- Các thông tin phải được cập nhật một cách chính xác từ những chứng từ gốc có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận có liên quan.
- Khi làm thủ tục phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng, nhất là những chứng từ có giá trị nhỏ, cần phải chú ý quá trình xét duyệt chứng từ để đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ.
- Các chứng từ chi hoa hồng vé máy bay cần khéo léo để lấy được chữ ký khách hàng. Trong các hợp đồng cung cấp vé máy bay nên quy định trách
Đại học Kinh tế Quốc dân – Khoa Kế toán Nguyễn Việt Anh – Khóa 18B
Để đơn giản hóa thủ tục, trong phiếu thu tiền của khách hàng nên thiết kế làm hai phần, một phần là số tiền vé phải nộp, thêm một phần có nội dung: “ Đã nhận đủ số tiền hoa đồng hoặc chiết khấu thanh toán”.
- Với những khách hàng không nộp tiền mặt trực tiếp tại văn phòng mà nộp thông qua bộ phận dịch vụ khách hàng, công ty nên sử dụng một mẫu biên lai thu tiền mặt. Biên lai này là căn cứ để kế toán lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền, đồng thời cũng là căn cứ để giải quyết tranh chấp (nếu có) xảy ra giữa khách hàng với công ty.
- Thiết kế một mẫu đơn đề nghị hoàn vé kiêm giấy hẹn cho khách hàng, trong đó ghi đầy đủ các thông tin về vé máy bay cần hoàn: tên người yêu cầu hoàn vé, tên hành khách, số vé, chặng bay chưa sử dụng, ngày hẹn giải quyết… Mẫu này sẽ được gắn vào chứng từ chi tiền hoàn vé, tăng tính pháp lý cho chứng từ.