Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Đối với trường hợp phát hành L/C bằng vốn tự có ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C, phát hành L/C theo đề nghị của các Định chế tài chính trên cơ sở thỏa thuận hợp tác với BIDV: Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.
- Đối với các trường hợp còn lại: Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận QHKH.
Bộ phận TTQT thực hiện kiểm tra số lượng chứng từ thực tế với số lượng được bàn giao và ký nhận, ghi ngày giờ nhận.Tùy theo điều kiện cụ thể từng Chi nhánh, Giám đốc Chi nhánh có thể quy định bộ phận QHKH là đầu mối tiếp nhận hồ sơ phát hành L/C, sau đó chuyển bộ phận TTQT.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
- Bộ phận TTQT kiểm tra hồ sơ. Việc kiểm tra thực hiện theo Hướng dẫn hồ sơ phát hành/sửa đổi L/C nhập khẩu. Lưu ý lập tờ trình mở/sửa đổi thư tín dụng nhập khẩu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (trường hợp ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C) hoặc kiểm tra nguồn vốn đảm bảo thanh toán L/C đã được phê duyệt (các trường hợp khác).
- Kiểm tra điều khoản thanh toán và các chứng từ xuất trình theo L/C với các nội dung tương ứng của hợp đồng nhập khẩu. Chuyển ý kiến (nếu có) đến bộ phận từ đó nhận hồ sơ (khách hàng/bộ phận QHKH) để thực hiện những chỉnh sửa cần thiết.
- Kiểm tra hạn mức TF để mở L/C của khách hàng. Nếu hạn mức chưa được thiết lập, hết hạn hoặc không đủ số dư để thực hiện giao dịch thì thông báo bộ phận QHKH/ ĐCTC trình thiết lập, bổ sung, gia hạn.
Bước 3: Nhập dữ liệu hệ thống
- Sử dụng số CIF của khách hàng để đăng ký giao dịch vào hệ thống. Trường hợp nhập giao dịch sửa đổi/huỷ L/C phải sử dụng số tham chiếu L/C đã phát hành để đăng nhập hệ thống.
- Khai báo đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến giao dịch (thông tin về khách hàng, ngân hàng thông báo, số tiền, loại tiền, ngày và nơi hết hạn, kỳ hạn thanh toán, thời hạn giao hàng, thời hạn xuất trình chứng từ, loại hàng hoá, nơi giao hàng, nơi nhận hàng, nguồn vốn mở L/C…); kiểm tra việc kết nối và sử dụng hạn mức TF; khai báo phí, nguồn thu phí; tạo các chứng từ, điện cần thiết và chuyển giao dịch vào hàng đợi duyệt.
Lưu ý: Việc lựa chọn ngân hàng thông báo khi phát hành L/C do BIDV quyết định và thực hiện trên cơ sở đề nghị của khách hàng và chính sách của BIDV đối với các ngân hàng đại lý trong giao dịch thông báo L/C trong từng thời kỳ.
Bước 4: Luân chuyển và lưu trữ chứng từ, điện giao dịch
Việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ, điện giao dịch thực hiện theo quy định của BIDV.Khi hồ sơ của khách hàng đã có đầy đủ các diều kiện, thanh toán viên sẽ tiến hành mở L/C theo trình tự:
- Đăng ký số tham chiếu L/C. - Chọn ngân hàng thông báo
- Đưa dữ liệu vào máy vi tính để mở thư yêu cầu của khách hàng.
- L/C phải ghi rõ dẫn chiếu theo UCP nào nếu mở băng Telex hoặc thư, nếu mở bằng SWIFT thì không cần.
- Hạch toán nội bảng số tiền ký quỹ hoặc lập phiếu báo nợ gửi tới bộ phận kế toá, nhập ngoại bảng số tiền mở L/C, thu phí mở L/C theo quy định hiện hành của Ngân hàng.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện mở L/C trình phụ trách phòng, báo cáo trình lãnh đạo ký duyệt.
- Giao một bảng gốc cho khách hàng có dấu chữ ký của lãnh đạo.
* Hình thức phát hành, sửa đổi L/C nhập khẩu
2. L/C phát hành, sửa đổi bằng thư chỉ thực hiện trong trường hợp ngân hàng thông báo không có SWIFT Code. Trong trường hợp này, sau khi phát hành L/C, Bộ phận TTQT trình cấp có thẩm quyền phụ trách ký, đóng dấu và gửi L/C tới ngân hàng thông báo. L/C phát hành bằng thư phải được in trên giấy có logo BIDV.
* Sửa đổi L/C nhập khẩu
1. Đối với các sửa đổi do khách hàng (người đề nghị mở L/C) yêu cầu, sửa đổi đó được coi là đã được chấp nhận khi nhận được chấp nhận của người thụ hưởng (thông qua ngân hàng thông báo) và ngân hàng xác nhận (nếu có) hoặc khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với sửa đổi đó.
2. Khi phát hành sửa đổi đối với L/C có ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C và thời điểm sửa đổi vẫn đảm bảo nguồn ký quỹ 100%
- Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ phát hành sửa đổi L/C từ khách hàng.
( Bộ phận TTQT chỉ thực hiện lập Tờ trình phát hành sửa đổi L/C trình cấp thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp sửa đổi tăng tiền.)
- Thực hiện sửa đổi L/C như các bước tại mục Phát hành L/C nhập khẩu. 3. Khi phát hành sửa đổi L/C đối với các trường hợp nguồn vốn khác :
a. Các trường hợp sửa đổi tăng trị giá L/C, thay đổi thời hạn hiệu lực của L/C, cảng nhận hàng, những thay đổi về mặt hàng, quy cách chất lượng hàng hoá và điều kiện đòi tiền ngân hàng phát hành L/C:
- Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ phát hành sửa đổi L/C từ bộ phận Quan hệ khách hang và kiểm tra việc phê duyệt đảm bảo nguồn thanh toán theo quy định.
- Thực hiện sửa đổi L/C như các bước tại mục – Phát hành L/C nhập khẩu. b. Đối với các sửa đổi khác: Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ trực tiếp từ khách hàng và thực hiện sửa đổi L/C như các bước tại mục Phát hành L/C nhập khẩu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Chi tiết hồ sơ sửa đổi L/C thực hiện theo quy định hướng dẫn hồ sơ phát hành/sửa đổi L/C nhập khẩu.
* Huỷ L/C nhập khẩu
1. L/C không huỷ ngang chỉ được thực hiện hủy trên cơ sở đồng ý của ngân hàng phát hành, ngân hàng xác nhận (nếu có) và người thụ hưởng.
2. Khi nhận được đề nghị hủy L/C từ khách hàng thì bộ phận QHKH sẽ :
- Bộ phận TTQT kiểm tra hồ sơ, tạo điện đề nghị hủy L/C gửi tới người thụ hưởng L/C (thông qua ngân hàng thông báo), ngân hàng xác nhận (nếu có).
- Thực hiện hủy L/C trong hệ thống khi nhận được chấp nhận hủy bằng điện swift/thư đảm bảo có tính xác thực từ các bên liên quan nói trên, giải toả ký quỹ (nếu có).
- Trường hợp không được chấp thuận huỷ L/C, Bộ phận TTQT thông báo Bộ phận Quan hệ khách hàng cho KH biết để thực hiện.
3. Trường hợp nhận được thông báo huỷ L/C từ người thụ hưởng/ngân hàng thông báo: Bộ phận TTQT thông báo cho khách hàng/bộ phận QHKH/bộ phận QTTD, thực hiện huỷ L/C trong hệ thống và giải toả ký quỹ (nếu có).