phẩm Orion Vina
a) Dịch vụ khách hàng:
Đối với chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina luôn cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm ngon và có chất lượng tốt nhất trên thị trường. Chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina luôn nỗ lực và tận tình phục vụ khách hàng với trình độ dịch vụ tốt nhất.
Chi nhánh công ty cam kết đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm đúng tiêu chuẩn chất lượng với trình độ dịch vụ khách hàng tốt nhất với tiêu chí: luôn đảm bảo giao hàng đúng số lượng, sản lượng, thời gian và địa điểm cho khách hàng. Nếu hàng hóa hết hạn sử dụng mà nhà phân phối chưa bán được thì có thể đổi hoặc trả lại cho nhà máy. Chi nhánh công ty luôn có những chính sách ưu đãi về giá cho khách hàng nhằm thúc đẩy quá trình mua hàng một cách nhanh chóng.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách thì bộ phận bán hàng nhanh chóng trả lời và cung cấp những thông tin cần thiết về hàng hóa mà khách hàng cần thông qua điện thoại, fax hay email. Chi nhánh công ty luôn đảm bảo thực hiện giao hàng theo đúng cam kết đã được ghi trong hợp đồng. Khi thực hiện giao hàng cho khách, nếu có lỗi xảy ra phải nhanh chóng xem xét để đổi cho khách hàng hàng hóa theo đúng yêu cầu.
b) Hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin kịp thời, chính xác là nền tảng đảm bảo thành công cho mọi doanh nghiệp. Đặc biệt đối với chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina, khi hàng hóa chỉ thông qua duy nhất nhà phân phối độc quyền là công ty TNHH Thương Mại Á Long. nếu những nhân viên kho của Á Long kiểm tra chính xác số lượng hàng hóa xuất nhập còn tồn kho và báo kết quả về nhà máy một cách chính xác và nhanh nhất thì bộ phận sản xuất của công ty mới có những kế hoạch điều chỉnh kịp thời về hàng hóa. Từ đó có thể tránh được những tổn thất và chi phí không đáng có cho công ty.
Công ty còn sử dụng máy vi tính để lưu trữ các chứng từ hóa đơn, báo cáo tồn kho, báo cáo tài chính và một số nghiệp vụ khác. Ngoài ra công ty cũng sử dụng máy vi tính để liên lạc với khách hàng, liên lạc giữa các phòng ban trong công ty, liên lạc giữa các chi nhánh với nhau để thông tin được đến nhanh và chính xác hơn.
Hiện nay chi nhánh công ty dùng mạng internet và mạng land để kết nối và liên lạc với nhau. Ngoài ra chi nhánh sử dụng một số phần mềm trong quản lý, kiểm soát, kế toán để có thể thực hiện hiệu quả và nhanh chóng các công việc.
c) Hoạt động dự trữ
Hàng hóa dự trữ của công ty bao gồm cả sản phẩm và nguyên vật liệu. Về nguyên vật liệu công ty có 2 kho riêng, đối với từng loại nguyên liệu như : đường, sữa, bột mì, trứng, chocolate, khoai tây, dầu, vừng và một số hương liệu phụ liệu khác mà chi nhánh có mức dự trữ khác nhau. Tùy vào biến động thị trường đối với từng nhóm nguyên vật liệu chi nhánh công ty có những kế hoạch dự trữ khác nhau. Hơn nữa đối với thị trường nhạy cảm như đường và bột mì có sự lên xuống thất thường chi nhánh công ty có những kế hoạch mua tại từng thời điểm khác nhau. Nhưng nhìn chung nguyên vật liệu được chi nhánh ước tính dự trữ đủ để phục vụ cho hoạt động sản xuất trong vòng 1 tháng đề phòng những biến động trong quá trình mua và nhập khẩu. Về sản phẩm công ty có kho riêng dự trữ đề phòng nhu cầu tăng bất thường của khách hàng. Hàng hóa trong kho được quản lý theo quy định nhập trước – xuất trước, hàng hóa được sắp xếp theo thứ tự các nhãn hàng, ngành hàng một cách trật tự, ngăn nắp, đảm bảo hàng hóa không bị ẩm mốc, méo mó hay cháy nổ.
