d) Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.2.1.Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Hiện nay, công ty đang hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu từ đó dễ dàng phát hiện ra các sai sót trong quá trình ghi chép, hạch toán, nhập dữ liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp giám sát chặt chẽ tình hình nhâp – xuất – tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo phương pháp này, kế toán hạch toán chi tiết trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,….Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 1.1 phần phụ lục).
2.2.1.1. Kế toán chi tiết tại kho
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định của BTC để thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của hàng tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu, thành phẩm và được sắp xếp theo nhóm để thuận tiện trong việc ghi chép và kiểm tra, đối chiếu với kế toán.
Hàng ngày, khi nhận chứng từ kế toán về nhập – xuất kho NVL ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó, tiến hành thực nhập và thực xuất NVL, ghi số thực nhập – xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho.
Các chứng từ nhập – xuất kho, được thủ kho sắp xếp riêng theo từng loại vật liệu để định kỳ 5 – 10 ngày kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán để hạch toán.
Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 01/12 ( biểu 2.3) ngày 03/02/2012 và phiếu xuất kho số 05/12 (biểu 2.5) ngày 11/02/2012 cùng với các chứng từ nhập xuất khác thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật liệu Nhựa hạt đục CR 828 như sau: (biểu 2.1 phần phụ lục)
Tại phòng kế toán, định kỳ 5 -10 ngày kế toán nhận chứng từ nhập – xuất từ thủ kho chuyển lên. Khi nhận được chứng từ, việc đầu tiên kế toán làm đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra dựa vào các chứng từ đó, kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại chứng từ. Chứng từ được kế toán NVL phân loại như sau: phân loại theo từng nhóm, loại vật liệu, sau đó tiếp tục phân loại theo hình thức thanh toán (đối với chứng từ nhập kho) hoặc theo đối tượng sử dụng ( đối với chứng từ xuất kho).
Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất trên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán NVL sẽ in sổ ra và đóng thành quyển.
Trên sổ chi tiết, nguyên vật liệu được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Định kỳ kế toán NVL và thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu sổ sách (sổ chi tiết với thẻ kho) để đảm bảo sự chính xác trong hạch toán, ghi chép kịp thời phát hiện và xử lý sai sót ( nếu có).
Ví dụ: Với phiếu nhập kho số 01/12 (biểu 2.3) ngày 03/12/2012 và phiếu xuất kho số 05/12 (biểu 2.5) ngày 05/12/2012 cùng với các chứng từ nhập xuất khác, kế toán nhập dữ liệu vào máy, hệ thống sẽ tự động lên sổ chi tiết loại vật liệu “ nhựa hạt đục CR 828” theo mẫu sau: (biểu 2.6 phụ lục)
Cuối tháng, từ số liệu kế toán chi tiết của các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, số liệu kế toán sẽ đươc tổng hợp để vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng kê này sẽ được dùng để đối chiếu với Sổ Cái (biểu 2.7). Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAS T có mẫu như sau: (biểu 2.8 phụ lục)