Qui trình quản lý thu thuế là toàn bộ các khâu công việc đƣợc các bộ phận thuộc CQT thực hiện theo một trình tự nhất định, với những mốc thời gian nhất định, nhằm bảo đảm cho việc chuyển tiền thuế từ các ĐTNT vào NSNN một cách thuận tiện, nhanh chóng, đúng pháp luật.
Qui trình quản lý thu thuế là một nội dung rất quan trọng trong hành chính thuế, là một bộ phận cấu thành của hệ thống thuế (nghĩa rộng). Tất cả các cuộc cải cách thuế của các nƣớc trên thế giới trong những năm gần đây đều quan tâm xây dựng qui trình quản lý thu thuế trên cơ sở tổ chức bộ máy và trang thiết bị hiện đại.
Các khâu trong qui trình quản lý thu thuế hiện nay đƣợc phân chia theo chức năng quản lý thuế gồm: tuyên truyền - hỗ trợ NNT; kê khai và kế toán thuế; thanh tra, kiểm tra; quản lý nợ và cƣỡng chế thuế. Dƣới đây là một số nội dung cụ thể của các khâu này.
Một là, tuyên truyền - hỗ trợ NNT.
Trong cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế, CQT chuyển đổi từ việc chủ yếu sử dụng quyền lực để quản lý sang hỗ trợ, phục vụ để NNT thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. CQT nhìn nhận NNT nhƣ khách hàng, các đối tƣợng phục vụ của mình. Do đó, trên cơ sở chủ động nắm bắt nhu cầu của NNT, CQT tổ chức tuyên truyền, hỗ trợ sát với yêu cầu, đặc điểm của từng nhóm ĐTNT (chẳng hạn nhƣ theo thành phần kinh tế, theo ngành kinh tế, theo qui mô) với những hình thức hỗ trợ phong phú, đa dạng phù hợp và chất lƣợng tốt.
Để nâng cao chất lƣợng hỗ trợ NNT, việc thực hiện công tác hỗ trợ phải đảm bảo sự thống nhất về nội dung, cách thức hỗ trợ trong cả nƣớc. Do đó, CQT trung ƣơng (TCT) có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hàng năm về công tác hỗ trợ, xây dựng các qui trình, sổ tay nghiệp vụ. TCT có nhiệm vụ xây dựng và phát hành các tài liệu, ấn phẩm hƣớng dẫn và hỗ trợ sử dụng trên toàn quốc để đảm bảo tính thống nhất khi giải đáp, hƣớng dẫn cho các tổ chức, cá nhân nộp thuế ở các địa phƣơng khác nhau. Đồng thời, để tăng cƣờng chất lƣợng công tác hỗ trợ, cần phải xây dựng đƣợc các tiêu chuẩn phục vụ NNT nhƣ tiêu chuẩn về thời gian trả lời điện thoại, thời gian trả lời văn
bản, mức độ chính xác của nội dung trả lời…
Tại các cục thuế địa phƣơng, bộ phận hỗ trợ có nhiệm vụ triển khai các chƣơng trình kế hoạch do Trung ƣơng đề ra, thực hiện việc Tuyên truyền hõ trợ (TTHT) cho NNT trên cơ sở các tài liệu do Trung ƣơng xây dựng phù hợp với điều kiện của từng địa phƣơng. Các điểm hỗ trợ, tiếp xúc NNT ở các Cục Thuế phải thuận tiện và thống nhất về mô hình trên toàn quốc.
Hai là, kê khai và kế toán thuế.
Khâu kê khai và kế toán thuế đƣợc thực hiện trên nguyên tắc CQT giả thiết rằng các ĐTNT đều tự giác và thực hiện tốt nghĩa vụ kê khai, nộp thuế. Khi ĐTNT đã tự tính thuế, tự nộp tờ khai và nộp thuế theo quy định của Luật thuế, CQT sẽ xử lý ngay các tờ khai và chứng từ nộp thuế nhận đƣợc. Trong cơ chế tự khai, tự nộp thuế, công tác xử lý tờ khai, chứng từ nộp thuế và kế toán thuế phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu:
Thứ nhất, nhận và xử lý các tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế nhanh chóng, chính xác với sự trợ giúp hiệu quả của công nghệ thông tin, đảm bảo chi phí nguồn lực thấp nhất, không gây phiền hà cho NNT.
Thứ hai, thu thập đƣợc dữ liệu để theo dõi tình hình thực hiện và cung cấp thông tin cho các khâu quản lý tiếp theo: phải theo dõi đƣợc tờ khai thuế của NNT từ tờ khai đầu tiên, qua các tờ khai điều chỉnh (nếu có) đến tờ khai cuối cùng, các lỗi NNT đã mắc, qua đó, CQT có thể có biện pháp xử lý phù hợp nhƣ: hƣớng dẫn NNT tránh các lỗi đã mắc trong kê khai nếu việc mắc lỗi là do chƣa hiểu rõ; hoặc xem xét sửa đổi mẫu tờ khai nếu tờ khai chƣa phù hợp; hoặc đó là dấu hiệu để xem xét, lựa chọn các trƣờng hợp thanh tra nếu việc mắc lỗi mang tính lặp đi lặp lại một cách cố ý.
Thứ ba, hạch toán đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời nghĩa vụ thuế của NNT và theo dõi thanh toán thuế nhằm tăng cƣờng đôn đốc NNT kê khai, nộp thuế vào NSNN, đảm bảo tính nợ thuế của NNT theo từng khoản thuế phải nộp.
