d) Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.2.2.Kế toán tổng hợp
2.2.2.1. Hạch toán ban đầu
Để theo dõi chi tiết tình hình hàng tồn kho, kế toán thường sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu nhập kho (biểu 2.3) - Phiếu xuất kho (biểu 2.5) - Thẻ kho (sổ kho)(biểu 2.1)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, thành phẩm (biểu 2.6)
a) Chứng từ kế toán tăng hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.3)
b) Chứng từ kế toán giảm hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.4)
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
-TK152: Nguyên vật liệu, TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại NVL trong kho của doanh nghiệp. Căn cứ vào tình hình sử dụng và quản lý NVL, tài khoản này được công ty mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 152.1: Nguyên, vật liệu chính + TK 152.2: Nguyên, vật liệu phụ + TK 152.3: Nhiên liệu
+ TK 152.6: Phế liệu
-TK 153: Công cụ, dụng cụ; TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại CCDC trong kho của doanh nghiệp; TK có 2 tài khoản cấp 2:
+TK 153.1: Công cụ, dụng cụ +TK 153.2: Bao bì luân chuyển
-TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, dùng để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành. Tài khoản này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
+ TK 154E: Chi phí sản xuất dở dang phân xưởng ép
+TK 154T: Chi phí sản phẩm dở dang phân xưởng thành phẩm
-TK 155: Thành phẩm, dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm doanh nghiệp
-TK 157: Hàng gửi đi bán
Để hạch toán nhập, xuất hàng tồn kho kế toán còn sử dụng các tài khoản sau: TK 331, TK 133
-TK 141: Tạm ứng. Công ty cũng mở 2 tài khoản chi tiết gồm TK 141U và TK 141T dùng để thanh toán với công nhân viên trong công ty. Trong đó:
+TK 141U: Theo dõi tạm ứng +TK 141T: Theo dõi mua hàng
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 621, TK 622,TK 627, TK 641, TK 642, TK 632,….
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
a) Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho
Hàng này khi công ty nhập kho NVL, CCDC. Căn cứ vào chứng từ mua hàng và các chi phí phát sinh trong khâu mua, kế toán ghi:
• Vật tư và hóa đơn cùng về: Nợ 152, 153:
Nợ 133:
Có 111, 112: Thanh toán ngay Có 331: Phải trả người bán
• Vật tư về mà chưa có hóa đơn: Căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ thu mua vật tư hoặc đơn giá ghi trong hợp đồng, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho số hàng trên.
• Hóa đơn về mà vật tư chưa về: Trong trường hợp này, khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán lưu vào hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong tháng khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho thì rút hóa đơn trong hồ sơ để xử lý.
*Mua vật tư thanh toán bằng tạm ứng:
Đối với trường hợp tạm ứng cho công nhân viên trong công ty, thì khi tạm ứng số tiền để đi mua vật tư, kế tóan tiền mặt viết một phiếu chi và hạch toán vào TK 141U – Theo dõi tạm ứng. Để thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán viết một phiếu thu với nội dung là hoàn tạm ứng ( số tiền là số tiền tạm ứng) để tất toán số dư chi tiết trên TK 141U. Đồng thời, kế toán viết một phiéu chi tiền hàng với số tiền là số tiền đã thực chi để mua vật liệu. Phần này được hạch toán như sau:
Nợ TK 152, 153: Phần giá chưa có thuế Có TK 141T
Sau đó, đồng thời kế toán hạch toán phần chi thanh toán như sau: Nợ TK 141T: Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
Chênh lệch giữa phiếu thu và phiếu chi là số tiền mà công ty phải thanh toán cho người được tạm ứng (nếu chi > thu) hoặc người được tạm ứng phải hoàn lại (nếu số chi < thu). Phần chênh lệch này được thể hiện trên “giấy thanh toán tiền tạm ứng”, đây là căn cứ để kế toán theo dõi tình hình tạm ứng đối với từng đối tượng cụ thể.
Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng ngày 01/12/2012 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng
số 01/12, ngày 01/12, phiếu chi số 01/12, giấy thanh toán tạm ứng 01/12, ngày 03/12, phiếu chi số 02/12, hóa đơn GTGT số 0016511(biểu 2.2) và phiếu nhập kho 01/12(biểu 2.3), kế toán tiến hành định khoản như sau:
Căn cứ phiếu chi số 01/12: Nợ TK 141U: 500.000
Có TK 111: 500.000 Khi viết phiếu thu hoàn tạm ứng: Nợ TK 111: 500.000
Có TK 141U: 500.000
Như vậy trên TK 141U được tất toán hết. Nếu có chênh lệch sẽ thể hiện trên TK 141T, kế toán sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh toán phần chênh lệch.
