- Những lý luận về kế toỏn tài chớnh núi chung và kế toỏn quản trị chi phớ núi riờng chưa cú những hướng dẫn cụ thể và chi tiết cho từng loại hỡnh doanh nghiệp, điều này gõy khú khăn cho doanh nghiệp cho việc ỏp dụng kế toỏn quản trị chi phớ vào doanh nghiệp mỡnh.
- Nhà quản lý cụng ty chưa nhận thức hết được vai trũ quan trọng của kế toỏn quản trị chi phớ với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Họ phần nhiều vần đang chỉ quan tõm tới kế toỏn tài chớnh cựng với việc lập và cụng bố bỏo cỏo tài chớnh, xỏc định lói lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Kế toỏn quản trị với nhiều chức năng quan trọng trong lập kế hoạch, thực thi, ra quyết định, đỏnh giỏ việc thực thi, chưa được nhà quản lý chỳ trọng.
- Đội ngũ kế toỏn trong bộ mỏy kế toỏn quản trị chi phớ chưa được đào tạo bài bản và chuyờn sõu về kế toỏn quản trị chi phớ. Thường là những kế toỏn viờn tài chớnh kiờm thờm hoạt động của kế toỏn viờn quản trị. Do đú gặp khụng ớt khú khăn và bỡ
ngỡ khi xử lý cỏc thụng tin, tỡnh huống liờn quan tới tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ. - Cụng ty chưa cú một phần mềm kế toỏn quản trị riờng hỗ trợ cho bộ phận kế toỏn quản trị. Trờn thế giới việc tin học hoỏ hệ thống kế toỏn quản trị được ỏp dụng từ lõu với sự hỗ trợ của nhiều phần mềm kế toỏn quản trị như Sun, Exact, MS Solomon, Navision, Accpac...Tuy nhiờn ở Việt Nam việc ỏp dụng này cũn khỏ mới mẻ và cú nhiều hạn chế.
CHƯƠNG III
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN GIA MINH VIỆT NAM
3.1. Sự cần thiết và những yờu cầu khi hoàn thiện tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ tại Cụng ty cổ phần Gia Minh Việt Nam
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ tại cụng ty cổ phần Gia Minh Việt Nam
Quyết định là một cụng việc rất quan trọng và cũng là một chức năng chủ yếu của cỏc nhà quản trị. Vậy làm thế nào để đưa ra được “quyết định”đỳng đắn. Bớ quyết là ở chỗ nắm chắc “thụng tin”. Thụng tin là nguyờn liệu của quỏ trỡnh ra quyết định. Thu thập thụng tin là một trong những cụng cụ cơ bản để mở rộng tầm nhỡn của cỏc nhà quản trị - lónh đạo: nhỡn được trước, được sau, biết những gỡ đó và sẽ xảy ra xung quanh mỡnh.
Cỏc doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ núi chung và Cụng ty Gia Minh núi riờng đang phải hoạt động trong mụi trường sản xuất kinh doanh phức tạp và luụn biến động. Đứng trước cỏc cơ hội và thỏch thức khi tham gia WTO, doanh nghiệp phải nhanh chúng đưa ra cỏc quyết định kịp thời để khai thỏc triệt để cỏc điểm mạnh, cỏc lợi thế, hạn chế những điểm yếu, nhằm thực hiện tốt những mục tiờu kinh doanh đó được đặt ra. Độ chớnh xỏc của cỏc quyết định phụ thuộc rất nhiều vào số lượng và chất lượng thụng tin mà doanh nghiệp cú được. Là một hệ thống thụng tin quan trọng trong quản lý, tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ sản xuất sẽ đúng gúp khụng nhỏ vào thành cụng của cỏc doanh nghiệp.
Hiện nay tại cụng ty cổ phần Gia Minh Việt Nam, tổ chức kế toỏn nhỡn chung chỉ tập trung vào giải quyết những nội dung của kế toỏn tài chớnh, việc cung cấp thụng tin về chi phớ sản xuất phục vụ cho cụng tỏc quản trị doanh nghiệp chưa được chỳ trọng. Do vậy, chức năng của kế toỏn, đặc biệt là kế toỏn quản trị chi phớ, chưa phỏt huy được hết vai trũ của mỡnh. Vỡ vậy, tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ để cung cấp thụng tin hữu ớch cho nhà quản lý tại cụng ty là việc làm hết sức cần thiết và cấp bỏch.
3.1.2. Những yờu cầu khi hoàn thiện tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ tại cụng ty
Tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ tại cụng ty cổ phần Gia Minh Việt Nam phải đỏp ứng được những yờu cầu sau:
- Tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ phải phự hợp với điều kiện và nhu cầu quản lý thực tế của cụng ty, phải dựa trờn thực trạng của cụng ty trong đú cú tớnh đến cỏc nhõn tố liờn quan như định hướng phỏt triển của ngành sản xuất đồ gỗ, đặc điểm, trỡnh độ, năng lực của cỏn bộ quản lý cũng như cỏn bộ kế toỏn của cụng ty.
- Tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ phải đơn giản, thuận tiện cho người thực hiện cũng như người sử dụng thụng tin mà vẫn đảm bảo tớnh thớch hợp và đỏng tin cậy của thụng tin, khụng làm cho cụng tỏc kế toỏn trở nờn quỏ phức tạp.
- Tổ chức kế toỏn quản trị chi phớ phải được tổ chức trờn cơ sở kết hợp và kế thừa những nội dung đó cú của kế toỏn tài chớnh, sử dụng triệt để thụng tin của kế toỏn tài chớnh, dựa trờn cỏc chế độ chứng từ, tài khoản, sổ sỏch và bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh, nhất là cỏc chế độ hướng dẫn cựng với cỏc phương phỏp riờng của kế toỏn quản trị
3.2. Nội dung hoàn thiện tổ chức kế toỏn quản trị tại cụng ty cổ phần Gia Minh Việt Nam
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức phõn loại chi phớ
3.2.1.1. Hoàn thiện tổ chức phõn loại chi phớ theo cỏch ứng xử của chi phớ
Để sản xuất phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành, thuận lợi cho việc theo dừi, quản lý chi phớ sản xuất tại cụng ty, chi phớ sản xuất nờn được phõn loại theo cỏch ứng xử của chi phớ. Phõn loại theo cỏch ứng xử của chi phớ sẽ cho phộp nhà quản trị cụng ty nhận biết được sự biến động của chi phớ tương ứng như thế nào đối với sự biến động của mức độ hoạt động.Theo đú chi phớ sản xuất sẽ được phõn loại thành biến phớ và định phớ:
∗ Biến phớ sản xuất tại cụng ty gồm:
Chi phớ nguyờn vật liệu:
- Chi phớ nguyờn vật liệu chớnh: bao gồm giỏ mua và chi phớ thu mua của những loại gỗ dựng trong sản xuất: vỏn dăm, vỏn MFC, vỏn MDF, vỏn PWC…
∗Chi phớ nhõn cụng: Yếu tố chi phớ nhõn cụng bao gồm cỏc khoản tiền lương phải trả cho người lao động và cỏc khoản trớch theo lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ của người lao động. Chi phớ nhõn cụng tại cụng ty bao gồm:
- Lương chớnh: Là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế cú làm việc, gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và cỏc khoản phụ cấp cú tớnh chất tiền lương.
- Lương phụ: Là khoản tiền lương tớnh theo thời gian cho cụng nhõn trong những ngày khụng sản xuất như: lễ, tết, hội họp, ngừng sản xuất,…
- Cỏc khoản phụ cấp ngoài lương:
+ Ăn ca, ăn trưa là định mức tiền ăn trưa, ăn ca trả cho cụng nhõn,
+ Bảo hộ lao động là định mức chi phớ bảo hộ lao động cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất bao gồm: chi phớ quần ỏo, khẩu trang.
- Cỏc khoản tiền thưởng: Tiền thưởng vượt định mức, sỏng kiến trong sản xuất.
- Trả lương cho người lao động trong một số trường hợp khỏc: lương thử việc, học nghề, tập nghề, làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tạm thời, ngắn hạn,…
∗ Chi phớ cụng cụ, dụng cụ: Là chi phớ về cỏc loại cụng cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất cho phõn xưởng.
∗ Chi phớ điện, nước phục vụ sản xuất, vệ sinh mụi trường và vận chuyển rỏc thải cụng nghiệp: Là cỏc khoản tiền phải trả cho lượng điện, nước tiờu hao tại cỏc phõn xưởng sản xuất ngoài phần chi phớ cố định phải trả hàng thỏng.
∗Chi phớ điện thoại: Là cước phớ phải trả cho cỏc cuộc đàm thoại phục vụ quản lý ngoài cước phớ thuờ bao hàng thỏng.
Định phớ sản xuất gồm:
∗ Chi phớ lương bao gồm:
- Lương cơ bản cố định trả cho đối tượng lao động quản lý, giỏn tiếp, bổ trợ. - Cỏc khoản trớch theo lương của nhõn viờn quản lý, giỏn tiếp, bổ trợ theo tỷ lệ qui định.
thiết bị sử dụng trong dõy truyền sản xuất; khấu hao nhà xưởng sản xuất. Khấu hao mỏy múc thiết bị và nhà văn phũng phục vụ cho hoạt động quản lý.