Ba là, thanh tra, kiểm tra thuế.
đảm bảo tuyên truyền, hƣớng dẫn cho ĐTNT, CQT tăng cƣờng công tác thanh tra, kiểm tra việc kê khai, nộp thuế nhằm phát hiện, xử lý kịp thời, nghiêm minh những hành vi gian lận, trốn thuế về đảm bảo công bằng về việc thực hiện nghĩa vụ thuế.
Trong nghiệp vụ thanh tra, kiểm tra thuế, CQT tiến hành thanh tra, kiểm tra trên cơ sở thu nhập đƣợc đủ các thông tin cần thiết về NNT để phân tích, đánh giá rủi ro, từ đó lựa chọn đúng đối tƣợng cần thanh tra, xác định đúng vấn đề, phạm vi cần thanh tra.
Để thực hiện quản lý thuế theo kỹ thuật phân tích rủi ro, CQT cần phải có đầy đủ thông tin về NNT trong một khoảng thời gian nhất định. Các thông tin đầy đủ, kịp thời và tin cậy, đƣợc chuẩn hoá, thống nhất trong toàn ngành, đƣợc xử lý tập trung ở Trung ƣơng và CQT các cấp ở địa phƣơng đều có thể cùng khai thác, sử dụng để đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch, giám sát chỉ đạo cấp trung ƣơng đối với hoạt động quản lý thuế của toàn ngành, cũng nhƣ hoạt động quản lý trực tiếp NNT của CQT địa phƣơng.
Bộ phận thanh tra tại TCT chịu trách nhiệm xây dựng các chuẩn mực phƣơng pháp thanh tra, xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro và các tiêu chí lựa chọn đối tƣợng để thanh tra và lập kế hoạch thanh tra trên toàn quốc.
Bộ phận thanh tra tại các cục thuế địa phƣơng có nhiệm vụ triển khai kế hoạch thanh tra do TCT đề ra. Việc thanh tra phải thực hiện theo đúng các qui định của TCT.
Bốn là, quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế.
Quản lý nợ và cƣỡng chế nợ thuế là một trong những chức năng quan trọng của công tác quản lý thuế trong cơ chế tự khai, tự nộp thuế. Một trong những tiêu thức để đánh giá hiệu quả bộ máy quản lý là thông qua số thuế nợ thu đƣợc. CQT phải đảm bảo về cơ sở pháp lý (có đầy đủ thẩm quyền và sự phối hợp của các cơ quan có liên quan) để thực hiện chức năng cƣỡng chế thu nợ thuế, phải có bộ máy chuyên trách thực hiện chức năng quản lý nợ và cƣỡng chế nợ thuế.
CQT phải theo dõi đƣợc số nộp cho số thuế phát sinh và số nộp cho nợ tồn đọng của ĐTNT theo từng loại thuế. Qua đó xác định đƣợc tính chất, mức nợ, tuổi nợ của từng món nợ thuế để có biện pháp thu nợ phù hợp nhằm giảm các khoản nợ
có mức nợ và tuổi nợ cao.
Công tác thu nợ đƣợc thực hiện khoa học với sự hỗ trợ của hệ thống máy tính, theo quy trình đƣợc chuẩn hoá, nhƣ lập hồ sơ thu nợ đối với từng trƣờng hợp, lựa chọn đối tƣợng để thu trên cơ sở phân tích mức độ rủi ro. Có thể áp dụng từ những biện pháp thu nợ đơn giản nhƣ gọi điện thoại, gửi thông báo nhắc nhở ĐTNT, đến các biện pháp cƣỡng chế nặng hơn nhƣ khấu trừ tiền trong tài khoản ngân hàng, phong toả tài khoản, yêu cầu cơ quan Hải quan phong toả hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, kê biên và bán đấu giá tài sản...
Tại Trung ƣơng, bộ phận quản lý nợ và cƣỡng chế nợ thuế bao gồm các nhóm chính với nhiệm vụ nhƣ nghiên cứu trình trạng nợ đọng thuế, xây dựng kế hoạch thu, xây dựng chiến lƣợc qui trình cƣỡng chế thu, xây dựng sổ tay nghiệp vụ, chƣơng trình đào tạo; chỉ đạo hƣớng dẫn, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện của các cục thuế và chi cục thuế.
Tại các địa phƣơng, các cục thuế có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch thu nợ do Trung ƣơng đề ra. Công tác thu nợ đƣợc thực hiện theo qui trình đƣợc chuẩn hoá, nhƣ lập các hồ sơ thu nợ đối với từng trƣờng hợp (hồ sơ thu nợ bao gồm các thông tin về tình trạng nợ thuế, tình hình tài chính, kinh doanh, các đối tác giao dịch chính của NNT…). Trên cơ sở đó, tiến hành phân loại NNT theo mức độ rủi ro để lựa chọn trƣờng hợp thu nợ theo thứ tự ƣu tiên đảm bảo cân đối với nguồn lực của CQT.
Giữa các chức năng của CQT trong điều kiện áp dụng cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế có quan hệ chặt chẽ với nhau, đƣợc hoàn thiện theo hƣớng tăng cƣờng tính tự giác, ý thức tự tuân thủ pháp luật thuế của ĐTNT trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế vào NSNN. [21, tr.3-7].