5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Công ty căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành để quy định các mẫu biểu chứng từ được sử dụng thích hợp với tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu thực tế tại Công ty trong đó bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hướng dẫn được tự lập. Trong quá trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty các chứng từ được sử dụng bao gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy tạm ứng …
Việc lựa chọn nhà cung cấp NVL của công ty được đánh giá thường xuyên qua số lần giao hàng, các thỏa thuận được ký kết giữa đại diện công ty và đối tác
Căn cứ vào định mức NVL phục vụ cho sản xuất, phụ trách mua hàng xác định điểm đặt hàng. Thủ kho NVL công ty báo cáo theo tuần lượng tồn kho, phụ trách mua hàng căn cứ điểm đặt hàng để đặt mua số NVL theo kế hoạch sản xuất.
Khi NVL đưa về kho, thủ kho kiểm tra, ghi số lượng thực nhập lên chứng từ giao hàng của nhà cung cấp. Nhằm đảm bảo chất lượng NVL thì bên ban kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra. Sau khi xác nhận số hàng nhập kho, kế toán HTK lập ba liên phiếu nhập ký và chuyển cho người giao hàng ký, thủ kho ký cả 3 liên. Một liên dùng làm căn cứ để ghi chép rồi chuyển lên cho kế toán HTK giữ (cộng với hóa đơn), một liên đưa cho người giao hàng, một liên lưu tại phòng Kế hoạch - Đầu tư.
NVL của công ty được xuất theo nhu cầu sản xuất thực tế và theo định mức đã được phê duyệt. Khi các bộ phận có yêu cầu vật tư, bộ phận hoặc Xí nghiệp đó lập Phiếu yêu cầu vật tư; chuyển phiếu này sang cho Trưởng phòng Kế hoạch - đầu tư kí duyệt; sau đó chuyển Phiếu yêu cầu vật tư đã duyệt cho kế toán HTK lập Phiếu xuất kho. Kế toán HTK và người nhận NVL ký cả 3 liên; liên 1 được kế toán lưu lại tại phòng Kế toán - tài chính, liên 2 và liên 3 đem xuống cho kho. Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho xuất NVL đồng thời ký vào cả 2 liên. Liên 2 được thủ kho giữ làm căn cứ ghi Thẻ kho và chuyển lên cho kế toán HTK; liên 3 do người nhận NVL giữ. Sau một tuần thì thủ kho soát số lượng với kế toán HTK và ký vào liên 1. Đồng thời, kế toán HTK hoàn thiện chứng từ ( định khoản đơn giá NVL vào phiếu xuất kho) làm căn cứ hạch toán vào TK liên quan.
Công ty cổ phần Trung Đô sử dụng phương pháp tính trị giá NVL xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên đến cuối tháng kế toán mới tính giá của NVL xuất kho.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu do thủ kho kết hợp với kế toán nguyên vật liệu đảm nhiệm. Căn cứ vào đặc điểm các loại nguyên vật liệu, đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty, kế toán trưởng đã lựa chọn phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
- Tại kho: Khi có các nghiệp vụ nhập-xuất nguyên vật liệu, thủ kho căn cứ vào
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chuyển đến kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất vật liệu sau đó ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ này. Phiếu nhập kho là cơ sở để thủ kho ghi thẻ kho. Thẻ kho được kế
toán lập cho từng kho, từng thứ vật liệu và giao cho thủ kho ghi chép, thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng vào thẻ kho. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết NVL để ghi chép
tình hình nhập, xuất, tồn cho từng thứ NVL theo cả hai tiêu chí số lượng và giá trị. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào chứng từ đó để nhập dữ liệu ào phần mềm kế toán. Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra các sổ liên quan. Cuối tháng, kế toán in bảng nhập - xuất - tồn NVL, sau đó đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết với Thẻ kho; giữa Bảng kê nhập - xuất - tồn với Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; giữa số liệu sổ kế toán chi tiết với số kiểm kê thực tế.