- Cơ quan giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc chỉ đạo trực tiếp các phòng
2.2.1. Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Việc lập chứng từ là công việc khởi điểm của tổ chức công tác kế toán nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty CP Đầu tư Thương mại và Xây lắp Kỷ Nguyên sử dụng những chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT: Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng
kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, dòng ghi tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết 1 lần qua giấy than.
+ Liên 1: Màu tím được lưu tại quyển gốc + Liên 2: Màu đỏ để giao cho khách hàng
+ Liên 3: Màu xanh được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty
- Phiếu thu: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Chứng từ kế toán :kế toán lập để xác định số hàng đã bán, số tiền thực tế sẽ thu được.
- Giấy báo Nợ, Có do ngân hàng lập và chuyển đến cho công ty, sau đó được chuyển đến cho kế toán làm căn cứ hạch toán
Chứng từ nghiệp vụ khác: Khi phát sinh các nghiệp vụ khác liên quan thì kế toán lập chứng từ nghiệp vụ khác để phản ánh và lưu tại công ty. Ví dụ như bảng kê bán lẻ hàng hóa, phiếu chi (Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Đồng thời phiếu chi này sẽ là căn cứ xác định chi phí bán hàng).
● Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý thì sẽ được chuyển đến phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm nhập số liệu vào máy tính, ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và chứng từ đó được lưu và cất giữ tại công ty.