2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Phòng vận chuyển Phòng chăm sóc Khách Hàng Phòng xuất nhập Phòng Mar keting Phòng kinh doanh Phòng tr-ng bày Kinh doanh bán lẻ Kinh doanh Online Kinh doanh Dự án Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Giám đốc Bán hàng Giám đốc Kỹ thuật Giám đốc Tài chính Nhân sự Phòng kế toán Phòng Nhân sự Phòng vật t- Phòng Hành chính Phòng dịch vụ Phòng lắp đặt, sửa chữa Phòng bảo hành
39
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
A. Nhiệm vụ của hội đồng quản trị
- Lập ch-ơng trình, kế hoạch hoạt động chung của toàn bộ công ty. - Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị.
- Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ Công ty.
Tr-ờng hợp Chủ Tịch Hội đồng quản trị vắng mặt thì uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điệu lệ công ty. Tr-ờng hợp không có ng-ời đ-ợc uỷ quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị không làm việc đ-ợc thì các thành viên còn lại bầu một ng-ời trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số quá bán. B. Nhiệm vụ của các giám đốc.
- Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty tr-ớc Hội đồng thành viên và pháp luật hiện hành.
- Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại.
- Là ng-ời quyết định các chủ tr-ơng, chính sách, mục tiêu chiến l-ợc của công ty.
- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty.
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu t- của Công ty.
- Đề xuất các chiến l-ợc kinh doanh, đầu t- cho Hội đồng thành viên. - Phát triển thị tr-ờng tiêu thụ sản phẩm
- Trực tiếp ký các hợp đồng XNK.
40
- Quyết định ngân sách hoạt động cho các đơn vị và các phòng ban cụ thể trong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt. - Quyết định các chỉ tiêu về tài chính.
- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.
C. Nhiệm vụ của phòng kế toán.
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn.
- Lập sự toán, tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí ngân sách nhà n-ớc cấp và nguồn quỹ tạo hàng năm của công ty theo quy định của pháp luật về kế toán, theo chế độ kế toán và mục lục ngân sách nhà n-ớc. - Đôn đốc thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản thu, khoản chi.
- Chủ tri xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ và ph-ơng án phân phối quỹ tự tạo của công ty.
- Thực hiện việc chi trả tiền l-ơng, các khoản phục cấp và chế độ khác cho cán bộ công nhân viên, lao động hợp đồng, các khoản chi khác phục vụ cho việc sửa chữa, mua sắm trang thiết bị của công ty theo đúng quy định hiện hành. - H-ớng dẫn chế độ kế toán, phổ biến các văn bản của Nhà n-ớc về quản lý tài chính.
- Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành, Bảo quản, l-u trữ các chứng từ kế toán theo quy định.
- Quản lý va sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các ph-ơng tiện thiết bị đ-ợc giao.
D. Nhiệm vụ của phòng hành chính vật t-.
- Quản lý, bảo d-ỡng, bảo trì, đề xuất kế hoạch khai thác hiệu quả cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật của công ty
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, đồng phục - Trang trí, in ấn các porter, catalog,….
41
Cơ cấu nhiệm vụ của phòng nhân sự sẽ đ-ợc phân tích ở phần sau và có nội dung cơ bản sau đây:
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan.
- Lên ch-ơng trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện. - Tổ chức tuyển dụng theo ch-ơng trình đã đ-ợc phê duyệt.
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho ng-ời lao động. - Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số l-ợng CNV công ty nghỉ việc.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất l-ợng, số l-ợng đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ, xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban giám đốc.
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho ng-ời lao động theo quy định của công ty. - Tổ chức theo dõi, lâp danh sách bảo hiểm xã hội, y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho ng-ời lao động theo chỉ đạo của BGĐ. - Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho ng-ời lao động.
- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết. F. Nhiệm vụ của phòng lắp đặt sửa chữa:
- Chịu trách nhiệm toàn bộ hàng hoá bán ra đều phải lắp đặt, h-ớng dẫn sử dụng cho khách hàng.