Sau đó căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán vào máy bút toán nhập kho bình thường:
Nợ TK 152.1: 490.000 Có TK 141T: 490.000
Căn cứ phiếu chi mua hàng và phiếu chi thanh toán phần chi quá tạm ứng: Nợ TK 141T:490.000
Nợ TK 133: 49.000
*NVL không sử dụng hết nhập lại kho:
Căn cứ phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để ghi theo định khoản:
Nợ TK 152.1, TK152.2, TK152.3:
Có TK 621: Theo đơn giá của NVL tồn kho đầu kỳ
*Nhập kho phế liệu:
Phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho:
Nợ TK 152.6:
Có TK154E (hoặc TK154T):
Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu b) Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho
Hoạt động xuất kho chủ yếu của công ty CP Nhựa y tế MEDIPLAST là xuất NVL, CCDC kho cho sản xuất thành phẩm và phục vụ quản lý. Bởi vậy kế toán cần phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác.
*Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất:
Ví dụ: Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư (biểu 2.4) và theo phiếu xuất kho số 05/12 ngày 05/12/2012(biểu 2.5), với nghiệp vụ xuất kho sau:
Xuất kho nhựa hạt đục CR 828 dùng cho phân xưởng ép nhựa kế toán tiến hành nhập nội dung của phiếu vào máy tính theo định khoản:
Nợ TK 621E: Số lượng 5 kg
Có TK 152.1: Số lượng 5 kg
Kế toán sẽ tập hợp chi phí NVL trực tiếp theo từng phân xưởng, cuối tháng kế toán sẽ tiến hành tính chi phí NVL cho từng loại sản phẩm hay từng bộ phận sản xuất, từ đó lập nên “ thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ”. Do đó, việc quản lý chặt chẽ NVL xuất ra có ý nghĩa quan trọng trong mục tiêu chung là hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận.
*Xuất kho CCDC cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 627, 642: Có TK 153:
*Mua NVL về xuất thẳng cho sản xuất:
Khi mua vật tư về xuất thẳng cho phân xưởng , phòng kinh doanh sẽ đồng thời viết cả phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho số vật tư xuất thẳng. Do đó khi nhập liệu vào máy, trường hợp này, trình tự kế toán và trình tự nhập liệu tương tự như các phiếu xuất và phiếu nhập vật tư qua kho.
Ví dụ: ngày 17/12/2012 Công ty mua của công ty Xăng dầu Quân đội 50 lít
dầu Diezen 0.25s giá mua chưa có thuế ghi trên hóa đơn GTGT là 510000 đồng, thuế GTGT là 51000 đồng, tổng giá thanh toán là 561000 đồng, số dầu này được dùng thẳng cho phân xưởng thành phẩm, phòng kinh doanh viết đồng thời cả phiếu nhập kho số 22/12 và phiếu xuất kho số 25/12 cho số hàng mua về dùng thẳng cho sản xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.3: 510000 Nợ TK 133: 51000
Có TK 331: 561000
Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho số 25/12 xuất dầu Diezen cho phân xưởng thành phẩm.
Nợ TK 621T: số lượng 50 lít
Có TK 152.3: Số lượng 50 lít
*Xuất bán phế liệu:
Trong quá trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số bị thải loại, một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện công ty có thể xuát bán các phế liệu trên.Về cơ bản các bước hạch toán vẫn như các trường hợp trên. Tuy nhiên điều khác biệt là khi xuất bán phế liệu thì hạch toán qua tài khoản 642.2
-Phần ghi nhận phế liệu xuất kho được hạch toán như sau: Nợ TK 642.2
-Phần thu từ bán phế liệu được công ty hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112:
Có TK 642.2: theo giá bán
Do vậy, phần chênh lệch giữa đơn giá xuất kho phế liệu bán và phần doanh thu bán phế liệu được hạch toán vào tài khoản 642.2
Như vậy phế liệu được xem là một khoản thiệt hại của công ty liên quan đến quản lý doanh nghiệp.Doanh nghiệp luôn tìm cách giảm lượng phế liệu ở mức thấp nhất. Đồng thời mỗi khi sinh ra phế liệu phải hết sức tăng cường công tác thu hồi phế liệu để có thể bù đắp phần nào chi phí bỏ ra.
*Xuất kho thành phẩm:
Nợ TK 632:
Có TK 155: giá trị tính theo giá BQGQ cả kỳ Nợ TK 111,112,131:
Có TK 511: giá bán chưa thuế Có TK 3331: thuế GTGT
2.2.2.5. Sổ sách, báo cáo
Số liệu sau khi được nhập vào máy sẽ được lưu trong các tệp chương trình, khi cần kế toán có thể in ra các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp để phục vụ cho kế toán qu trị và kế toán tài chính cụ thể như: sổ chi tiết TK 152 (biểu 2.6), sổ cái TK 152, sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa (biểu 2.7), sổ cái TK 331, sổ chi tiết TK 331, sổ nhật ký chung,….