∗ Chi phớ điện, nước, điện thoại, điện bỏo, fax:Là phần chi phớ cố định hàng thỏng trả cho cỏc khoản này.
∗ Chi phớ cố định phớ sửa chữa mỏy múc thiết bị, duy tu nhà xưởng, thiết bị mạng điện, phương tiện vận chuyển
∗ Chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp cố định
3.2.1.2. Hoàn thiện tổ chức phõn loại chi phớ phục vụ ra quyết định
Ngoài ra để phục vụ việc ra quyết định cho nhà quản trị, doanh nghiệp cú thể phõn loại chi phớ thành chi phớ chờnh lệch, chi phớ cơ hội và chi phớ chỡm.
Theo đú chi phớ chờnh lệch gồm chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ nhõn cụng, chi phớ sản xuất chung…chi phớ này cú sự khỏc nhau giữa cỏc phương ỏn kinh doanh khỏc nhau.
Chi phớ cơ hội được xỏc định là phần lợi ớch mất đi khi chọn một phương ỏn thay vỡ chọn phương ỏn khỏc. Trong từng tỡnh huống, cụng ty cú thể tớnh toỏn, xỏc định cụ thể chi phớ này.
Chi phớ chờnh lệch và chi phớ cơ hội là thụng tin thớch hợp cho lựa chọn phương ỏn sản xuất kinh doanh.
Chi phớ chỡm gồm chi phớ khấu hao mỏy múc thiết bị, chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp cố định...cỏc chi phớ này cú trong mọi phương ỏn kinh doanh và là thụng tin khụng thớch hợp khi ra quyết định lựa chọn phương ỏn kinh doanh.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ mỏy kế toỏn quản trị
Tổ chức kế toỏn quản trị được thực hiện ở cỏc nước mỗi thời kỳ phỏt triển khụng giống nhau, tuy nhiờn cú thể khỏi quỏt thành 3 mụ hỡnh sau:
+ Mụ hỡnh tỏch biệt là mụ hỡnh mà hệ thống kế toỏn tài chớnh và hệ thống kế
toỏn quản trị tỏch biệt về bộ mỏy kế toỏn và cụng tỏc kế toỏn. Trong đú hệ thống tài khoản được xõy dựng thành hệ thống riờng (mó húa, ký hiệu riờng, ghi chộp riờng); sổ kế toỏn xõy dựng phục vụ cho ghi chộp cỏc nghiệp vụ theo quan điểm riờng của kế toỏn quản trị hay núi một cỏch khỏc là theo phương phỏp của kế toỏn quản trị chi
phớ; bỏo cỏo được lập riờng, cú biểu mẫu thiết kế phự hợp với nhu cầu quản trị, số lượng tựy thuộc vào cỏc trung tõm, nghiệp vụ kế toỏn quản trị trong doanh nghiệp với kỳ lập bỏo cỏo khỏc kế toỏn tài chớnh theo định kỳ, thường xuyờn hay theo nhu cầu của nhà quản lý.
+ Mụ hỡnh kết hợp là mụ hỡnh mà hệ thống kế toỏn tài chớnh và hệ thống kế
toỏn quản trị kết hợp với nhau trong cựng hệ thống kế toỏn của doanh nghiệp cả về bộ mỏy kế toỏn và cụng tỏc kế toỏn. Cụng ty cổ phần Gia Minh Việt Nam đang ỏp dụng mụ hỡnh này.
+ Mụ hỡnh hỗn hợp là mụ hỡnh mà hệ thống kế toỏn vừa cú phõn hệ kế toỏn
tài chớnh, vừa cú phõn hệ kế toỏn quản trị cả về bộ mỏy kế toỏn và cụng tỏc kế toỏn. Trong đú nhõn sự, hệ thống tài khoản, sổ kế toỏn, bỏo cỏo nếu cú phần hành tương đồng mà doanh nghiệp khụng cần tỏch thỡ vận dụng theo mụ hỡnh kết hợp, cũn nếu cú phần hành khỏc biệt cung cấp thụng tin nội bộ cho cụng tỏc quản lý, cho kiểm soỏt hoạt động, kiểm soỏt tổ chức thỡ cú thể ỏp dụng theo mụ hỡnh tỏch biệt. Trờn cơ sở nghiờn cứu mối liờn hệ gữa kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị trong quỏ trỡnh ghi nhận, xử lý và cung cấp thụng tin về cỏc sự kiện kinh tế tài chớnh phỏt sinh của doanh nghiệp cho thấy việc tổ chức hệ thống kế toỏn doanh nghiệp theo mụ hỡnh hỗn hợp, gồm hai phõn hệ kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị trong cựng một hệ thống kế toỏn, trong cựng một bộ mỏy kế toỏn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng thụng tin và kiểm tra của kế toỏn được toàn diện, phong phỳ và hiệu quả hơn. Nhõn viờn kế toỏn cỏc phần hành vừa đảm nhiệm cụng việc ghi chộp của kế toỏn tài chớnh, vừa kiờm thờm một số cụng việc cụ thể của kế toỏn quản trị.
Ưu điểm của mụ hỡnh này là kết hợp chặt chẽ giữa quản lý tổng hợp và quản lý cụ thể, thụng tin cung cấp cú độ chớnh xỏc cao hơn nhờ cú sự so sỏnh giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết, việc thu nhận thụng tin nhanh, thuận tiện cho việc cơ giới hoỏ cụng tỏc kế toỏn.
Từ những phõn tớch trờn cho thấy cụng ty nờn tổ chức hệ thống kế toỏn theo mụ hỡnh hỗn hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cụng ty trong chức năng thụng tin và kiểm tra của kế toỏn. Nhõn viờn kế toỏn cỏc phần hành vừa đảm nhiệm cụng việc ghi chộp của kế toỏn tài chớnh, vừa kiờm thờm một số cụng việc cụ thể của kế toỏn
quản trị. Theo đú:
Kế toỏn trưởng đứng đầu bộ mỏy kế toỏn cụng ty, giỳp việc cho kế toỏn trưởng là kế toỏn tổng hợp và nhõn viờn kế toỏn cỏc phần hành. Nhõn viờn kế toỏn phõn xưởng chịu trỏch nhiệm ghi chộp ban đầu, sau đú chuyển toàn bộ số liệu về chi phớ phỏt sinh lờn phũng kế toỏn.
Kế toỏn tổng hợp cú trỏch nhiệm ghi chộp cỏc chi phớ phỏt sinh theo từng yếu tố chi phớ, từng đối tượng chịu chi phớ theo hệ thống chi phớ, lập cỏc bỏo cỏo chi phớ sản xuất kinh doanh và cỏc phiếu tớnh giỏ thành sản phẩm. Bờn cạnh đú, kế toỏn tổng hợp cũn tiến hành phõn tớch chi phớ thành biến phớ và định phớ giỳp cho cỏc nhà quản trị quản lý được chi phớ theo mức độ hoạt động của phõn xưởng. Đồng thời, dựa vào cỏc định mức chi phớ sản xuất và cỏc bỏo cỏo chi phớ sản xuất tiến hành lập một hệ thống dự toỏn ngõn sỏch cho cụng ty.
Kế toỏn trưởng căn cứ vào cỏc tài liệu do kế toỏn tổng hợp cung cấp sẽ tiến hành phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện dự toỏn qua đú đỏnh giỏ kết quả hoạt động của cỏc bộ phận trong cụng ty, đồng thời phõn tớch và tỡm hiểu cỏc nguyờn nhõn gõy nờn chờnh lệch giữa cỏc kết quả thực tế với cỏc số liệu dự toỏn về cỏc chỉ tiờu doanh thu, chi phớ, lợi nhuận. Trờn cơ sở đú, lập bỏo cỏo phõn tớch về tỡnh hỡnh thực hiện dự toỏn của từng bộ phận, đặc biệt là bộ phận kế toỏn chi phớ sản xuất nhằm mục đớch cung cấp thụng tin thớch hợp, kịp thời và đỏng tin cậy cho ban điều hành quản trị cụng ty ra cỏc quyết định.
Ngoại trừ những thụng tin hỗ trợ như thụng tin về cỏc chớnh sỏch kinh tế - phỏp lý, xó hội,… phần lớn nguồn thụng tin đầu vào cú thể định lượng được của kế toỏn quản trị là sự khai thỏc chi tiết hơn thụng tin kế toỏn tài chớnh.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn
Kế toỏn quản trị chi phớ sản xuất sẽ sử dụng hệ thống chứng từ kế toỏn được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và thụng tư 53/2006/TT- BTC. Tuy nhiờn, đối với cỏc chứng từ được phỏt hành từ bờn trong cụng ty phản ỏnh chi phớ phỏt sinh sẽ được thiết kế chi tiết hơn nhằm đỏp ứng được yờu cầu kiểm soỏt chi phớ của cỏc nhà quản trị. Cụ thể khi thiết kế phải đảm bảo yờu cầu phõn loại chi phớ theo cỏch ứng xử của nú đối với mức độ hoạt động thoả món
yờu cầu xỏc định cỏc chỉ tiờu định mức làm căn cứ lập dự toỏn và thoả thuận cho việc tập hợp chi phớ sản xuất.
3.2.3.1. Cỏc chứng từ phản ỏnh chi phớ nguyờn vật liệu
Cỏc chứng từ kế toỏn quản trị sử dụng khụng nhất thiết phải là những chứng