- Kết hợp với phòng vận chuyển h-ớng dẫn việc vận chuyển hàng hoá tới nơi ng-ời sử dụng
- Lấy địa chỉ, lập sổ bảo hành từng mã sản phẩm bán ra. Nội dung trong sổ tối thiểu phải có các thông tin: Mã sản phẩm, ngày lắp đặt, địa chỉ, tên ng-ời sử dụng, chữ ký, số điện thoại liên hệ.
42
- Kiểm tra phòng lắp đặt đã lắp đặt hàng hoá đúng quy cách tiêu chuẩn của từng sản phẩm hay ch-a.
- Thực hiện chế độ bảo hành nếu máy gặp sự cố là do lỗi của nhà sản xuất và trong thời gian bảo hành.
- Bảo hành kịp thời không qua 7 ngày cho một sản phẩm kể từ ngày ký nhận biên bản bảo hành.
- Toàn bộ sản phẩm bán ra phải th-ờng xuyên gọi điện gửi th- kiểm tra tình trạng hoạt động và phải đảm bảo hoạt động hiệu quả, đúng quy cách.
H. Nhiệm vụ của phòng sửa chữa:
- Sửa chữa miễn phí toàn bộ sản phẩm do công ty bán ra và không phải thay thế gì nhằm lấy th-ơng hiệu và niềm tin cho khách hàng.
- Sửa chữa thu dịch vụ nếu đó là sản phẩm đã hết thời hạn bảo hành và phải thay thế một số chi tiết, linh kiện mà công ty phải nhập các thiết bị đó ở đơn vị khác.
- Sửa chữa các thiết bị ở ngoài mà các kỹ thuật viên đủ kiến thức và tay nghề để sửa chữa.
I. Nhiệm vụ của phòng Tr-ng bày:
- Sắp xếp hàng hoá th-ờng xuyên trong siêu thị theo yêu cầu của cấp trên - Trang trí bố trí các catalog, poter theo đúng chủ đề của cấp trên đề ra và phải hoàn thành kịp thời.
- Kết hợp với sell online để vận chuyển hàng ra khỏi siêu thị giao cho phụ trách vận chuyển.
J. Kinh doanh trực tiếp tại siêu thị:
- Phải trả lời tất cả các câu hỏi của khách hàng nêu ra về sản phẩm đang kinh doanh trong siêu thị, nếu không trả lời đ-ợc ngay thì phải hỏi phụ trách nhóm có trách nhiệm giải thích cho khách hàng.
43
- T- vấn bán hàng, nghiên cứu chính xác nhu cầu thực của khách hàng để t- vấn sản phẩm
- Ghi sổ, tên, số điện thoại sau khi đã hoàn thành quy trình bán hàng K. Kinh doanh online:
- Cập nhật sản phẩm th-ờng xuyên, liên tục trên mạng
- Phải trả lời mọi thắc mắc qua điện thoại của khách hàng về sản phẩm đang có trong siêu thị.
- Luôn mở online (luôn mở mạng để khách hàng có thể giao tiếp qua mạng), nếu bận thì bật line busy( mạng bận và không trả lời ngay) và chuyển điện thoại cho nhân viên kinh doanh tiếp theo.
- Giữ thái độ vui vẻ, nhiệt tình khi t- vấn bán hàng
- Luôn hỏi tên, địa chỉ, số điện thoại và không quên lời cảm ơn. L. Phòng marketing:
- Nghiên cứu và sáng tạo các ch-ơng trình khuyến mại vào từng dịp để t- vấn cho ban giám đốc
- Trực tiếp thăm dò, đánh giá những nhu cầu của khách hàng hay những sản phẩm nào khách hàng đang quan tâm.
- Triển khai các cách thức bán hàng giảm giá, t- vấn các cách bố trí in catalog, tờ dơi….
- Tìm hiểu các hình thức kinh doanh, khuyến mại mới của các đối thủ. M. Phòng vận chuyển
- Kết hợp trực tiếp với phòng lắp đặt để vận chuyển an toàn, kịp thời các sản phẩm bán ra
- Đảm bảo việc vận chuyển luôn đúng giờ, kịp thời, nếu phát sinh thì nhân lực bổ xung là phòng lắp đặt bảo hành và phát sinh thêm thì xin ý kiến giám đốc phụ trách.
44