ty bảo hiểm để ký thêm hình thức bảo hiểm “thông báo bổ sung sau”. Giấy này cũng có giá trị như một đơn bảo hiểm kèm với đơn bảo hiểm ban đầu. Chúng được sử dụng khi công ty phát hiện thêm các rủi ro với hàng hóa và muốn bổ sung thêm vào điều kiện bảo hiểm các rủi ro đó. Chúng cũng là căn cứ để khiếu nại người bảo hiểm khi có tổn thất do các rủi ro đã được bảo hiểm xảy ra đối với hàng hóa.
Nếu công ty được quyền mua bảo hiểm thì nên chọn một công ty bảo hiểm lớn có uy tín và khả năng tài chính vững mạnh. Việc công ty giành được quyền mua bảo hiểm vừa tạo điều kiện cho công ty trong việc ký kết hợp đồng bảo hiểm và thanh toán tiền bảo hiểm vừa tạo điều kiện phát triển ngành bảo hiểm xuất nhập khẩu của Việt nam.
Nếu trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về người bán thì công ty cần thỏa thuận chặt chẽ trong hợp đồng mua bán về việc lựa chọn công ty bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, địa điểm thanh toán tiền bảo hiểm. Người bán phải mua bảo hiểm của các công ty có uy tín, địa điểm thanh toán tiền bảo hiểm tại Việt nam, điều kiện bảo hiểm phải phù hợp với hàng hóa và điều kiện vận chuyển.
2.2.4. Khâu làm thủ tục hải quan.
Để hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan , công ty cần tiến hành các biện pháp như :
- Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ hải quan cho các cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách chuyên môn hóa những người làm công tác thủ tục hải quan. - Chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu để làm thủ tục hải
quan thật kỹ càng tránh bị cán bộ hải quan bắt lỗi do số liệu không khớp với nhau. Công ty cần quy định rõ các loại chứng từ cần có trong bộ chứng từ thanh toán mà người bán gửi cho công ty, số lượng của từng loại để công ty làm thủ tục hải quan. - Ngoài các chứng từ cần có theo quy định của Hải quan công ty cũng cần chuẩn bị
sẵn các chứng từ khác mang theo khi làm thủ tục hải quan và khi kiểm tra hàng ở cảng để có thể xuất trình cho cán bộ Hải quan khi có yêu cầu như hợp đồng nội, hợp đồng ngoại, packing list, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm tra số lượng,