Tuy nhiên chi nhánh công ty không thể tránh khỏi việc xảy ra tình trạng thừa hay thiếu hàng hóa. Đôi khi do dự báo nhu cầu sai hay chưa nắm bắt những thông tin kịp thời nên đã xảy ra tình trạng thừa hàng hóa tồn kho.
d) Hoạt động vận chuyển
Hiện tại công ty có 7 xe 5 tấn và 7 xe 15 tấn, tất cả đều có chất lượng tốt do mới đưa vào sử dụng năm 2008. Hàng hóa của công ty đều được đóng trong các thùng lớn, cộng với hàng hóa được chở với số lượng lớn đến đại lý cấp 1 và các siêu thị lớn nên xe vận chuyển của công ty phải có trọng khối lớn. Vào những thời điểm mùa vụ hàng hóa phải vận chuyển nhiều, công ty vẫn phải thuê thêm xe bên ngoài vận chuyển. Do đó nhiều khi không chủ động trong việc giao hàng cho đại lý hoặc siêu thị được. Đấy cũng là một trong những vấn đề công ty đang cố gắng khắc phục.
Mặt khác, nhân viên lái xe của công ty vừa là người chịu trách nhiệm vận chuyển và xác nhận kết quả thực hiện đơn hàng cho công ty ngay tại địa điểm giao hàng. Do đó không tránh khỏi sơ xuất khi các lái xe chưa được đào tạo về chuyên môn cũng như kiến thức nghiệp vụ trong việc giao hàng.
Hàng hóa của chi nhánh công ty được vận chuyển từ kho bán hàng của nhà máy tới các kho của nhà phân phối. Quãng đường vận chuyển của chi nhánh công ty : Bắc Ninh- Hà Nội; Bắc Ninh- Hải Phòng; Bắc Ninh- Việt Trì. Nhà phân phối tiếp nhận hàng hóa của chi nhánh công ty tại kho của mình sau đó việc vận chuyển hàng hóa đến tay người tiêu dùng là công việc của nhà phân phối.
e) Hoạt động kho
Bảng thống kê số lượng và diện tích kho
STT Tên kho Số lượng Diện tích sàn mỗi kho (m2)
1 Kho nguyên liệu 2 7000
2 Kho thành phẩm 1 10000
3 Kho bán hàng 2 10000
4 Kho phế liệu và bao bì sản phẩm 1 5000
5 Phân xưởng sản xuất 4 10000
Bảng 3.4 Bảng thống kê số lượng và diện tích kho của chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina
Đặc điểm vị trí của kho: tất cả các kho nguyên liệu, kho thành phẩm, kho bán hàng, kho phế liệu và bao bì sản phẩm đều được bố trí trong khu vực nhà máy.
Hệ thống kho của chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina được chia thành 3 loại:
- Kho nguyên vật liệu: cung ứng đầu vào cho sản xuất
- Kho thành phẩm: hàng hóa sản xuất xong chuẩn bị giao cho khách và hàng hóa dùng để dự trữ.
- Kho phế phẩm: những hàng hóa bị lỗi, không đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng sản phẩm.
Với tính chất nguyên vật liệu chủ yếu là một mì và đường nên khâu bảo quản rất quan trọng. Hàng hóa trong kho được sắp xếp đúng theo quy cách để giảm tối đa những lỗi hỏng cho sản phẩm và những tác động làm biến đổi nguyên vật liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tình hình nhân sự làm việc tại kho:
Đơn vị: người
1 Thủ kho 2
2 Trưởng Giám sát kho hàng 2
3 Nhân viên giám sát kho hàng 4
4 Nhân viên số liệu 4
5 Nhân viên quản lý hóa đơn chứng từ 4
6 Nhân viên quản lý kho 4
7 Nhân viên bốc xếp và nhân viên làm việc trong kho 23
Bảng 3.5 Bảng kê nhân sự tại kho bán hàng
Bộ phận nhân sự kho nằm trong bộ phận logistics của công ty bao gồm 79 người. Nhân sự tại kho được bố trí và sắp xếp công việc theo quy định của công ty và chi tiết của thủ kho.
e) Quản trị vật tư và mua hàng: